Pourquoi de plus en plus d’entreprises abandonnent-elles les boîtes mail et les tableurs pour gérer leurs recrutements ? Parce qu’un ATS, le logiciel de suivi des candidatures (voir notre définition de l’ATS), change concrètement le quotidien des recruteurs, des managers et des candidats. Cet outil ne se limite pas au tri de CV : il transforme un processus souvent fastidieux en une démarche organisée et éclairée, qui permet de capter les meilleurs talents avec efficacité et précision.
Gain de temps, recrutements plus rapides et plus justes, marque employeur renforcée, conformité RGPD : voici les avantages d’un ATS.
Les fonctionnalités détaillées d’un ATS
L’un des avantages des ATS, c’est la grande variété de fonctionnalités disponibles.
- Gestion des Offres d’Emploi : L’ATS permet de créer, de publier et de gérer des annonces sur plusieurs plateformes en ligne simultanément, y compris sur les sites d’emploi, les réseaux sociaux et le site web de l’entreprise.
- Réception et Tri des Candidatures : Les candidatures reçues sont automatiquement organisées et stockées dans une base de données centralisée. L’ATS trie les CV en utilisant des algorithmes qui identifient des mots-clés spécifiques liés aux compétences, à l’expérience et à la formation, facilitant ainsi la présélection des candidats.
- Suivi des Candidats : Chaque candidat possède un profil dans le système qui trace son parcours dans le processus de recrutement, de la candidature à l’embauche. Les recruteurs peuvent y accéder pour voir les interactions précédentes, les évaluations des entretiens, et les commentaires des membres du comité de sélection.
- Planification des Entretiens : L’ATS peut être synchronisé avec les calendriers des recruteurs pour automatiser la planification des entretiens. Il envoie également des rappels automatiques aux candidats et aux recruteurs pour réduire le risque d’oublis ou de double réservation.
- Communication avec les Candidats : Il facilite la communication en permettant l’envoi automatisé de courriels personnalisés aux candidats à différentes étapes du processus de recrutement, y compris des accusés de réception, des invitations à des entretiens, et des notifications de décision.
- Reporting et Analyse : Les ATS offrent des outils d’analyse qui génèrent des rapports détaillés sur l’efficacité des différentes sources de recrutement, les délais de recrutement, et d’autres métriques clés. Ces données aident les responsables RH à évaluer et à améliorer constamment leurs stratégies de recrutement.
Les bonnes raisons d’utiliser un ATS
L’adoption d’un système de suivi des candidats (ATS) présente de multiples avantages qui peuvent transformer en profondeur la gestion de vos recrutements au sein d’une entreprise. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles intégrer un ATS dans votre processus de recrutement est bénéfique. Cela fait partie des avantages à utiliser un ATS.
Softy, le 1er ATS qui se concentre sur l'Humain
Recrutez les talents qui vous ressemblent grâce à nos outils d’analyse et d’aide à la sélection.
- Tests de personnalité et cognitifs intégrés
- Réalisez des entretiens vidéo différés
- Intégrez vos nouveaux collaborateurs avec notre outil d'onboarding
L’ATS est un outil collaboratif
Un ATS facilite la collaboration entre tous les acteurs du recrutement. Grâce à des interfaces utilisateur intuitives, les recruteurs, les gestionnaires et même les membres de l’équipe RH peuvent accéder facilement aux informations des candidats, partager des notes, des évaluations et des feedbacks en temps réel, assurant ainsi une prise de décision harmonisée et transparente.
La centralisation des donnée
Avec un ATS, toutes les informations et communications relatives aux candidats sont stockées en un seul endroit. Cela élimine la nécessité de gérer plusieurs feuilles de calcul ou dossiers dispersés, réduisant le risque d’erreur et simplifiant l’accès aux données pour les analyses et les rapports.
Marque employeur boostée
Utiliser un ATS peut améliorer votre marque employeur en permettant une communication fluide et professionnelle avec les candidats. Des fonctionnalités telles que les emails automatisés personnalisés montrent aux candidats que vous valorisez leur intérêt et leur temps, ce qui peut améliorer la perception de votre entreprise sur le marché. La plupart des logiciels de recrutements vous propose un site carrière complet pour regrouper toutes vos offres mais aussi mettre en avant sa marque employeur.
Gain de temps dans le recrutement
L’automatisation des tâches répétitives telles que la publication d’offres d’emploi, le filtrage des CVs et la planification des entretiens libère du temps précieux pour les recruteurs. Ce temps peut alors être consacré à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’interaction avec les candidats de haut niveau ou la stratégie de recrutement à long terme.
Optimisation du processus de recrutement
L’ATS optimise chaque étape du processus de recrutement, de la réception des candidatures à la sélection finale. Les fonctionnalités d’analyse intégrées aident également à identifier les goulets d’étranglement et les opportunités d’amélioration, rendant le processus plus efficace et moins sujet aux erreurs.
Des données candidats gérées en conformité avec le RGPD
Pour les entreprises opérant dans ou avec l’Union européenne, respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est crucial. Un logiciel ATS peut aider à assurer que toutes les données des candidats sont traitées de manière sécurisée et conforme, avec des fonctionnalités pour gérer le consentement des candidats et la suppression des données sur demande, assurant ainsi la conformité réglementaire.
Un ATS permet aussi d’utiliser une IA qui respecte l’IA ACT.
Amélioration de l’expérience candidat
Dans les avantages d’utiliser un ATS, l’amélioration de l’expérience candidat est l’un des points les plus importants.
Un processus de recrutement fluide et bien organisé crée une meilleure expérience pour les candidats. Un ATS assure que chaque interaction avec le candidat est suivie et que le processus est aussi engageant et respectueux que possible, ce qui peut influencer positivement la décision du candidat d’accepter une offre d’emploi.
Réduction des coûts de recrutement
En rendant le processus de recrutement plus efficace, un ATS peut réduire les coûts associés à l’embauche. Moins de temps consacré à chaque recrutement signifie des coûts inférieurs en termes de ressources humaines, et la capacité à pourvoir les postes plus rapidement réduit les coûts liés aux postes vacants.
Mieux se conformer à la RGPD
Pour les entreprises opérant dans ou avec l’Union européenne, respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est crucial. Un logiciel ATS peut aider à assurer que toutes les données des candidats sont traitées de manière sécurisée et conforme, avec des fonctionnalités pour gérer le consentement des candidats et la suppression des données sur demande, assurant ainsi la conformité réglementaire.
Ces avantages font de l’ATS une solution indispensable pour les entreprises modernes cherchant à rationaliser leur recrutement tout en améliorant la qualité de leurs embauches et l’efficacité de leurs processus internes.
Les avantages d’un ATS en un coup d’œil
| Sans ATS | Avec un ATS | |
|---|---|---|
| Candidatures | Éparpillées entre boîtes mail, jobboards et tableurs | Centralisées au même endroit, rattachées à chaque offre |
| Diffusion des offres | Saisie manuelle sur chaque site | Une seule publication, diffusée sur tous les canaux |
| Réponses aux candidats | Oubliées ou tardives | Automatisées et personnalisées |
| Collaboration avec les managers | Relances par e-mail et téléphone | Avis et évaluations partagés dans l’outil |
| Vivier de candidats | Perdu après chaque recrutement | CVthèque consultable pour les postes suivants |
| RGPD | Données dispersées, difficiles à supprimer | Consentements et durées de conservation gérés dans l’outil |
Pourquoi opter pour l’ATS Softy ?
Pourquoi choisir Softy plutôt qu’un autre ? Bonne question ! Softy combine tout ce que recherche un recruteur pour un outil de ce style. C’est un ATS complet qui présente toutes les fonctionnalités majeur d’un ATS en plus d’une interface simple d’utilisation. Softy s’adapte à tous les types d’organisations.
Softy vous propose des fonctionnalités pour améliorer tout votre processus de recrutement mais aussi pour développer d’autres manières pour recruter. Par exemple, il existe plusieurs modules comme la cooptation, la mobilité interne ou encore le onboarding. Ces différents modules vous permettent de recruter des talents beaucoup plus qualitatif pour votre entreprise.
Il est très important de bien implémenter son ATS. Dans ce sens, l’ATS Softy et ses équipes vous propose une formation complète à l’outil que ce soit pour vos managers et toute votre équipe RH.
Softy est l’outil idéal pour couvrir tout vos besoins en matière de recrutement.
FAQ : Les avantages d’un ATS
Oui, et souvent plus qu’on ne le pense. Dans une PME, le recrutement repose généralement sur une ou deux personnes qui ont d’autres missions : dirigeant, responsable RH, office manager. Sans outil, les candidatures s’éparpillent entre les boîtes mail, les jobboards et les tableurs, et chaque recrutement repart de zéro.
Un ATS permet de publier une offre sur plusieurs sites en une fois, de retrouver toutes les candidatures au même endroit, de répondre à chaque candidat avec des modèles d’e-mails et de garder les bons profils pour les postes suivants. Pour une PME, l’enjeu est de choisir un outil simple à prendre en main, avec une tarification adaptée à son volume de recrutement. Mieux vaut un ATS simple et bien utilisé qu’une solution trop complète qui reste sous-exploitée.
Le temps gagné dépend du nombre de recrutements et du nombre de candidatures reçues, mais il se concentre sur les tâches répétitives :
Diffusion des offres : une seule publication au lieu d’une saisie sur chaque jobboard.
Saisie des candidatures : les informations du CV sont reprises automatiquement dans la fiche du candidat.
Réponses aux candidats : accusés de réception, invitations et refus envoyés en quelques clics, grâce aux modèles d’e-mails.
Organisation des entretiens : créneaux proposés directement au candidat, sans aller-retour par e-mail.
Échanges avec les managers : avis et évaluations partagés dans l’outil, au lieu de relances par e-mail ou téléphone.
Le gain le plus important est souvent indirect : un processus plus fluide réduit les temps morts entre chaque étape et donc le délai total de recrutement.
L’ATS et le SIRH n’interviennent pas au même moment :
L’ATS gère les candidats, de la publication de l’offre jusqu’à l’embauche : diffusion, tri, entretiens, communication, décision.
Le SIRH gère les salariés, de leur arrivée à leur départ : dossier administratif, paie, congés, temps de travail, formation, entretiens annuels.
Les deux outils sont complémentaires. Quand un candidat est recruté dans l’ATS, ses informations peuvent être transférées automatiquement au SIRH, ce qui évite une double saisie. Certains SIRH proposent un module de recrutement, mais il est généralement moins complet qu’un ATS dédié sur la diffusion des offres, le tri et l’expérience candidat. Pour aller plus loin : ATS vs SIRH, les différences.
Oui, à condition de bien l’utiliser. Un ATS n’embauche pas à votre place, mais il structure votre processus, ce qui réduit les erreurs de recrutement :
– Des critères identiques pour tous les candidats, définis dès la création de l’offre, qui rendent la sélection plus juste et plus facile à justifier.
– Des évaluations structurées : grilles d’entretien, tests de personnalité ou d’aptitudes, entretiens vidéo. Elles complètent l’intuition du recruteur par des éléments comparables.
– Des avis partagés : le recruteur et les managers évaluent chacun le candidat dans l’outil, ce qui limite les décisions prises sur une seule impression.
– Un vivier plus large : la CVthèque, la cooptation et la mobilité interne font ressortir des profils qu’une simple annonce n’aurait pas attirés.
La qualité dépend aussi du paramétrage. Des filtres trop stricts peuvent écarter de bons profils atypiques : le tri automatique doit rester une aide, et la décision finale revenir à un humain.
