Aujourd’hui, choisir un logiciel de recrutement constitue un véritable parcours du combattant. Il existe de plus en plus d’acteurs sur le marché, chacun proposant ses propres spécificités.

Un ATS performant dépend principalement des fonctionnalités clés dont vous avez besoin. D’une entreprise à l’autre, les processus diffèrent. Certains favoriseront la multidiffusion d’annonces quand d’autres préfèreront se concentrer sur une analyse poussée des candidatures. Pour s’y retrouver, il est important de lister les forces et faiblesses de votre processus de recrutement actuel, pour ensuite faire ressortir les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Définition d’un logiciel de recrutement

Un logiciel de recrutement est un outil permettant de gérer le processus de recrutement de A à Z, de la création d’une offre d’emploi jusqu’au recrutement. Les logiciels permettant de gérer plus de fonctions RH comme la paye, les congés, etc… sont appelés SIRH. Le logiciel de recrutement devient alors une fonctionnalité du SIRH.

En faisant vos recherches sur internet, vous avez sans doute croisé plusieurs appellations comme ATS (acronyme de Applicant Tracking System), outil de recrutement, logiciel de gestion des candidatures ou encore solution de recrutement. Tous ces noms font référence à une seule et même catégorie de logiciel.

A quoi va-t-il servir ?

Les fonctionnalités sont nombreuses et ne cessent d’augmenter au fil des années. Que ce soit pour innover (l’IA, de meilleurs ordinateurs, la fibre optique, etc…) ou pour respecter des contraintes (RGPD), les logiciels de recrutement sont obligés de suivre ces évolutions pour répondre efficacement aux besoins des recruteurs, de plus en plus exigeants et pressés.

Voici quelques exemples de bénéfices que vous pouvez tirer de l’utilisation d’un ATS :

Bien organiser ses profils candidats grâce à l'outil de recrutement Softy

Centralisation des candidatures

Gagnez en notoriété grâce à l'expertise marque employeur des professionnels du recrutement softy

Valorisation de la Marque Employeur

disposez d'un aperçu en temps réel du traitement de vos candidatures avec l'outil de recrutement softy

Vision globale du recrutement

Captez les talents avec les tests de recrutement du logiciel de recrutement softy

Conformité RGPD

Gagnez du temps avec les tests de recrutement du logiciel de recrutement softy

Gain de temps

Faites des économies avec les tests de recrutement du logiciel de recrutement softy

Réduction des coûts

Bien organiser ses profils candidats grâce à l'outil de recrutement Softy

Centralisation des candidatures

Sans outil de recrutement, regrouper au même endroit l’ensemble des candidatures reçues est un vrai casse-tête. Vos offres sont diffusées sur plusieurs jobboards : Pôle Emploi, l’Apec, Linkedin… Chacun d’entre eux possède son interface de gestion où vous recevez les candidatures.

Un logiciel ATS centralise au même endroit toutes les candidatures. Que ce soit sur une offre ou des candidatures spontanées, elles sont automatiquement enregistrées sur votre logiciel et rangées dans les bons dossiers.

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Valorisation de la marque employeur

Depuis 2018, la Marque Employeur est devenue incontournable dans le recrutement. Pour rappel, la Marque Employeur est l’image de l’entreprise perçue par les collaborateurs et les candidats. À mi-chemin entre le marketing, la communication et le recrutement, elle vous permet d’attirer des Talents et surtout de limiter le turnover.

Un logiciel de recrutement accompagne le recruteur dans cette démarche grâce à des outils comme l’envoi de mails automatiques et/ou personnalisés à chaque candidat, la mise en place d’un site carrière présentant votre organisation, votre équipe ou mettant en avant vos actualités, etc…

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Vision globale des recrutements

Lorsque l’on est DRH ou responsable d’une équipe de recruteurs, il est important d’avoir une vision globale de l’ensemble des actions qui sont réalisées. Statistiques, suivi de l’avancement des projets, budget déployé sur chaque recrutement, etc…
Les ATS proposent des fonctionnalités de suivi, de reporting et de statistiques. Il devient alors très simple d’analyser ses recrutements.

Captez les talents avec les tests de recrutement du logiciel de recrutement softy

Conformité RGPD

En matière de recrutement, le RGPD est très strict, car vous conservez des CV et des données personnelles soumise à une réglementation stricte.

Un bon ATS permet aux candidats de maitriser leurs données en ayant la possibilité de modifier/supprimer leurs informations ou d’effectuer une relance automatique au bout de la période légale de conservation (2 ans dans le cas d’une candidature et 4 ans pour un candidat recruté). La gestion des données personnelles est automatisée pour respecter le RGPD.

Gagnez du temps avec les tests de recrutement du logiciel de recrutement softy

Gain de temps

Un bon recrutement demande énormément de temps. Entre la création de l’offre, la sélection des jobboards les plus adaptés, le tri et l’évaluation des candidatures, le contact de chaque postulant pour l’informer du suivi, la réalisation d’entretiens, etc… Les tâches sont nombreuses et parfois rébarbatives.

Un ATS permet d’automatiser la majorité de ces missions pour que vous vous concentriez sur la plus importante : analyser les profils et réaliser les entretiens. Tout le reste peut être géré par le logiciel.

Faites des économies avec les tests de recrutement du logiciel de recrutement softy

Réduction des coûts

Investir dans un outil de gestion des candidatures c’est vouloir faire des économies ! Comme indiqué précédemment, recruter prend du temps. Un bon outil permet d’économiser des heures de travail et donc de gagner en rentabilité. Ensuite, il aide le recruteur à sélectionner les bons jobboards pour diffuser ses annonces, et parfois même leur proposer des tarifs attractifs. Enfin, avec des outils intégrés comme les tests, le risque d’échec à l’embauche qui, rappelons-le, peut coûter plus du double d’un recrutement réussi, est fortement réduit.

Comment choisir son logiciel de recrutement ?

Maintenant que l’on a défini ce qu’était un logiciel de recrutement et ses bénéfices, il est temps de choisir le bon outil, répondant à vos besoins et problématiques de recrutement. Pour se faire, il suffit de suivre quelques étapes.

Analyser et comprendre son besoin

Chaque entreprise a des besoins différents dépendant du nombre de recrutements ou d’utilisateurs, du processus de recrutement ou des critères de sélection. Pour bien identifier vos besoins et cibler vos attentes, vous pouvez utiliser la méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?).

Questions à se poserExemples
Qui ?– Qui utilisera le logiciel ?
– Qui sont mes candidats ?
Managers, RH, Consultants
Métiers recherchés, aisance avec l’informatique, génération X Y ou Z
Quoi ?– Quelles fonctionnalités ?Multidiffusion, gestion des candidatures, tests de recrutement…
Où ?– Comment me connecter ?
– Accessibilité ?
Outil accessible en ligne, logiciel téléchargé sur le pc
Quand ?– A quelle fréquence l’outil est utilisé ?
– A quelle étape du recrutement le logiciel intervient ?
Toutes les heures, une fois par jour, une fois par semaine

Du début à la fin du recrutement, lors de publication de l’offre, à la réception des candidatures…
Comment ?– Comment sont sélectionnés les candidats ?
– Qu’est-ce que j’analyse ?
Personnalité, softskills, hardskills, expériences, diplômes…

Recrutements, collaborateurs, candidatures
Combien ?– Combien de recrutements ?
– Combien d’utilisateurs ?
– Combien de candidats par offre ?
10 par mois, 200 par an
5, 10, 200

Une dizaine, une cinquantaine, plus d’une centaine…
Pourquoi ?– Pourquoi un outil de recrutement peut-être bénéfique ?Gagner du temps, simplifier le processus de recrutement, vision globale du processus

Cette méthode à l’avantage de balayer rapidement l’ensemble des problématiques que vous rencontrez et de cibler votre besoin en quelques minutes.

3 questions indispensables vous permettent de clairement identifier vos besoins en terme de logiciels de recrutement et de fonctionnalités : qui utilisera le logiciel ? Quelles fonctionnalités sont nécessaires ? Combien d’utilisateurs utiliseront l’outil ?

Qui utilisera le logiciel ?

A qui est destiné le logiciel ? Un manager aura une utilisation bien différente d’un directeur, d’un DRH ou d’un recruteur en agence intérim. Vous devez identifier les besoins de chacun des acteurs amenés à utiliser l’outil. Par exemple, un manager souhaitera gérer les recrutements correspondant à son périmètre d’action (sa boutique, son équipe…) alors qu’un DRH quant à lui souhaitera avoir une vision globale du processus de recrutement et des actions que réalisent chaque collaborateur.

Savoir qui utilise le logiciel permet également de déterminer quelles fonctionnalités doit présenter le logiciel de recrutement qui vous correspond. Par exemple dans la fonction publique, le N+1 souhaite parfois réaliser une validation avant de publier une offre d’emploi. Le bon logiciel de recrutement devra alors proposer un système de workflow de validation.

Quelles fonctionnalités ?

Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Aujourd’hui, il en existe des dizaines et la liste de ne cesse de s’allonger. Savoir ce que vous recherchez permettra de gagner du temps lors de vos recherches en ciblant les logiciels proposant les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Voici quelques exemples des fonctionnalités recherchées par nos clients :

Gestion des candidatures
Multidiffusion d’offres d’emploi
Tests de recrutement
Envoie d’e-mails groupés
Processus de recrutement personnalisé
Entretiens vidéos
Connexion à un SIRH
Gestion des mobilités internes et cooptations

Combien d’utilisateurs ?

Combien de personnes seront amenées à utiliser le logiciel ? C’est une question importante car la gestion est différente entre une équipe de 5 utilisateurs réunis dans un bureau et 250 utilisateurs répartis entre 10 filiales à travers un pays.

Il est important que l’outil de recrutement permette à chaque collaborateur de recruter dans de bonnes conditions, sans avoir un espace de travail pollué par des dossiers qui ne le concernent pas.

Gardez également à l’esprit que toutes les solutions ne proposent pas des utilisateurs en illimité comme le fait le logiciel de recrutement Softy ! Le coût de l’abonnement peut ainsi passer du simple au triple selon le nombre d’utilisateurs.

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Réalisez une démonstration du logiciel de recrutement

Maintenant que vous connaissez votre besoin, il est temps de découvrir les logiciels en pleine action ! Deux options s’offrent à vous avec, à chaque fois, des avantages et des inconvénients :

  1. Réaliser un essai du logiciel
  2. Réaliser une démonstration de l’outil

Réaliser un essai du logiciel

L’essai consiste à utiliser, pendant une période déterminée, le logiciel dans une version plus ou moins complète. Par exemple, pendant 30 jours vous pouvez réaliser 2 recrutements. Mais au-delà de cette période, vous n’avez plus accès à votre interface administrateur.

Le principale avantage est de pouvoir paramétrer le logiciel de recrutement pour votre entreprise. Vous allez pouvoir créer vos dossiers, vos offres et gérer vos candidats.

Le plus gros inconvénient est la limitation des fonctionnalités : vous n’aurez accès qu’aux outils basiques. C’est un problème si par exemple l’essai proposé n’est pas dimensionné par rapport à votre entreprise ou ne propose pas les services dont vous avez besoin. Vous pouvez également rencontrer des difficultés pour comprendre comment fonctionne le logiciel, car vous n’avez pas eu de formation au préalable, ce qui pourrait vous décourager alors que l’outil répond à la base à votre besoin.

Réaliser une démonstration de l’outil

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La démonstration consiste à échanger avec un expert de la solution, en visioconférence ou en face à face. Il vous présente toutes les fonctionnalités, analyse votre besoin, vous propose des solutions tout en répondant à vos questions.

Avec une démonstration, vous pouvez échanger facilement sur vos besoins, et avoir une présentation de l’outil adaptée pour bien comprendre comment le logiciel de recrutement va vous aider au quotidien. Vous disposez d’une vision complète des possibilités de l’outil. Une bonne démonstration permet de répondre à toutes vos interrogations sur le fonctionnement et aux problématiques que vous rencontrez actuellement dans vos recrutements.

C’est pour tous ces avantages que chez Softy nous avons choisi d’opter pour la démonstration plutôt que l’essai pour présenter notre logiciel de recrutement. Nous pouvons présenter l’ensemble des fonctionnalités proposées dans Softy et révéler tout son potentiel.

L’inconvénient de la démonstration est très subjectif car certaines personnes préfère découvrir l’outil par elles-mêmes quand d’autres souhaiteront être accompagnées et échanger lors d’un rendez-vous.

Pourquoi privilégier un logiciel de recrutement flexible ?

Vous avez trouvé votre logiciel de recrutement ? Parfait ! Mais sera-t-il toujours adapté à votre entreprise dans 1, 3 ou 5 ans ? Prévoir une solution flexible dans le temps et en fonction de vos besoins vous permettra de gagner en efficacité et d’éviter un nouveau tour de table des solutions existantes sur le marché.

Les méthodes de recrutement évoluent avec le temps. Par exemple, il y a encore quelques années, nous n’entendions pas parler de la cooptation ou du on-boarding. Désormais, ils font partie du quotidien de nombreux recruteurs. Si votre solution ne permet pas d’intégrer les nouveaux besoins en termes de recrutement, vous risquez de prendre du retard sur d’autres entreprises et perdre de précieux candidats préférant postuler ailleurs.

Pour répondre à ce besoin de flexibilité, le logiciel de recrutement Softy propose des fonctionnalités de base, considérées comme premium chez d’autres outils : les tests de recrutement ou les entretiens vidéos sont intégrés quelque-soit l’abonnement que vous avez choisi. Puis, vous pouvez opter pour des options plus poussées comme la gestion des cooptations, une interface de mobilité interne ou une mise en avant de votre marque employeur.

Prêt à choisir votre logiciel de recrutement ?

Vous l’aurez compris, choisir son logiciel de recrutement demande du temps et de bien connaître les besoins de son entreprise. Avoir un ATS adapté apportera une vraie plus-value dans le traitement et l’analyse des candidatures, la gestion de votre équipe de recruteurs et votre marque employeur.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel Softy, contactez l’un de nos experts depuis le bouton ci-dessous pour qu’il vous accompagne dans la résolution de vos problématiques de recrutement.

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