Le onboarding, terme emprunté à l’anglais, se traduit en français par « intégration ». Il désigne l’ensemble des processus et activités mis en place pour accueillir et intégrer efficacement les nouveaux collaborateurs. Plus qu’une simple orientation ou une formation initiale, il s’agit d’une démarche structurée visant à accompagner les nouveaux arrivants dans leur transition, afin qu’ils se sentent valorisés, informés et pleinement préparés à contribuer au succès de l’entreprise.

Cette étape cruciale constitue le point de départ du parcours d’un employé au sein de l’organisation. Elle débute dès la signature du contrat et peut s’étendre sur plusieurs mois, voire une année, selon la complexité du poste et la culture d’entreprise. Durant cette phase, le collaborateur découvre ses missions, les valeurs de l’entreprise et son fonctionnement. Cette période est essentielle pour poser les bases de l’engagement à long terme du salarié.

Au-delà des tâches administratives et logistiques, le onboarding revêt une dimension stratégique. Il joue un rôle clé dans la fidélisation des talents, l’amélioration de la satisfaction des employés et, par extension, la performance globale de l’entreprise. Lorsqu’il est bien mené, il permet aux nouveaux collaborateurs de comprendre rapidement les attentes liées à leur poste, de s’intégrer harmonieusement à leur équipe et de se sentir pleinement motivés et impliqués.

Un onboarding bien conçu est également perçu comme un indicateur de la qualité de la gestion des ressources humaines de l’entreprise et de sa capacité à valoriser ses employés.

• Anticiper l’arrivée : Ça, c’est le luxe du RH ! Le collaborateur n’est pas encore arrivé que vous avez déjà récupéré toutes les pièces administratives, délivré le plan des locaux et le point de rendez-vous. Et dire qu’il suffit d’envoyer un mail une à deux semaines avant, ou mieux, un SMS pour une expérience plus humaine. Anticiper l’arrivée va permettre de créer des employés ambassadeurs et donc de mettre en avant votre marque employeur.

• Préparer le poste de travail : Avoir une liste de tout ce qu’il faut préparer va vous sauver la vie ! Que l’on me jette la première pierre si dans votre entreprise, une intégration ne s’est jamais passée dans la précipitation en oubliant de donner un PC, des stylos ou une tenue au nouvel arrivant !

• Le petit dej de bienvenue personnalisé : C’est un jour TRÈS important pour le nouvel arrivant, avec une dose de stress importante ! Si le manager organise dès l’arrivée un petit déjeuner de quelques minutes pour faire les premières présentations et détendre l’atmosphère, c’est gagné !

• Organiser un tour des postes et des locaux : Vous avez des bureaux de 800m², on peut très vite s’y perdre lorsqu’on doit aller voir le service comptabilité de l’autre côté. Prévoir un temps pour faire la visite et présenter toutes les personnes avec qui le nouvel arrivant va devoir travailler est un vrai plus pour se sentir comme à la maison très rapidement.

• Devenir guide touristique : Si votre entreprise est ancienne, il y a certainement une histoire à raconter, couplée à la visite des locaux, vous devenez un véritable guide. La visite en devient d’autant plus passionnante. Et si votre entreprise est plus récente, il y a toujours des anecdotes à trouver.

• Le parrain, c’est vous ! Ici pas de mafia mais juste un tuteur, une personne référente qui va accompagner le nouvel arrivant, communiquer les codes et les choses à savoir sur les premières semaines. Petit bonus, le parrain peut par exemple offrir un livre ou un goodie personnalisé.

• La règle du 333 : Est-ce que vous connaissez cette méthode ? Fixez des rendez-vous de suivi au bout de 3 jours, 3 semaines et 3 mois. Ils permettent de suivre étape par étape l’intégration du collaborateur jusqu’à la fin de la période d’essai.

Plusieurs documents sont essentiels pour un parcours d’onboarding complet :

• Le contrat de travail et ses avenants éventuels
• Le livret d’accueil, présentant l’entreprise, ses valeurs, son organisation et ses règles internes
• Le plan de formation, détaillant les modules et étapes de montée en compétence
• Les documents administratifs : mutuelle, règlement intérieur, charte informatique, etc.
• Le trombinoscope ou l’organigramme, pour faciliter la présentation de l’équipe
• Les supports de suivi, comme les grilles d’entretien (15 jours, 1 mois, 3 mois) permettant de formaliser les échanges avec le collaborateur

Regrouper l’ensemble de ces documents dans un espace centralisé évite les pertes d’information et simplifie le suivi RH. C’est notamment ce que propose Softy, qui permet de rassembler et d’automatiser la diffusion de ces documents tout au long du parcours d’intégration.