Comment aider les collaborateurs à adopter un nouveau logiciel de recrutement ?

Personnage enervé car il n'arrive pas à utiliser son nouveau logiciel de recrutement
31 Jan 2018

Comment aider les collaborateurs à adopter un nouveau logiciel de recrutement ?

Les humains ne sont pas de grands fans du changement, car souvent ressenti comme stressant et/ou confus. Si vous pensez que c’est faux, rappelez-vous comment c’est passée la dernière mise à jour de votre téléphone 😉.


Le changement dans son propre travail peut être particulièrement effrayant, et peut parfois donner l’impression de le rendre plus compliqué. C’est un ressenti courant lorsque par exemple on intègre un nouvel outil, et dans notre cas, un logiciel de recrutement. Il peut y avoir différentes réticences aux changements et provoquer un sentiment de surcharge de travail ou d’inefficacité dû à de nouvelles responsabilités.

Pourtant, il est indispensable de réaliser des changements organisationnels. Car dans un monde où tout doit aller de plus en plus vite, il est indispensable de suivre les tendances et même parfois de prendre de l’avance pour faire perdurer et prospérer son entreprise.

Et vous, en tant que gestionnaire de talent, savez-vous comment les conserver dans le temps tout en bousculant leurs habitudes de travail ? Comment pouvez-vous apaiser leurs préoccupations et les aider à adopter les changements d’outils qui leur permettront d’améliorer leur quotidien professionnel ?

Voici quatre tactiques simples pour vous aider à faire passer un changement difficile en transformation positive.


1. Montrez-vous aux petits soins

Le changement peut paraitre très menaçant. Les humains ont évolué pour se créer des modèles et être alertés quand quelque chose sort de l’ordinaire, c’est ce qui nous a permis d'identifier les prédateurs et de survivre plus longtemps. C’est pour cela que si quelque chose change dans notre environnement, notre cerveau « primitif » va vouloir paniquer.

Fort heureusement pour nous, le monde moderne n’a plus à se protéger d’attaques de prédateurs. Pourtant, le changement organisationnel dans les bureaux conserve une menace bien réelle : la perte d'emploi. Cette menace constante pèse sur la plupart des individus les rendant méfiant aux changements, car si le collaborateur ne se sent pas assez efficace avec la nouvelle technologie, il pourrait être évincé de l’entreprise. C’est là que vous devez intervenir pour effacer cette appréhension de leurs esprits.

La meilleure façon de traiter et de soulager ces craintes passe par la communication. Vous devez être transparent tout au long du processus de mise en place du nouvel outil. Expliquez pourquoi un changement est à venir et à quoi il va servir. Dans le cas de l’adoption d’un ATS, avant même de lancer les démarches, discutez-en avec vos collaborateurs et expliquez-leur l’intérêt qu’ils pourront en tirer (gain de temps, meilleure gestion du recrutement …). Mieux ! Impliquez-les dans le processus en leur demandant les besoins qu’ils attendent.

Vous devez connaître les préoccupations de vos collaborateurs. En répondant à leurs attentes, en expliquant la nécessité du changement et l'effet positif que ces modifications produiront, vous diminuerez non seulement leurs craintes au changement, et vous les convaincrez qu'ils sont un atout précieux pour votre entreprise, car leurs préoccupations seront prises en compte.

Si vous pensez comme vos collaborateurs, ils se tiendront derrière votre décision et n’auront aucun mal à l’adopter au quotidien.


2. Gardez vos candidats dans la boucle

Allons maintenant plus loin dans la réflexion. N’attendez pas la veille de l’installation d’un nouvel outil de recrutement pour informer vos collaborateurs du changement.

Gardez-les dans la boucle tout au long du processus de planification. Cela peut commencer par les informer quand vous ou d'autres personnes avez rendez-vous au début de la recherche, et peut se poursuivre tout au long du processus. Plus le changement est anticipé, et plus il sera facile de l’adopter au sein de l’entreprise.

Organisez des réunions régulièrement pour expliquer les changements, ou si vous êtes une plus petite structure, la pause café peut très bien faire l’affaire. Ne restez pas fermé sur le sujet, chaque individu à son mot à dire et peut donner un avis constructif. Faire cela limitera non seulement le sentiment d’insécurité que certains peuvent avoir, mais mettra en évidence les améliorations que la nouvelle solution apportera.


3. Impliquez activement votre équipe

L’adoption d’un nouvel outil peut amener votre équipe à penser que vous avez franchi la ligne interdite : la productivité avant le bien-être des salariés !

Bien évidemment, c’est tout l’inverse, si je reprends notre exemple de logiciel de recrutement, cela offrira plus de temps aux collaborateurs et plus d’efficacité dans le traitement des candidatures.

Encore une fois en les incluant activement dans ce changement, vous montrerez qu’il n’est pas néfaste pour leur travail et que l’efficacité de ce nouvel outil ne peut se faire que si tous les collaborateurs sont investis et l’utilisent comme il se doit.

Il y a beaucoup de façons d’encourager l’engagement des employés :

  • Demander des commentaires hebdomadaires et les éventuels besoins de formation sur l’outil.
  • Consulter votre équipe sur les questions qu’ils se posent tout au long du processus.
  • Former les collaborateurs plus à l’aise avec l’informatique pour assurer un rôle de formateur et de conseiller pour aider les plus en difficulté.

Si la culture de votre entreprise encourage les employés à accepter le changement ou la croissance, utilisez là pour rappeler à vos collaborateurs pourquoi ils ont choisi de venir travailler chez vous. Peut-être que certaines personnes ont besoin de ça pour se recentrer sur ce qui compte vraiment : avancer ensemble, dans la même direction.

Votre emploi du temps ne vous permet pas toujours de fournir des réponses à toutes les questions possibles, il est primordial d’envisager le positionnement d’un collaborateur de chaque département en tant que co-leader sur le projet de changement opérationnel. C’est lui qui sera chargé de combler le déficit de communication entre les employés et les cadres supérieurs. Cela peut aider les collaborateurs à se sentir actif dans le changement, et vous permettre de gagner du temps.


4. Avancez !

La meilleure façon d'assurer le succès est en informant du changement le plus tôt possible.

Continuer à avancer. En réalisant le changement rapidement, vous montrerez aux collaborateurs le nouvel outil de travail est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. De plus, leur temps sera consacré à l’ajustement de leurs tâches avec le nouvel outil au lieu de se soucier des conséquences possibles que ce changement pourrait leur apporter.

Évitez également de perdre du temps dans le processus avec de longues pauses pouvant faire perdre l’envie de changement que vous avez eu du mal à instaurer. Planifiez à l'avance autant que possible pour éviter les accrocs inutiles et les pauses dans le processus d'exécution.

Portez une attention particulière aux questions qu’ils se posent, n’attendez pas d’en avoir 50 avant d’y répondre. Il est beaucoup plus facile de résoudre les petits problèmes que ne pas en tenir compte et de laisser le flou s’installer au sein de l’entreprise.


La communication est le point essentiel pour la mise en place d’un nouveau logiciel de recrutement pouvant chambouler les missions des collaborateurs. Il ne faut jamais oublier que ce seront eux les utilisateurs de cet outil. Entrainez tout le monde dans votre sillon et l’adoption du logiciel sera une réussite, faites-le dans le secret et vous vous retrouverez avec un échec à la fois économique et productif.