Comment bien réduire les délais de recrutement avec un ATS ?

Les entreprises se débattent souvent avec des processus de recrutement qui s’éternisent, les empêchant d’engager les talents les plus prometteurs. À une époque où la rapidité est synonyme de compétitivité, il est essentiel de trouver des solutions qui accélèrent le recrutement sans sacrifier la qualité. Parmi ces solutions, l’utilisation d’un système de gestion des candidatures (ATS) se distingue comme un levier puissant pour dynamiser vos pratiques de recrutement. Les recruteurs sont toujours en recherche de moyen pour réduire le délai de recrutement et l’utilisation d’un ATS est l’une des bonnes pratiques les plus utilisés. Les avantages d’un ATS sont nombreux et vous allez pouvoir les découvrir dans cet article !

Qu’est-ce qu’un ATS ? 

Un système de gestion des candidatures, ou ATS (Applicant Tracking System), est un outil qui révolutionne le processus de recrutement en offrant une solution centralisée pour gérer les candidatures. Les logiciels de recrutement permettent au service RH digitaliser le processus de recrutement, allant de la publication d’une offre d’emploi jusqu’à l’onboarding pour certains outils. 

L’ATS permet également aux recruteurs de conserver une base de données des candidats pour des besoins futurs et d’analyser l’efficacité des différentes stratégies de recrutement à travers des fonctionnalités de reporting et d’analyse. En somme, un ATS sert à optimiser les processus de recrutement pour être plus efficace, réduire les délais de recrutement et améliorer l’expérience des candidats.

Certains ATS permettent d’aller encore plus loin en proposant des modules supplémentaires comme la mobilité interne, la cooptation ou encore la marque employeur. Ces modules complémentaires permettent au recruteur d’aller plus loin dans le processus de recrutement et de diversifier ces moyens pour attirer des nouveaux talents. Pour certains postes, l’utilisation de ces outils est un vrai plus !

Les avantages d’utiliser un ATS dans son processus de recrutement ? 

Pourquoi utiliser un ATS ? L’utilisation d’un ATS optimise le processus de recrutement pour réduire le délai de recrutement de plusieurs façons. 

• Automatisation de vos tâches chronophages : Utiliser un ATS va vous permettre d’automatiser toutes les tâches rébarbatives que va rencontrer un recruteur au quotidien. Il va vous faciliter le processus de recrutement en automatisant des tâches telles que le tri des CV, l’organisation des entretiens et la gestion des communications avec les candidats. Cette automatisation libère les recruteurs des tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur des aspects plus stratégiques comme l’engagement avec les candidats prometteurs et la prise de décisions mieux informées en matière de recrutement.
• Amélioration de la qualité des recrutements : Avec ses fonctionnalités avancées de filtrage et d’analyse, un ATS sélectionne efficacement les candidats qui répondent précisément aux critères du poste. En minimisant les risques de négliger des candidats idéaux ou de choisir des profils inadéquats, un ATS joue un rôle crucial dans l’amélioration de la qualité des recrutements.
• Réduction des délais de recrutement : En rationalisant et en accélérant les différentes phases du recrutement, un ATS réduit significativement le temps nécessaire pour combler un poste vacant. Cette rapidité est particulièrement avantageuse sur des marchés compétitifs où attirer rapidement les meilleurs talents peut être essentiel.
• Conformité réglementaire : Un ATS veille à ce que le processus de recrutement respecte les législations locales, notamment en matière d’égalité d’accès à l’emploi. Il permet de conserver automatiquement les documents requis et de produire des rapports pour les contrôles de conformité.
• Amélioration de l’expérience des candidats : En offrant une expérience uniforme et professionnelle, un ATS assure que toutes les interactions sont réalisées de manière opportune et pertinente. Ceci améliore l’image de marque de l’employeur et augmente la probabilité que les candidats recommandent l’entreprise à d’autres talents.
• Analyse et reporting : Les outils d’analyse et de reporting d’un ATS fournissent des données précieuses sur l’efficacité des stratégies de recrutement. En suivant des indicateurs clés tels que le délai de recrutement, le coût par embauche et le taux de réponse des candidats, il permet d’optimiser continuellement vos processus et stratégies de recrutement.

Pourquoi le délai de recrutement est un sujet majeur pour les RH ? 

Les délais de recrutement longs posent plusieurs défis pour les départements RH. Premièrement, ils peuvent engendrer des coûts supplémentaires liés à l’augmentation des heures de travail et à la nécessité de recourir à des intérimaires pour combler les lacunes temporairement. Deuxièmement, des délais prolongés peuvent signifier la perte de candidats de qualité, qui acceptent d’autres offres pendant que le processus se prolonge. Cela est particulièrement préjudiciable dans des industries compétitives où la rapidité est cruciale pour capturer les meilleurs talents. En outre, des temps de recrutement étendus peuvent affecter le moral des équipes existantes, qui doivent compenser le manque de personnel, ce qui peut conduire à un surmenage et à une baisse de productivité.

Comment le logiciel de recrutement permet de diminuer son délai de recrutement ? 

Les ATS aident à réduire les délais de recrutement en simplifiant et en accélérant chaque étape du processus.

L’automatisation des premières étapes du recrutement, comme la présélection des CVs et la communication initiale avec les candidats, libère du temps pour des interactions plus significatives, telles que les entretiens approfondis. Cela permet aux recruteurs de prendre des décisions plus rapidement et de réduire les cycles d’entrevue. Cette bonne pratique est la plus connu, mais plusieurs autres fonctionnalités peuvent vous permettre de réduire votre délai de recrutement. 

• L’analyse prédictive et le reporting : les recruteurs peuvent identifier les goulets d’étranglement et ajuster les processus en temps réel pour éviter les retards. Ils ont accès via des statistiques à l’emsemble de leur pipeline de recrutement. Ils peuvent savoir quelle étapes marchent les mieux ou lesquels marchent moins bien mais aussi connaitre les meilleurs jobboards ou méthodes pour attirer un nouveau candidat. 
• Le recrutement collaboratif : Les logiciels de recrutement sont idéals pour mettre en place un recrutement collaboratif au sein de votre entreprise. Vous pouvez par exemple, envoyer des candidats à vos collaborateurs, mettre des notes pour donner votre avis ou encore voir toutes les actions réalisées sur un candidat. 
• Mobilité interne et cooptation : Utiliser d’autres moyens pour attirer des candidats, va vous permettre de gagner du temps et donc de diminuer le délai de recrutement par rapport à une diffusion classique sur les jobboards. Par exemple, la cooptation va être utile pour recruter des profils comme des cadres. Dans un processus de recrutement lambda, vous allez voir beaucoup de profils qui ne correspondra pas forcémment à vos attentes. A l’inverse, lorsque l’un de vos collaborateurs va vous recommander une personne, il y aura plus de chance qu’elle soit adapté à votre recherche. 

Pourquoi utiliser l’ATS Softy pour réduire son délai de recrutement ? 

Softy est un ATS plus que complet ! Il va englober les fonctionnalités basiques d’un logiciel de recrutement comme la multidiffusion ou encore la gestion des candidatures. A l’inverse de beaucoup d’ATS, Softy va plus loin en intégrant une vision 360° de vos candidats notamment avec un module de tests de recrutement complet ! Bien connaitre la personnalité de vos candidats va vous faire gagner du temps sur vos processus de recrutement. 

La force de Softy va être aussi dans sa capacité de vous faire gagner du temps grâce à des fonctionnalités uniques. Vous pouvez développer la mobilité interne et la cooptation dans votre processus de recrutement mais aussi un recrutement beaucoup plus collaboratif. Impliquez vos managers dans vos process de recrutement et attirer beaucoup plus de candidats. 

Réduire son délai de recrutement avec un ATS 

Pourquoi le module statistique est un élément majeur pour faire diminuer son délai de recrutement ? 

Le module statistique d’un ATS est crucial pour réduire les délais de recrutement car il fournit des analyses détaillées et des insights basés sur les données recueillies tout au long du processus de recrutement. Ces données incluent le temps passé à chaque étape du recrutement, les taux de réponse aux offres d’emploi, les taux de conversion à chaque étape du processus, et l’efficacité des différents canaux de recrutement. En analysant ces métriques, les recruteurs peuvent identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités qui prolongent le processus de recrutement. Par exemple, si les données montrent que les candidats tardent à passer de l’étape de présélection à l’entretien, des mesures peuvent être prises pour automatiser davantage la communication ou réviser les critères de présélection. De plus, le module statistique permet de suivre l’efficacité des modifications apportées au processus de recrutement, assurant une amélioration continue et une réduction du temps de recrutement à long terme.

Les fonctionnalités clés d’un ATS 

Les fonctionnalités clés d’un ATS qui contribuent à optimiser le processus de recrutement incluent :

Automatisation de la publication des offres : L’ATS peut diffuser automatiquement des annonces sur plusieurs plateformes de recrutement et réseaux sociaux, augmentant ainsi la portée des offres d’emploi et réduisant le temps nécessaire pour attirer des candidats.

Tri et filtrage des CVs : Grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle et du machine learning, un ATS peut analyser et classer les CVs en fonction des compétences, de l’expérience et des qualifications spécifiées, réduisant le volume de CVs que les recruteurs doivent examiner manuellement.

Suivi des candidats : Un ATS offre un suivi centralisé de tous les candidats tout au long du processus de recrutement, de la candidature initiale jusqu’à l’embauche, facilitant la communication et l’organisation.

Planification des entretiens : L’ATS peut automatiser la planification des entretiens en synchronisant les calendriers et en envoyant des rappels automatiques aux candidats et aux intervieweurs, minimisant ainsi les délais et les erreurs de planification.

Intégration de l’analyse prédictive : Certains ATS avancés intègrent des outils d’analyse prédictive pour prédire le succès des candidats dans des rôles spécifiques, aidant ainsi à affiner la sélection et à accélérer le processus de décision.

Ces fonctionnalités, lorsqu’elles sont pleinement exploitées, permettent non seulement de réduire les délais de recrutement mais aussi d’améliorer l’efficacité globale et la qualité des embauches, tout en offrant une expérience candidat optimisée.