Etude de cas – Logiciel de recrutement
La Mutualité Française Comtoise, organisation de santé de 850 CDI répartis sur 41 sites, a transformé ses processus de recrutement grâce à l’implémentation de Softy en février 2024, permettant de traiter efficacement 900 à 1200 candidatures mensuelles, de réduire de 80% le temps de diffusion des annonces et d’assurer une réponse à 100% des candidats.
Céline Guillemin occupe le poste de responsable développement RH chez Mutualité France Comtoise depuis un peu plus de deux ans. Cette fonction a été nouvellement créée pour travailler sur des sujets en lien avec le projet d’entreprise appelé PEPS, notamment autour des enjeux d’attraction, de recrutement, de fidélisation, de développement et d’accompagnement des collaborateurs.
Son rôle s’inscrit dans une démarche stratégique de modernisation des processus RH de l’entreprise. Arrivée en juin 2023, elle a rapidement été confrontée aux défis du recrutement dans une organisation qui diffusait entre 40 et 60 annonces par mois sans disposer d’un système de gestion des candidatures (ATS). Cette situation l’a amenée à piloter la recherche et la mise en place d’une solution technologique adaptée aux besoins spécifiques de la Mutualité Française Comtoise.
Céline Guillemin est aujourd’hui Gestionnaire Maintenance Applicative (GMA) du logiciel de recrutement Softy, ce qui fait d’elle la spécialiste de l’outil au sein de l’organisation. Elle assure le paramétrage, la formation des nouveaux utilisateurs et le support technique de niveau 3, démontrant une expertise approfondie dans l’utilisation et l’optimisation de la plateforme de recrutement.
Céline Guillemin, Responsable Développement RH chez la Mutualité Française Comtoise
Avant l’implémentation de Softy, la Mutualité France Comtoise faisait face à plusieurs défis majeurs dans la gestion de ses recrutements :
L’équipe RH devait copier-coller manuellement chaque annonce sur différentes plateformes (France Travail, Indeed, APEC, puis sur le site de l’entreprise).
Cette approche représentait 20 à 25 minutes par annonce, multiplié par 40 à 60 annonces mensuelles, générant une charge de travail considérable et des risques d’erreurs entre les différents supports.
Les candidatures arrivaient directement dans les boîtes mail des cadres infirmiers d’EHPAD, se retrouvant noyées parmi des centaines d’autres emails. Cette organisation entraînait plusieurs dysfonctionnements :
Candidatures traitées très tardivement ou perdues dans la masse
Absence de réponse systématique aux candidats
Nombreuses candidatures hors sujet non filtrées
Impossibilité de mesurer et de piloter l’activité de recrutement
Dans un contexte où « la main-d’œuvre est tellement rare sur nos métiers », les délais de traitement de 15 jours pour contacter une infirmière rendaient l’entreprise moins compétitive face à des organisations plus réactives. Cette situation nécessitait une refonte complète du processus pour gagner en réactivité.
L’équipe RH fonctionnait comme « une simple boîte aux lettres », recevant des formulaires papiers des directeurs d’activité sans possibilité de suivre, mesurer ou optimiser les processus de recrutement.
Trois critères principaux ont orienté le choix de Softy par Mutualité Française Comtoise lors du processus de sélection mené en septembre 2023 :
« J’ai beaucoup aimé l’équipe qui est venue nous présenter l’outil. On les a trouvés plutôt dynamiques et à l’écoute. »
Ce premier contact positif a été crucial pour instaurer une relation de confiance avec les futurs interlocuteurs — un élément déterminant dans un projet de transformation des processus RH.
Face à une autre solution « beaucoup plus puissante, mais trop complexe et inadaptée à nos besoins », Softy s’est distingué par sa simplicité d’utilisation et sa pertinence fonctionnelle.
L’outil est apparu comme mieux adapté au fonctionnement et aux attentes de la Mutualité Française Comtoise, sans fonctionnalités superflues.
La localisation d’Altagile à Dijon, à seulement une heure de Besançon, représentait un atout majeur. Cette proximité garantissait la disponibilité d’interlocuteurs locaux et facilitait les échanges — un point particulièrement apprécié dans une organisation attachée aux relations de proximité.
Le tarif proposé par Altagile correspondait à la fourchette budgétaire fixée par l’organisation, confirmant l’adéquation de la solution aux contraintes économiques du projet.
Céline Guillemin, Responsable Développement RH chez la Mutualité Française ComtoiseL’implémentation de Softy a profondément transformé l’organisation du recrutement chez la Mutualité France Comtoise, apportant des bénéfices concrets tant pour l’équipe RH que pour les managers opérationnels.
Le workflow de validation est une fonctionnalité majeure pour les organisations multi-sites.
Pour répondre à la diversité de ses structures, la Mutualité Française Comtoise a déployé dans Softy un système de workflows de validation différencié selon les activités. Cette approche permet d’optimiser la gestion des besoins en recrutement tout en maintenant un contrôle hiérarchique adapté.
Processus simplifié pour certaines activités :
Dans les pôles HAD, optique, audition et dentaire, seuls les responsables d’activité peuvent émettre des demandes de recrutement via des formulaires personnalisés, garantissant une transmission rapide et complète à l’équipe RH.
Workflow validé pour les EHPAD :
Pour ces structures, les cadres infirmiers, responsables hôtellerie ou gouvernants peuvent initier une demande, soumise ensuite à validation du directeur avant diffusion. Ce circuit assure à la fois souplesse et traçabilité dans le processus.
Un impact organisationnel fort :
Grâce à un paramétrage sur mesure et à l’accompagnement des équipes Altagile, la Mutualité Française Comtoise bénéficie aujourd’hui d’un processus fluide et réactif : une demande validée est diffusée en moins de 30 minutes par l’équipe RH.
En combinant autonomie des sites et pilotage centralisé, les workflows de Softy ont permis à l’organisation de gagner en efficacité et en réactivité tout en structurant ses processus internes.
Céline Guillemin, Responsable Développement RH chez la Mutualité Française ComtoiseMutualité France Comtoise envisage plusieurs axes de développement pour optimiser encore davantage l’utilisation de Softy et renforcer l’efficacité de son processus de recrutement.
L’organisation manifeste un intérêt croissant pour les innovations récentes, notamment l’intelligence artificielle intégrée à Softy.
Bien que cette fonctionnalité soit encore peu exploitée, elle représente une véritable opportunité d’automatisation et d’optimisation des processus de recrutement à venir.
Céline Guillemin identifie plusieurs leviers pour accroître l’engagement des managers dans l’outil :
Renforcer la dimension collaborative : encourager l’usage de l’onglet collaboratif pour favoriser les échanges et commentaires autour des candidatures.
Promouvoir l’usage du planificateur : sensibiliser les managers à la fonctionnalité de planification, encore peu utilisée, qui pourrait pourtant leur faire gagner un temps précieux.
L’organisation prévoit de relancer ses webinaires internes destinés aux utilisateurs Softy.
Ces sessions, organisées tous les deux à trois mois, permettent de présenter les nouveautés, rappeler les bonnes pratiques et maintenir le niveau d’expertise des équipes. Leur reprise devrait favoriser une appropriation durable de l’outil.
Enfin, l’équipe RH souhaite poursuivre ses efforts d’amélioration de l’expérience utilisateur, notamment en simplifiant l’accès aux candidatures “à étudier” directement depuis la page d’accueil des managers.
L’objectif : fluidifier davantage le quotidien des utilisateurs et renforcer la performance collective autour du recrutement.
Cette étude de cas avec Céline Guillemin de la Mutualité Française Comtoise illustre parfaitement comment une solution technologique adaptée peut transformer radicalement les processus RH d’une organisation complexe et multi-sites.
Les résultats obtenus depuis février 2024 sont considérables : réduction de plus de 80% du temps de diffusion des annonces, traitement de 900 à 1200 candidatures mensuelles avec 100% de réponses aux candidats, et pilotage précis d’une activité de recrutement représentant 15 embauches par mois.