Intégrer un nouveau logiciel de recrutement peut être délicat. L’être humain n’est pas un grand adepte du changement, souvent source de stress et de confusion. Il préfère les situations confortables et connues.
Notre travail fait partie des situations confortables de notre quotidien. Le changement y est alors parfois mal accueilli et ressenti comme « imposé » par l’équipe ou la direction. C’est un ressenti qui peut arriver lorsque l’on intègre un nouvel ATS. Il peut faire face à des réticences et provoquer un sentiment de surcharge ou d’inefficacité chez les collaborateurs.
Pourtant, le monde est en constante évolution. Les nouvelles technologies toujours plus performantes et précises se multiplient. Leur utilisation permet aux équipes de gagner en efficacité et en confort de travail. Il est donc plus qu’intéressant d’intégrer ces nouveautés à son organisation, quitte à apporter quelques changements. Et pour que l’intégration d’un nouveau logiciel de recrutement se fasse en douceur, il existe quelques petites tactiques simples qui généreront des réactions positives de la part de vos collaborateurs.
1. Mettez-vous à la place de vos collaborateurs
Le changement peut paraître très menaçant. Les humains évoluent dans une zone de confort. Aussi, ils associent ce qui sort de l’ordinaire à une menace, avant de l’analyser pour déterminer s’il s’agit bel et bien d’un danger. C’est pourquoi, instinctivement, la moindre nouveauté incite notre cerveau « primitif » à paniquer. Fort heureusement, la majeure partie du temps, la « menace » n’en est pas réellement une.
L’emploi d’une personne fait partie de sa zone de confort. Il faut amener le changement avec tact et transparence.
Ces deux réactions sont des exemples parmi tant d’autres de comment vos collaborateurs peuvent accueillir la nouveauté. Se fermer à l’outil, se braquer, s’énerver… Les réactions négatives peuvent être diverses et parfois difficiles à gérer. C’est là que vous devez intervenir pour effacer cette appréhension de leurs esprits.
Les questions à se poser :
2. Impliquez votre équipe
Le seul moyen de neutraliser un sentiment de menace est de réinstaurer la zone de confort au plus vite. Communiquez avec vos collaborateurs, en faisant preuve de transparence. Vos équipes doivent être informées dès le début du processus d’intégration du nouveau logiciel de recrutement, jusqu’à sa mise en place.
Vous devez connaître les préoccupations de vos collaborateurs. En répondant à leurs attentes, en expliquant la nécessité du changement et l’effet positif que ces modifications produiront, vous diminuerez non seulement leurs craintes au changement, et vous les convaincrez qu’ils sont un atout précieux pour votre entreprise, car leurs préoccupations seront prises en compte.
Si vous pensez comme vos collaborateurs, ils se tiendront derrière votre décision et adopteront l’outil au quotidien.
3. Gardez vos collaborateurs dans la boucle
Allons maintenant plus loin dans la réflexion. Informez vos collaborateurs aux différentes étapes du processus :
Gardez-les dans la boucle tout au long du processus de planification. Cela peut commencer par les informer quand vous ou d’autres personnes avez rendez-vous au début de la recherche, et peut se poursuivre tout au long du processus. Plus le changement est anticipé, et plus il sera facile de l’adopter au sein de l’entreprise.
Organisez des réunions régulièrement pour expliquer les changements. Si vous êtes une plus petite structure, la pause café peut très bien faire l’affaire. Ne restez pas fermé sur le sujet, chaque individu à son mot à dire et peut donner un avis constructif. Faire cela limitera non seulement le sentiment d’insécurité que certains peuvent avoir, mais mettra en évidence les améliorations que la nouvelle solution apportera.
4. Formez les équipes au nouveau logiciel de recrutement
Ca y est, vous avez choisi votre outil de recrutement. Le mettre en place est une chose. Bien le maîtriser en est une autre. Chaque recruteur est différent et appréhende l’outil à sa manière. Certains sont déjà habitués aux logiciels de recrutement quand d’autres ont encore des difficultés avec l’outil informatique. Si certains outil ATS comme Softy présentent une interface optimisée et simplifiée pour faciliter la navigation, ce n’est pas le cas de tous.
S’appuyer sur un outil que l’on ne maîtrise pas pour recruter est pénible et contre-productif. Le recruteur perdra du temps à essayer de comprendre ou à solliciter l’aide de ses collaborateurs. Il est donc important de former l’équipe à son utilisation, en s’adaptant au rythme de chacun. Pour simplifier cette tâche, certains fournisseurs de logiciels de recrutement assurent un suivi personnalisé et régulier auprès des équipes, pour s’assurer que tout se passe bien.
L’équipe Softy par exemple, forme les utilisateurs en s’adaptant au rythme de chacun. Si une équipe rencontre des difficultés à prendre en main l’outil, ils sont accompagnés et formés aussi longtemps que nécessaire. L’équipe Softy est également disponible pour répondre en direct aux questions des recruteurs et corriger les fausses manipulations lorsqu’il y en a. Des formations mensuelles sont également accessibles à tous les utilisateurs de l’outil et disponibles en replay par la suite.
Ce suivi assure la qualité de l’intégration de l’outil de recrutement. Les recruteurs gagnent rapidement en performances et en efficacité, et sont rassurés par ce suivi régulier et la disponibilité de l’équipe Softy. Ces formations sont le point final d’une intégration d’un nouveau logiciel de recrutement réussie.
5. Avancez !
La meilleure façon d’assurer le succès est en informant du changement le plus tôt possible.
En réalisant le changement rapidement, vous montrerez aux collaborateurs que le nouvel outil de travail est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Leur temps sera consacré à l’ajustement de leurs tâches au lieu de se soucier des conséquences possibles que ce changement pourrait leur apporter.
Évitez également de perdre du temps dans le processus avec de longues pauses, pouvant faire perdre l’envie de changement instaurée. Planifiez à l’avance autant que possible pour éviter les accrocs inutiles et les pauses dans le processus d’exécution.
Portez une attention particulière aux questions de votre équipe. Soyez réactifs ! N’attendez pas d’en avoir 50 avant d’y répondre. Il est beaucoup plus facile de résoudre les petits problèmes que ne pas en tenir compte et de laisser le flou s’installer au sein de l’entreprise.
La communication est le point essentiel pour la mise en place d’un nouveau logiciel de recrutement pouvant chambouler les missions des collaborateurs. Il ne faut jamais oublier que se seront eux les utilisateurs de cet outil. Entraînez tout le monde dans votre sillon et l’adoption du logiciel sera une réussite. Faites-le dans le secret et vous vous retrouverez avec un échec à la fois économique et productif.
