Aujourd’hui, une majorité d’entreprises possède un logiciel de recrutement. Les ATS se sont imposés comme un outil incontournable pour les professionnels des ressources humaines. La gestion moderne des talents ne se limite plus à simplement recevoir des CV et organiser des entretiens. Désormais, il s’agit d’optimiser chaque étape du processus, depuis la diffusion des offres d’emploi jusqu’à l’intégration des nouveaux collaborateurs, tout en assurant une expérience candidate fluide et engageante ! 📲
Parmi les nombreuses fonctionnalités offertes par un ATS, la création de fiches candidats se distingue par son rôle crucial. Ces fiches centralisent toutes les informations pertinentes sur un candidat, allant bien au-delà du simple CV pour inclure compétences, résultats de tests de recrutement, notes d’entretien et bien plus encore. Elles permettent non seulement de structurer et d’organiser les données des candidats, mais aussi d’améliorer la collaboration au sein des équipes RH en facilitant le partage d’informations.
Dans cet article, nous allons analyser le fonctionnement d’un ATS et la création d’une fiche candidat avec un ATS. Vous découvrirez comment les systèmes de suivi des candidatures peuvent transformer la façon dont les entreprises identifient et sélectionnent les talents les plus prometteurs, tout en gagnant un temps précieux et en réduisant les biais de sélection.
Qu’est-ce qu’un ATS (ou logiciel de recrutement) ?
Définition d’un ATS
Un Applicant Tracking System (ATS), ou logiciel de recrutement, est une solution digitale conçue spécifiquement pour accompagner les responsables des ressources humaines et du recrutement dans l’optimisation de leurs processus. Ce type de logiciel simplifie le suivi complet des candidatures, depuis la publication des offres d’emploi jusqu’à l’intégration des nouveaux collaborateurs, en passant par la gestion des candidatures reçues.
Dans le monde du recrutement, un ATS est un allié incontournable pour les recruteurs. En centralisant et automatisant de nombreuses tâches chronophages, il permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire les coûts liés au recrutement. L’ATS gère l’intégralité du processus de recrutement de manière fluide et efficace, libérant ainsi les équipes RH pour qu’elles puissent se concentrer sur des enjeux plus stratégiques et des missions à plus forte plus-value. 📈
Les principales fonctionnalités d’un ATS
Un ATS est un outil essentiel pour traiter rapidement un grand volume de candidatures, aidant les équipes RH dans de nombreuses tâches répétitives. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés d’un ATS :
✈️ Multidiffusion : Cette fonctionnalité fondamentale permet de diffuser facilement les offres d’emploi sur plusieurs sites et jobboards spécialisés. En augmentant la visibilité des annonces, elle attire un plus grand nombre de candidats potentiels.
🏷️ Traitement des candidatures : Toutes les candidatures reçues via différents canaux sont directement centralisées dans l’ATS. Grâce à la CVthèque intégrée, les recruteurs peuvent analyser les candidatures, répondre rapidement aux candidats et effectuer un sourcing stratégique en sauvegardant les profils intéressants pour des besoins futurs.
📅 Gestion des rendez-vous : L’ATS inclut un calendrier qui permet de planifier, organiser et suivre les entretiens d’embauche. Cette fonctionnalité facilite la coordination des entretiens avec les candidats et permet une meilleure gestion du temps.
🔎 Chasse au talent : Un ATS offre également des outils pour sourcer des candidats activement, notamment sur des plateformes comme LinkedIn. Cela est particulièrement utile lorsque le volume de candidatures provenant des annonces est faible, ou pour constituer une réserve de talents pour des besoins futurs.
🎨 Site carrière : L’ATS permet de mettre en place un site carrière personnalisé, qui centralise les candidatures et met en avant la marque employeur. Cette plateforme renforce la visibilité de l’entreprise et attire les meilleurs talents en simplifiant le processus de candidature.
🤝 Interface collaborative : Le logiciel de recrutement favorise la collaboration entre recruteurs et autres membres de l’équipe. Il permet de recueillir les besoins spécifiques de chaque service et d’impliquer les responsables de département dans le processus de validation des recrutements.
La création de fiches candidats via un ATS
Dans le cadre d’un processus de recrutement efficace, la création de fiches candidats au sein d’un ATS joue un rôle crucial. Ces fiches constituent un regroupement stratégique d’informations essentielles, fournissant une vue d’ensemble consolidée du profil de chaque candidat.
Elles intègrent non seulement une synthèse du CV du candidat, mais également les documents fournis, une description détaillée du poste à pourvoir et les potentielles notes et observations des recruteurs. Cela permet ainsi une centralisation du feedback recueilli lors des différentes étapes du processus de sélection. La finalité de la fiche candidat est d’alléger et de structurer le travail d’évaluation des recruteurs.
Le parsing de CV
Le parsing de CV est une technologie avancée intégrée à certains ATS, capable de transformer le contenu d’un CV en données exploitables. Lorsqu’un candidat soumet son CV, l’outil extrait automatiquement les informations clés, telles que les coordonnées, le parcours professionnel, les compétences et l’éducation. Cette extraction automatique permet de structurer ces informations de manière uniforme et cohérente, ce qui les rend facilement comparables et analysables.
L’un des principaux avantages d’un ATS pour le parsing est la capacité à rassembler toutes les informations sous un même format de données. Cette uniformité permet aux recruteurs de comparer plusieurs candidatures côte à côte sans avoir à se soucier des différences de présentation des CV. Par exemple, qu’un CV utilise un format chronologique ou thématique, le parser standardisera les données pour qu’elles s’intègrent parfaitement dans la base de données centralisée de l’ATS.
Cette harmonisation des données est particulièrement utile lorsque le volume de candidatures est important. Elle permet de trier et d’analyser les informations en identifiant rapidement les candidats qui correspondent le mieux aux critères de l’offre d’emploi. Les recruteurs peuvent ainsi appliquer des filtres basés sur des compétences spécifiques, des années d’expérience ou des qualifications, et obtenir une vue d’ensemble des candidats les plus adaptés.
Et enfin, dernier avantage et pas des moindres, le parsing de CV réduit significativement les erreurs humaines commises lors de la saisie manuelle des données et améliore la précision des informations recueillies. Cet aspect est crucial pour maintenir l’intégrité des données et assurer une évaluation juste et cohérente de chaque candidature. Avec un système de parsing efficace, les recruteurs gagnent du temps, augmentent l’efficacité du processus de sélection et renforcent la qualité des décisions de recrutement.
Les documents liés à la candidature
En plus du CV, des documents peuvent être associés à la fiche candidat, tels que la lettre de motivation, les certificats ou les recommandations. On peut également retrouver d’autres types de documents comme des résultats de tests de recrutement par exemple. Un logiciel de recrutement comme Softy propose des tests de recrutement, directement intégrés dans la solution. Ces tests évaluent des compétences techniques, logiques ou comportementales. Ils apportent une autre dimension à chaque candidature, en mettant en valeur de nouvelles informations objectives qu’on ne trouve pas dans le CV.
Ainsi, un logiciel de recrutement permet de stocker ces documents en toute sécurité et de les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe de recrutement. Cette centralisation assure transparence et traçabilité tout au long du processus. Cette approche permet également de réduire les risques d’erreur ou de perte de documents, puisque chaque information est soigneusement organisée et disponible pour chaque membre de l’équipe RH. Chaque recruteur dispose des informations nécessaires pour évaluer un candidat de manière approfondie et équitable.
Le tracking des actions réalisées sur la fiche candidat
Lors du processus de recrutement, la collaboration au sein de l’équipe RH est déterminante pour assurer une évaluation précise et collective des candidats. C’est ici que l’ATS joue un rôle essentiel en permettant aux recruteurs de documenter et de partager leurs observations. Après chaque échange ou entretien, les recruteurs ont la possibilité d’ajouter des commentaires détaillés directement sur la fiche candidat. Ces notes peuvent inclure des impressions sur la personnalité du candidat, sa capacité à s’aligner avec la culture d’entreprise ou encore des points à approfondir lors des prochains entretiens.
Mais les fonctionnalités de l’ATS ne se limitent pas à la simple prise de notes. Les recruteurs peuvent également suivre toutes les actions réalisées sur le profil du candidat. Par exemple, les changements de statuts, l’envoi de mails de suivi ou d’invitation à des entretiens sont automatiquement enregistrés sur la fiche candidat. Tout cela dans le but de garantir un véritable suivi de chaque candidature, avec toutes les étapes de communication soigneusement tracées.
Cette centralisation des informations et des actions permet de maintenir une vue d’ensemble claire et précise du parcours du candidat au sein du processus de sélection. L’historique des interactions, accessible à toute l’équipe de recrutement, améliore la transparence et l’efficacité de la collaboration. Il garantit également que toute action entreprise est alignée avec la stratégie de recrutement globale de l’entreprise.
Gestion manuelle vs automatique via un ATS
Comparée à la gestion manuelle des candidatures, l’utilisation d’un ATS pour gérer les fiches candidats présente de nombreux avantages.
Une analyse facilitée des candidatures 🔎
Avec un ATS, l’analyse et le tri des candidatures se font en quelques clics, grâce à des filtres et des outils de recherche avancée. Cela permet de repérer rapidement les profils les plus pertinents en fonction des critères définis pour chaque offre d’emploi. Les différents filtres rendent l’analyse encore plus précise en permettant de croiser plusieurs données, telles que l’expérience professionnelle et la localisation géographique.
Des actions groupées 🗂️
Gérer les candidatures sur une plateforme dédiée permet aux recruteurs d’effectuer des actions groupées, comme envoyer des emails à plusieurs candidats en même temps, programmer des entretiens ou encore rejeter des candidatures de manière collective. Cela optimise le temps passé sur la gestion des candidatures et réduit la charge administrative associée, tout en apportant des réponses aux candidats, tout au long du processus de recrutement.
La correspondance entre l’offre d’emploi et le candidat 🧩
Un ATS est également capable de faire correspondre automatiquement les compétences d’un candidat avec les exigences d’une offre d’emploi, facilitant ainsi le travail de pré-sélection. Grâce à cette fonctionnalité, les recruteurs peuvent se concentrer sur l’évaluation qualitative des meilleurs candidats sans être submergés par le volume de candidatures.
Les apports de l’IA dans ces fiches candidats
L’intelligence artificielle joue un rôle de plus en plus crucial dans l’enrichissement des fonctionnalités des ATS.
Centralisation des données = gain de temps
Grâce à l’IA, la centralisation et l’analyse des données deviennent plus rapides et plus précises. L’IA peut aider à extraire des tendances et des insights à partir des données candidates, permettant ainsi aux recruteurs de prendre des décisions plus éclairées. Cette centralisation garantit que toutes les informations personnelles et professionnelles sont à jour et facilement accessibles, ce qui améliore considérablement l’efficacité du recrutement.
Réduction des biais inconscients lors de la sélection
L’un des plus grands défis dans le recrutement est de surmonter les biais inconscients. La combinaison ATS et IA peut aider à neutraliser ces biais en fournissant des recommandations objectives basées sur des données et des algorithmes plutôt que sur des impressions subjectives. Cette impartialité est essentielle pour promouvoir la diversité et l’inclusion dans le processus de recrutement.
L’IA comme assistant et non comme décideur
Bien que l’IA offre de nombreuses possibilités, il est crucial de se rappeler qu’elle doit être utilisée comme un assistant à la prise de décision, et non comme le décideur final. Les recruteurs doivent utiliser les insights fournis par l’IA pour enrichir leur jugement professionnel et s’assurer que l’humain reste au cœur du processus de recrutement.
L’IA comporte des limites. Par exemple, une IA mal entraînée pourrait à l’inverse mettre en avant des profils toujours similaires et donc, aller à l’encontre de la diversité. L’équilibre entre l’intelligence artificielle et l’intelligence humaine est la clé d’un processus de recrutement réussi.
Ainsi, la création d’une fiche candidat avec un ATS transforme véritablement la manière dont les recruteurs gèrent les candidatures. Ce système permet de centraliser toutes les informations essentielles en un seul endroit, ce qui facilite l’analyse et la comparaison des candidats. En structurant les données de manière uniforme grâce à des outils comme le parsing de CV, il devient plus simple et rapide de repérer les talents correspondant le mieux aux besoins de l’entreprise.
La centralisation des documents supplémentaires garantit que chaque recruteur a un accès facile aux données nécessaires pour évaluer les candidats de manière approfondie. Elle améliore aussi la transparence et l’efficacité du processus de sélection.
De manière générale, utiliser un ATS pour créer des fiches candidats enrichit le processus de recrutement et donne aux équipes RH les outils nécessaires pour être plus efficaces et concentrées sur l’essentiel : sélectionner les bons talents pour accompagner le développement de l’entreprise.
FAQ : création de fiches candidats avec un ATS
Quelle est la valeur ajoutée d’un ATS en matière de sécurité des données candidats ?
Un ATS offre des protocoles de sécurité avancés pour protéger les informations des candidats. En centralisant les données sur une plateforme sécurisée, il réduit les risques de perte ou de vol d’informations sensibles. De plus, les fonctionnalités de contrôle d’accès permettent de limiter l’accès aux données aux seules personnes autorisées, garantissant la confidentialité des informations des candidats.
Tous les ATS utilisés en Europe doivent également respecter le RGPD (Règlement Général sur le Protection des Données). Cela signifie que tous les candidats ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, de demander la correction ou la suppression de ces dernières, et être informé en cas de violation de ces données.
Comment un ATS peut-il aider à améliorer la diversité et l’inclusion dans le processus de recrutement ?
Un ATS contribue à améliorer la diversité et l’inclusion en neutralisant les biais inconscients grâce à des critères de sélection objectifs basés sur des compétences et des qualifications spécifiques. Les algorithmes d’un ATS peuvent également proposer des recommandations qui favorisent la considération de candidats de divers horizons, élargissant ainsi le bassin de talents et promouvant un environnement de travail plus inclusif.
Comment se déroule l’intégration d’un ATS avec d’autres systèmes RH existants ?
L’intégration d’un ATS avec les systèmes RH existants, tels que les systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH), se déroule généralement par le biais d’API ou de connecteurs spécifiques. Cette intégration permet de synchroniser les données en temps réel, assurant ainsi la cohérence des informations entre les différents systèmes et améliorant l’efficacité opérationnelle globale.
Quelles sont les considérations à prendre en compte lors du choix d’un ATS pour une entreprise ?
Lorsque vous choisissez un ATS, il est crucial d’évaluer plusieurs facteurs, tels que la facilité d’utilisation, la compatibilité avec les systèmes existants et l’adaptabilité de la solution par rapport à l’évolution des besoins de l’entreprise. Il est également important de considérer le support client et la formation proposés, afin de garantir une transition fluide vers le nouvel outil pour l’ensemble de l’équipe RH.
