Etude de cas – Logiciel de recrutement
Le CHU de Reims, premier employeur de la ville, est un établissement public de santé qui accueille tout type de publics et emploie entre 8 500 et 9 000 agents, comprenant personnels médicaux, soignants et non-soignants. Depuis l’implémentation de Softy, il y a plus d’un an, l’équipe a observé un gain de temps considérable grâce aux automatisations et actions groupées.
Myriam Duong est responsable du recrutement et de la mobilité interne au CHU de Reims depuis huit ans. Elle dirige une équipe de quatre personnes au sein de la DRH, dont 3 chargés de recrutement dédiés au personnel non-soignant, et possède une expertise reconnue dans la gestion des recrutements de masse et l’optimisation des processus RH dans un environnement hospitalier complexe.
Le CHU de Reims est le premier employeur de la ville. C’est un établissement public de santé employant environ 9 000 agents (personnels médicaux, soignants et non-soignants). L’organisation RH repose sur la DRH (30 agents) : le recrutement du personnel non-soignant est piloté par Myriam Duong, le personnel soignant par la direction des soins et les personnels médicaux (1 500 à 2 000 agents) par la direction des affaires médicales.
Myriam Duong, Responsable du recrutement au sein du CHU de ReimsAvant l’adoption de Softy, le CHU de Reims faisait face à plusieurs défis majeurs dans la gestion de ses recrutements :
Faute d’un outil structurant, l’équipe RH se retrouvait littéralement submergée par les candidatures : « on était envahi, notre boîte mail était envahie de candidatures ». Pour tenter de garder le contrôle, des fichiers Excel étaient utilisés, mais ces solutions artisanales ont rapidement montré leurs limites, notamment pour centraliser et conserver les comptes rendus d’entretien et l’historique des candidatures.
Plusieurs critères ont été pris en compte dans le choix de Softy par le CHU de Reims :
Simplicité et intuitivité de l’outil
Le premier critère décisif pour le CHU de Reims a été la facilité de prise en main de la solution. L’équipe RH recherchait avant tout un outil accessible à tous, capable d’être utilisé rapidement sans formation lourde : « il nous fallait surtout un outil très intuitif, très simple à utiliser ». Cette exigence était essentielle pour permettre une adoption rapide, tant par les équipes RH que par les managers recruteurs, et favoriser un déploiement large de la solution.
Capacité de multidiffusion des offres d’emploi
La multidiffusion des annonces constituait un enjeu opérationnel majeur. Avant Softy, l’équipe perdait un temps considérable à publier manuellement les offres sur différents supports : « on perdait énormément de temps à saisir nos annonces sur différents supports ». La capacité de Softy à centraliser et automatiser la diffusion des offres a donc représenté un gain de temps significatif et une vraie valeur ajoutée dans l’optimisation du processus de recrutement.
Qualité de l’accompagnement et du support technique
Enfin, l’accompagnement proposé par les équipes Softy a été un critère déterminant dans la décision. Le CHU de Reims souhaitait éviter toute mise en place isolée et s’assurer d’un soutien durable : « c’était aussi un critère, de ne pas être lâché dans la nature et aussi d’avoir un accompagnement soutenu de la part des équipes ». Ce support a permis de sécuriser le déploiement de l’outil et de garantir une montée en compétence rapide des utilisateurs, avec pour objectif de démultiplier son usage auprès des responsables opérationnels.
Myriam Duong, Responsable du recrutement au sein du CHU de ReimsAdoption rapide et adhésion des managers :
Softy a su convaincre rapidement les managers, en particulier ceux des services techniques, qui se sont pleinement approprié l’outil. Cette adoption terrain témoigne de la simplicité d’utilisation de la solution et de sa capacité à répondre concrètement aux besoins opérationnels des équipes.
Transparence renforcée du processus de recrutement :
L’outil offre une visibilité complète sur les candidatures reçues. Les managers peuvent désormais constater à la fois le volume de candidatures et leur adéquation avec les profils recherchés, ce qui permet de mieux comprendre les difficultés de recrutement et d’objectiver les échanges avec les équipes RH.
Collaboration accrue entre RH et encadrement :
Grâce au système de statuts appliqués aux candidatures, l’encadrement devient pleinement acteur du processus de recrutement. Cette fonctionnalité fluidifie les interactions, clarifie l’avancement des recrutements et renforce la coopération entre les équipes.
Gain de réactivité dans le traitement des candidatures :
Softy a considérablement amélioré la réactivité de l’équipe RH. Les réponses aux candidats, notamment les refus, peuvent désormais être envoyées en un clic, supprimant les tâches manuelles chronophages et améliorant l’expérience candidat.
Meilleure visibilité des offres d’emploi :
La multidiffusion automatique des annonces sur de nombreux supports gratuits a permis d’accroître significativement la visibilité des offres du CHU de Reims, contribuant ainsi à toucher un public plus large et à optimiser l’attractivité des recrutements.
En d’autres termes, Softy aide le CHU de Reims à travers ces différents points :
Myriam Duong, Responsable du recrutement au sein du CHU de ReimsMyriam va utiliser trois fonctionnalités clés sur Softy : la gestion des candidatures, les tests de recrutements et l’IA Softy.
Gestion des candidatures par statut : une fonctionnalité clé qui facilite le suivi, renforce la collaboration entre les équipes et apporte une transparence accrue sur l’avancement des recrutements.
Tests de personnalité : utilisés avec discernement, ils servent de support à la décision en venant confirmer ou nuancer les impressions issues des entretiens, sans jamais se substituer au jugement humain.
Steve, l’intelligence artificielle : un véritable gain de temps au quotidien, permettant d’identifier rapidement les points forts et les points de vigilance d’un candidat, notamment lorsque la préparation d’entretien est limitée.
Les ambitions du CHU de Reims avec Softy s’inscrivent dans une dynamique de long terme, structurée autour de deux priorités majeures. D’une part, le développement continu de la marque employeur sur le site carrière demeure un enjeu stratégique essentiel, afin de renforcer l’attractivité de l’établissement dans un contexte de tensions sur le recrutement.
D’autre part, le CHU envisage un projet structurant avec l’intégration de la gestion des stages, un périmètre aujourd’hui conséquent et encore géré en dehors de l’équipe recrutement. Myriam y voit un fort potentiel de valeur ajoutée, convaincue que Softy pourrait apporter des automatismes et une meilleure organisation sur cette activité chronophage.
Pour réussir ce déploiement, elle prévoit de s’appuyer sur un accompagnement spécifique des équipes Altagile, garantissant une mise en œuvre efficace et adaptée aux enjeux du CHU.
Cette étude de cas illustre avec force l’impact transformateur de Softy au sein d’un environnement hospitalier aussi exigeant que complexe. En conclusion de l’échange, Myriam Duong tient à souligner la qualité de l’accompagnement proposé par Altagile, saluant la disponibilité et la réactivité des équipes face aux besoins, aux questions et aux demandes du quotidien.
Son témoignage met en lumière la manière dont une solution ATS adaptée aux enjeux du secteur public peut profondément faire évoluer les pratiques de recrutement, en apportant à la fois efficacité opérationnelle, transparence des processus et amélioration significative de l’expérience candidat.
À travers le CHU de Reims, Softy s’impose ainsi comme un exemple concret et réussi de digitalisation des RH dans un établissement de santé de grande envergure.