Comment réaliser une fiche de poste ? 

Saviez-vous qu’une grande partie des erreurs de recrutement trouve son origine dans un manque de clarté sur le rôle et les responsabilités du poste à pourvoir ? Selon le site Culture RH, une fiche de poste mal définie ou inexistante entraîne non seulement des candidatures peu ciblées, mais aussi un mauvais ancrage du collaborateur dans son rôle. 
Pour un service RH (DRH, RRH, responsables recrutement ou formation), la production d’une fiche de poste est un moment charnière : elle formalise le poste, élabore les attentes, clarifie les compétences requises, et sert de référence tout au long de la vie du salarié dans l’entreprise.

Qu’est-ce que la fiche de poste ? 

Pour bien démarrer, clarifions la notion afin que tous les professionnels RH parlent du même document.

Définition

La fiche de poste est un document écrit (souvent une à plusieurs pages) qui décrit l’emploi, la mission, les activités, les responsabilités et les compétences attendues pour un poste donné au sein de l’entreprise. 
Elle présente le poste tel qu’il est exercé, en tenant compte de son environnement, de sa hiérarchie, des interactions, des conditions de travail et des besoins de l’organisation. 
Il est important de distinguer la fiche de poste de la « fiche de fonction » ou du « profil de poste ». La fiche de fonction est plus large, elle décrit un métier ou une fonction de façon générale. La fiche de poste, elle, est spécifique à une situation, un poste concret, à un moment donné. 

Caractéristiques clés

Voici quelques points essentiels :

• Elle nomme l’intitulé du poste, son rattachement hiérarchique, son service ou département, les responsabilités et missions confiées. 
• Elle liste les compétences requises (savoir-faire, savoir-être), les outils utilisés, l’environnement de travail, les liaisons fonctionnelles internes/externes. 
• Elle peut préciser les conditions d’emploi (contrat, temps partiel/plein, horaires, lieu, déplacements, etc.). 
• Elle sert de référence interne dans la gestion de la ressource humaine, le suivi des collaborateurs, l’évaluation et l’intégration. 
• Enfin, elle n’a pas de valeur juridique propre (ce n’est pas le contrat de travail) mais elle peut avoir une utilité probatoire en cas de litige. 

👉 En résumé : la fiche de poste est un outil structurant pour la gestion des talents, le recrutement, la performance et l’évolution professionnelle.

A quoi sert la fiche de poste ? 

Maintenant que vous avez sa définition, explorons ses fonctions essentielles dans une organisation professionnelle RH.

Au service du recrutement

La fiche de poste est bien plus qu’un simple document écrit : c’est un levier dans le processus de recrutement. Elle permet de :

• Définir précisément le besoin en recrutement, en spécifiant la mission, le rôle, les tâches et les résultats attendus. 
• Cibler les candidats pertinents en décrivant le profil recherché, les compétences nécessaires et le contexte du poste. 
• Rédiger une offre d’emploi ou une annonce plus cohérente, claire et structurée.
• Réduire le temps de tri des candidatures grâce à un document clair, et limiter les candidatures inadaptées. 
• La fiche de poste vous permets de créer un entretien structuré pour réaliser le meilleur entretien d’embauche possible

Pour l’intégration et l’onboarding

Une fois le candidat recruté, la fiche de poste devient un fil rouge pour son intégration dans la structure.

• Le nouvel collaborateur comprend clairement sa mission, ses responsabilités, son rattachement et les objectifs.
• Le manager ou le service RH peut s’appuyer sur cette fiche pour construire le parcours d’onboarding, fixer des objectifs intermédiaires, prévoir des formations.
• L’outil de RH digital comme Softy peut centraliser ces informations et automatiser certains processus d’intégration (rappel des missions, partage du document, lien avec le suivi de la formation).

Pour la gestion des compétences, la performance et l’évolution

La fiche de poste est aussi indispensable dans la gestion des ressources humaines au quotidien.

• Elle sert de base pour l’évaluation des performances des salariés. En comparant les actions effectuées aux missions et objectifs fixés, le manager peut objectiver le dialogue. 
• Elle facilite l’identification des besoins en formation ou en montée en compétences, car les écarts entre compétences requises et compétences détenues sont visibles. 
• Elle permet d’accompagner l’évolution professionnelle, de formaliser un plan de carrière, de clarifier les tâches futures.
• Elle améliore l’organisation interne, car tous comprennent le rôle du poste et les interactions entre services. 

Pour la conformité et la transparence

Même si la fiche de poste n’est pas une obligation légale, elle apporte sécurité et clarté.

• En cas de contentieux (licenciement, modification du poste, reclassement), elle peut être utile comme référence pour définir le périmètre du poste réel. 
• Elle participe à la transparence du fonctionnement RH et du rôle de chaque collaborateur, ce qui favorise l’engagement et la cohésion.
• Elle est un support de la démarche RH stratégique, en lien avec la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et compétences) ou l’optimisation organisationnelle. 

Le conseil Softy : Intégrez votre fiche de poste dans votre outil de gestion RH (ex : Softy) et liez-la aux modules de recrutement, onboarding et gestion des compétences. Cela permet un suivi fluide, une mise à jour continue et une traçabilité.

Quels acteurs intervient sur la fiche de poste ? 

La rédaction et validation d’une fiche de poste mobilisent plusieurs rôles dans l’organisation.

Qui la rédige ? 

Généralement, la fonction RH en est la coordinatrice : le responsable recrutement, le service des ressources humaines ou le DRH. Le rôle du RH est de structurer le document, de veiller à sa cohérence avec la stratégie globale, d’animer les échanges. 
Mais la rédaction effective se fait toujours en concertation :

• Avec le manager opérationnel ou le chef de service, qui connaît le quotidien du poste, les tâches réelles, les interactions.
• Avec parfois le collaborateur actuellement en poste (s’il s’agit d’un remplacement ou d’évolution) ou les équipes concernées, pour mesurer les besoins réels, les compétences, les outils utilisés. 
  Cette co-construction garantit que la fiche de poste est réaliste, contextualisée et adoptée par les parties prenantes.

Qui la valide ? 

La validation est un processus important pour garantir que la fiche de poste est prête à être utilisée. Elle implique :

• Le manager hiérarchique ou le responsable de service, qui devra confirmer que les missions décrites et les objectifs sont bien pertinents pour le poste.
• Le service RH ou le DRH, qui s’assure que la fiche est conforme à la politique RH, aux grilles de compétences, à la classification, à la stratégie de l’entreprise.
• Dans certains cas, le salarié concerné ou le futur collaborateur peut être invité à prendre connaissance du document. Cela favorise l’adhésion et la compréhension des responsabilités.
• Une fois validée, la fiche est diffusée et accessible aux parties prenantes (manager, collaborateur, RH) et peut être intégrée dans l’outil RH (ex : Softy).

Le conseil Softy : Formalisez un workflow de validation dans votre logiciel : rédaction par RH + manager → relecture + ajustement → signature numérique + intégration dans l’onboarding. Cela garantit traçabilité et rigueur.

Comment rédiger la fiche de poste ? 

La rédaction d’une fiche de poste est un exercice d’équilibre entre rigueur, clarté et pertinence. L’objectif : créer un document à la fois utile pour le recrutement, l’intégration et la gestion des compétences. Il s’agit d’un processus collaboratif, qui mobilise à la fois les Ressources Humaines, le manager hiérarchique et parfois le collaborateur concerné.

Une fiche de poste bien rédigée doit être structurée, synthétique et évolutive. Elle doit décrire le poste tel qu’il est réellement exercé, tout en reflétant les besoins et les ambitions de l’entreprise.

Étape 1 — Analyser le besoin et le contexte

Avant de commencer la rédaction, il est indispensable de comprendre le poste en profondeur.
Cette phase d’analyse consiste à répondre à plusieurs questions clés :

• Pourquoi ce poste existe-t-il ? (création, remplacement, réorganisation…)
• Quelle est sa finalité dans l’entreprise ?
• Quelles sont les missions principales et les tâches associées ?
• Quelles compétences techniques et comportementales sont requises ?
• Quelles interactions le collaborateur aura-t-il avec d’autres services ou interlocuteurs ?
• Quels sont les objectifs à atteindre et les indicateurs de performance ?

💡 Astuce RH : cette étape peut s’appuyer sur des entretiens avec le manager et les collaborateurs du service. L’observation directe du poste ou la consultation de fiches déjà existantes (dans le cas de postes similaires) peut également aider à formaliser les éléments.

Le conseil Softy : utilisez un modèle numérique standardisé dans votre ATS ou logiciel RH. Softy vous permet, par exemple, de collecter ces informations à travers un formulaire partagé entre RH et manager, garantissant ainsi une fiche de poste complète et homogène.

Étape 2 — Structurer la fiche de poste

Une bonne fiche de poste suit une structure claire et logique. Voici les rubriques incontournables :

Intitulé du poste : clair, précis, cohérent avec la nomenclature interne et le marché du travail.

Rattachement hiérarchique : indique le supérieur direct et les éventuels subordonnés.

Service / Département : précise l’environnement organisationnel.

Finalité du poste : une phrase synthétique décrivant la raison d’être du poste.

Missions principales : 3 à 5 grands axes d’activité, formulés avec des verbes d’action (ex. : « superviser », « coordonner », « développer »).

Tâches associées : exemples concrets de réalisations attendues.

Compétences requises : savoir-faire techniques, savoir-être relationnels, expériences souhaitées.

Conditions de travail : horaires, lieu, déplacements éventuels, contraintes spécifiques.

Outils utilisés : logiciels, équipements ou plateformes nécessaires (ex. : ATS, CRM, ERP).

Indicateurs de performance : critères mesurables (objectifs chiffrés, délais, satisfaction client…).

Évolutions possibles : perspectives de carrière, formations associées, passerelles métiers.

Date et version : pour assurer la traçabilité et faciliter les mises à jour.

🧱 Bon à savoir : une fiche de poste trop longue perd en lisibilité. L’idéal est de rester concise tout en couvrant les informations essentielles.

Étape 3 — Choisir les bons mots

Le vocabulaire utilisé influence la compréhension et l’attractivité du poste.

• Utilisez des verbes d’action : « analyser », « concevoir », « négocier », « animer ».
• Soyez précis : évitez les formulations vagues comme “participe à” ou “peut être amené à”.
• Restez neutre et inclusif : bannissez toute mention discriminatoire (âge, genre, origine, etc.).
• Valorisez les soft skills : autonomie, esprit d’équipe, adaptabilité, communication.

Le conseil Softy : dans Softy, vous pouvez intégrer des bibliothèques de compétences et de missions types, afin de rédiger plus rapidement et de garantir la cohérence entre vos fiches de poste.

Étape 4 — Collaborer et valider

La fiche de poste n’est pas un document purement RH : elle doit être co-construite.

• Le manager opérationnel apporte la vision terrain et la réalité du poste.
• Le service RH veille à l’équité entre postes et à la cohérence avec la stratégie RH.
• Le collaborateur (si déjà en poste) peut participer à la description des activités concrètes.

Une fois rédigée, la fiche doit être validée par le responsable hiérarchique et le DRH, puis archivée dans l’outil RH.
Cette validation garantit sa conformité et sa diffusion officielle dans l’entreprise.

Le conseil Softy : mettez en place un circuit de validation automatisé dans Softy : rédaction → relecture → validation → signature électronique. Cela fluidifie le processus et évite les oublis.

Étape 5 — Mettre à jour régulièrement

Un poste n’est jamais figé. Les outils, missions et objectifs évoluent avec le temps, tout comme la structure de l’entreprise.
Il est donc essentiel de :

• réviser la fiche de poste chaque année, idéalement lors de l’entretien professionnel ;
• noter la date de mise à jour et les changements effectués ;
• archiver les versions précédentes pour conserver un historique ;
• adapter les fiches de postes à l’évolution des technologies (nouveaux outils, IA, automatisation, etc.).

Cette mise à jour continue assure la fiabilité du document et soutient une gestion agile des compétences. La fiche de poste va également s’intégrer sur la fiche candidat sur votre ATS !

Le conseil Softy : paramétrez un rappel automatique dans votre logiciel RH pour vérifier chaque fiche de poste tous les 12 mois. Vous gagnerez du temps et garantirez des données toujours à jour.

Les erreurs à éviter

Même les professionnels RH chevronnés peuvent tomber dans certains pièges. Voici les plus fréquents :

• ❌ Copier-coller une fiche existante sans adaptation au poste réel est une vraie erreur pour les recruteurs
• ❌ Rédiger un texte trop généraliste ou flou.
• ❌ Oublier de mentionner les objectifs mesurables du poste.
• ❌ Ne pas impliquer les managers dans la rédaction.
• ❌ Ne jamais actualiser le document après une réorganisation interne.

En somme, rédiger une fiche de poste efficace nécessite méthode, concertation et mise à jour continue. C’est une démarche qui structure la fonction RH, renforce la transparence managériale et optimise le recrutement comme le développement des talents.
Avec une solution telle que Softy, la création et la gestion de vos fiches de poste deviennent non seulement simples, mais aussi stratégiques, au service de la performance de votre organisation.

Quels éléments doivent apparaître ? 

Voici un tableau avec les éléments qui doivent forcémment apparaître sur la fiche de poste. 

Élément	Description	Pourquoi c’est essentiel
Intitulé du poste	Titre clair et compréhensible (ex : « Chargé de recrutement H/F »)	Facilite l’identification, la comparabilité
Service / département	Lieu d’exercice (ex : RH, production, marketing)	Permet de situer le poste dans l’organisation
Rattachement hiérarchique	Qui est le supérieur direct, rôle d’encadrement éventuel	Clarifie le lien hiérarchique et les responsabilités
Objectifs / finalités	Pourquoi ce poste existe et les résultats attendus	Aligne le rôle avec la stratégie de l’entreprise
Missions principales	Liste des grandes missions (ex : sourcing, onboarding, suivi)	Permet une vision claire des tâches à réaliser
Tâches associées	Détail des actions concrètes (ex : publier l’annonce, conduire l’entretien)	Clarifie les responsabilités et évite les malentendus
Compétences requises	Savoir-faire, savoir-être, certifications, expériences	Cible le candidat, facilite le tri et l’évaluation
Outils / moyens utilisés	Logiciels, matériel, budget, équipe	Permet de comprendre le contexte d’exercice
Conditions d’emploi	Type de contrat, temps de travail, lieu, déplacement, horaires	Donne de la transparence et aide le candidat à se positionner
Évolution possible	Perspectives, montée en compétences, rôle futur	Motivation du candidat, fidélisation
Date d’entrée / indicateurs	Date souhaitée, indicateurs de performance	Mise en oeuvre opérationnelle et suivi
Version / date de mise à jour	Pour garantir l’actualité du document	Utile pour la gestion RH et la mise à jour

Faq : La fiche de poste  

La fiche de poste peut-elle être modifié ? 

Oui. Bien que la fiche de poste soit un document de référence, elle n’est pas figée. Si les missions, l’environnement, les compétences ou les outils évoluent, la fiche de poste doit être modifiée afin qu’elle reste pertinente. Attention : si les modifications entraînent un changement substantiel du contrat (ex : poste modifié, qualification modifiée), il convient de demander l’accord du salarié et parfois de formaliser un avenant.

Est-ce que la fiche de poste est-elle obligatoire ? 

Non. Il n’existe pas d’obligation légale imposant la fiche de poste dans les entreprises. 
Cependant :

• Elle est fortement recommandée car elle sécurise les processus RH, facilite la gestion et le suivi.
• Elle peut être utile en cas de litige pour montrer ce qui était attendu du collaborateur. 
• Même sans obligation, elle constitue aujourd’hui un outil stratégique indispensable pour structurer les fonctions, les tâches, les compétences et l’évolution des salariés.