Comment choisir son outil de recrutement pour recruter vos candidats ?

Ils existent de nombreux outil de recrutement adapté aux besoins des différents types de recruteurs : logiciel de recrutement, SIRH, logiciel spécialisé… Tous ces outils vont permettre aux recruteurs en herbes ou expérimentés, d’optimiser leur processus de recrutement et d’attirer les meilleurs talents dans leur entreprise. 

Le recrutement n’a jamais été aussi stratégique… et aussi complexe. Entre la pénurie de profils, l’exigence accrue des candidats, la multiplication des canaux de sourcing et la pression business pour recruter vite, les équipes RH font face à une équation difficile : faire mieux, avec moins de temps.

Vous ne savez pas lequel choisir ? Pas de panique, nous avons pensé à vous avec ce guide ! 

Qu’est-ce qu’un outil de recrutement 

Un outil de recrutement est une solution digitale qui permet de piloter tout ou partie du processus de recrutement, depuis la création d’une annonce jusqu’à la sélection du candidat final. Il sert à centraliser les candidatures, suivre l’avancement de chaque dossier, faciliter la communication interne (RH ↔ managers) et automatiser des tâches répétitives.

Ce point est essentiel : un outil ne sert pas uniquement à “stocker des CV”. Il sert surtout à créer un cadre. Dans de nombreuses organisations, le recrutement repose encore sur une addition d’outils dispersés : e-mails, Excel, agendas, notes, messagerie, jobboards… Ce fonctionnement est acceptable tant que les volumes sont faibles. Mais dès que vous recrutez plusieurs postes en parallèle ou que plusieurs personnes interviennent, les failles apparaissent : doublons, manque de visibilité, relances oubliées, décisions prises sans trace écrite, candidats qui sortent du radar.

Un outil bien choisi apporte donc une valeur immédiate : il vous aide à rendre le recrutement plus fiable, plus rapide et plus pilotable. C’est aussi un levier de qualité : lorsque votre organisation est claire, vous prenez de meilleures décisions, vous améliorez l’expérience des candidats, et vous renforcez votre image d’employeur.

Quels types d’outils sont utilisés pour le recrutement ?

Avant de comparer des solutions, il faut comprendre qu’il existe plusieurs familles d’outils. Toutes ne répondent pas au même besoin, et c’est souvent là que se situe l’erreur : certaines entreprises achètent un outil “très complet”, alors qu’elles avaient besoin d’un outil “très simple”. D’autres choisissent un outil trop spécialisé, qui ne couvre pas les fondamentaux.

Définir votre besoin 

• La demande de besoin : 

La demande de besoin correspond au point de départ du recrutement. Elle permet de formaliser le poste à pourvoir (contexte, urgence, budget, date cible, compétences indispensables) et d’aligner RH + managers. Bien cadrée, elle évite les recrutements flous, les allers-retours et la perte de temps, tout en permettant d’envisager aussi la mobilité interne.

• L’offre d’emploi : 

L’offre d’emploi est un contenu de communication destiné à attirer les bons candidats et à filtrer naturellement les profils hors cible. Elle doit être claire, concrète, transparente (missions, contexte, conditions, process) et optimisée pour améliorer la qualité des candidatures et réduire le temps de tri.

• La fiche d’emploi : 

La fiche d’emploi est le document interne de référence. Elle définit précisément le poste (finalité, responsabilités, interactions, KPI, compétences) et sert de base pour évaluer les candidats, sécuriser la période d’essai et structurer l’onboarding. Elle permet de recruter de façon plus objective et cohérente.

Attirer les talents 

• Le site carrière 

Le site carrière est votre vitrine recrutement. Il centralise vos offres d’emploi, valorise vos métiers et rassure les candidats. Un site carrière bien conçu améliore la qualité des candidatures, renforce la confiance et augmente les conversions (plus de candidats pertinents qui postulent).

• La marque employeur 

La marque employeur regroupe tout ce que les candidats perçoivent de votre entreprise (culture, management, valeurs, conditions de travail). Une marque employeur forte attire plus facilement les talents, réduit les refus et accélère le recrutement, surtout sur les métiers pénuriques.

• La diffusion sur des jobboards 

Les jobboards permettent d’augmenter rapidement la visibilité d’une annonce. L’enjeu n’est pas d’être partout, mais de choisir les plateformes adaptées à votre cible et de mesurer la performance (volume et qualité des candidatures) pour optimiser votre budget et réduire le temps de recrutement.

• Les réseaux sociaux 

Les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, etc.) sont des leviers puissants pour toucher des profils actifs et passifs. Ils permettent de travailler l’attractivité, d’humaniser l’entreprise et d’amplifier la portée des offres, notamment via le contenu (témoignages, coulisses, projets).

• Cooptation/mobilité interne 

La cooptation et la mobilité interne sont des canaux très efficaces car ils reposent sur des profils déjà qualifiés (réseau salarié ou collaborateurs internes). Ils réduisent les coûts, accélèrent les recrutements et augmentent souvent la rétention, à condition d’avoir un process clair et équitable.

Sélectionner le bon candidat

• Les tests de recrutements (cognitif, technique et de personnalité) 

Les tests de recrutement permettent d’objectiver la sélection en évaluant les compétences réelles du candidat. Les tests cognitifs mesurent la logique et la capacité d’apprentissage, les tests techniques valident le niveau opérationnel, et les tests de personnalité éclairent le style de travail. Bien utilisés, ils réduisent les erreurs de recrutement et complètent l’entretien, sans remplacer le jugement humain.

• L’entretien de recrutement 

L’entretien reste l’étape clé pour valider l’adéquation candidat/poste. Il permet d’évaluer la motivation, la posture, la capacité à résoudre des situations concrètes et la compatibilité avec l’équipe. Structuré (questions alignées sur la fiche de poste + grille d’évaluation), il devient plus fiable, plus équitable et plus efficace.

• La CVthèque 

La CVthèque est une base de données interne qui centralise les profils déjà identifiés (anciens candidats, candidatures spontanées, profils sourcés). Elle permet d’accélérer les recrutements en réactivant des talents déjà qualifiés, tout en réduisant le coût et le temps de sourcing, à condition de bien taguer et maintenir les informations à jour.

• L’IA éthique  

L’IA éthique en recrutement vise à utiliser l’intelligence artificielle pour gagner du temps (tri, matching, rédaction d’annonces) tout en limitant les biais, en respectant le RGPD et en garantissant la transparence. L’objectif est d’assister les recruteurs, pas de décider à leur place, avec des critères explicables et contrôlables. Softy propose une IA éthique. 

Fidéliser les collaborateurs (le petit plus)

• Le onboarding 

L’onboarding correspond à l’ensemble du parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur, depuis la signature jusqu’aux premières semaines (voire 3 mois). Il vise à sécuriser la prise de poste, accélérer la montée en compétences et renforcer l’engagement. Un onboarding structuré (checklist, documents, planning, suivi 30/60/90 jours) réduit le risque de départ prématuré et améliore la fidélisation.

Quels types de logiciels vous pouvez utiliser dans votre entreprise ?

L’ATS 

L’ATS est le logiciel conçu spécifiquement pour gérer le processus de recrutement. C’est l’outil qui centralise les candidatures, organise le pipeline, structure la collaboration avec les managers et permet d’automatiser une grande partie des actions répétitives. L’ATS va comprendre l’ensemble des fonctionnalités évoqués dans les paragraphes précédent. Le logiciel de recrutement va permettre de couvrir toutes les étapes du recrutement : de la définition du besoin de recrutement jusqu’à la fidélisation du collaborateur, en passant par le traitement des candidatures.

C’est l’outil de recrutement spécialiste de la partie recrutement. Il permet aux équipes RH et particulièrement aux recruteurs d’aller beaucoup plus loins dans les processus de recrutement. C’est un outil qui est devenu un vrai indispensable au sein des entreprises. 

Exemples d’ATS français  : Softy, Layan, Taleez 

Le SIRH 

Le SIRH est le logiciel conçu pour gérer l’ensemble des processus RH d’une entreprise, bien au-delà du seul recrutement. C’est un outil structurant qui centralise les données collaborateurs et permet de piloter les fonctions clés des ressources humaines : administration du personnel, gestion des absences et congés, dossiers salariés, suivi des entretiens, formation, parfois paie et reporting social. Contrairement à un ATS qui est spécialisé sur la gestion des candidatures et l’optimisation du processus de recrutement, le SIRH s’inscrit dans une logique plus globale : il accompagne le collaborateur tout au long de son cycle de vie dans l’entreprise.

Dans de nombreuses organisations, le SIRH devient un véritable socle RH, indispensable pour fiabiliser les informations, standardiser les pratiques et gagner du temps sur la gestion quotidienne. Certains SIRH intègrent un module recrutement, mais celui-ci reste généralement moins complet qu’un ATS dédié : l’intérêt du SIRH est surtout d’apporter une vision globale et centralisée de la gestion RH, et d’assurer la continuité entre l’embauche et la gestion administrative du salarié. ATS vs SIRH est souvent un dilemme pour les entreprises mais ils peuvent être complémentaire pour couvrir l’ensemble des processus RH.

Exemples de SIRH français : Lucca, PayFit, Silae RH

Un outil spécialisé 

Les outils spécialisés vont couvrir un aspect particulier du processus de recrutement comme la fidélisation des collaborateurs avec le onboarding ou encore l’évaluation des softskills via les tests de recrutement. En bref, ce sont des outils qui permettent de faire un focus sur un aspect particulier. Cela peut être un plus pour accompagner un ATS ou un SIRH mais il est impensable de n’avoir que ce type d’outil dans sa boite à outil du recruteur. 

Exemples d’outil spécialisé : Assesfirst (outil testing) 

Comment sélectionner l’outil qu’il vous faut ? 

Choisir un outil de recrutement ne doit jamais être un achat “sur catalogue”. Sur le papier, la majorité des solutions se ressemblent : centralisation des candidatures, cvthèque, diffusion des annonces, reporting… Pourtant, sur le terrain, l’écart est énorme entre un outil réellement adopté par les équipes et un outil qui finit abandonné après quelques mois.  Il est donc important de bien regarder les différents critères qui existent pour choisir l’outil de ses rêves.

Le besoin initial 

Le besoin initial est le point de départ. Avant de comparer des logiciels, vous devez clarifier ce que vous attendez réellement de l’outil. Beaucoup d’entreprises se trompent en recherchant “le meilleur ATS” alors qu’elles devraient rechercher “le meilleur outil pour notre contexte”.

Un outil peut être excellent… et totalement inadapté à votre entreprise. Par exemple, une solution très complète peut devenir un frein si vos managers sont peu disponibles ou si vos équipes RH sont petites. À l’inverse, un outil simple et intuitif peut être parfait pour structurer un recrutement en croissance, mais insuffisant si vous recrutez en volume ou si vous avez des workflows complexes multi-sites.

La bonne approche consiste à formaliser votre besoin en répondant à ces questions :

• Quel est votre principal problème aujourd’hui : manque de visibilité, perte de temps, sourcing difficile, manque de reporting ?
• Votre enjeu est-il plutôt la vitesse (réduire le temps), la qualité (meilleur candidat), ou l’expérience (marque employeur) ?
• Quels collaborateurs intervient dans le processus de recrutement ? 

👉 L’objectif est de transformer votre besoin en critères de sélection concrets. Sans cette étape, vous risquez de choisir un outil “très bien noté” mais pas aligné avec votre réalité.

Le volume de recrutement 

Le volume de recrutement est un critère déterminant, car il influence le type d’outil que vous devez choisir. SI vous recrutez 1 personne par an, il n’est par exemple pas nécessaire d’utiliser un outil de recrutement. Si vous recevez 10 CV par mois, un ATS ne sera peut-être pas idéal. 

Mais dès que vous passez à 50, 100 ou 200 candidatures, le recrutement devient un sujet de process. Sans vrai outil de recrutement, vous perdez des candidats en route : relances oubliées, délais trop longs, jobboards qui périmes Et surtout, vous risquez de sélectionner le “premier acceptable” plutôt que le meilleur profil.

Un volume important implique généralement :

• une diffusion multi-canale optimisée (jobboards + réseaux + cooptation)
• un tri plus structuré
• des étapes standardisées (préqualif, entretien RH, entretien manager, tests)
• un reporting précis pour identifier les goulots d’étranglement

Le nombre d’utilisateurs 

Le nombre d’utilisateurs ne se résume pas au nombre de licences. C’est surtout un enjeu d’adoption et de collaboration. Dans la réalité, un outil de recrutement ne peut pas être efficace si seuls les recruteurs l’utilisent. Les managers doivent pouvoir intervenir facilement, donner leur feedback, valider une shortlist, commenter un profil… sans friction.

C’est souvent ici que les projets échouent. Un outil trop complexe crée une résistance naturelle. Les managers reviennent aux emails, aux captures d’écran, aux échanges informels. Et vous perdez la valeur principale de l’outil : la centralisation et la traçabilité. Donc, au moment de choisir, posez-vous une question simple : à quel point l’outil est-il utilisable par un manager non RH ?

Le prix 

Le prix est évidemment important, mais c’est rarement le bon critère principal. Le recrutement est un domaine où le coût caché du “pas cher” est élevé. Un outil qui vous fait perdre du temps, qui manque de fonctionnalités clés ou qui n’est pas adopté coûte plus cher qu’un abonnement plus élevé.

Pour raisonner correctement, il faut distinguer :

• le coût direct (abonnement, licences)
• le coût de mise en place (paramétrage, formation)
• le coût d’usage (temps passé, frictions)
• le ROI (temps gagné, qualité améliorée, recrutement accéléré)

Les fonctionnalités 

Un outil de recrutement se caractérise par de nombreuses fonctionnalités clés. Il est important que dans votre sélection d’outil vous vous assuriez que les plus essentiels soient présentes. 

Un outil de recrutement doit couvrir vos besoins essentiels sans complexifier le quotidien. Dans les fonctionnalités les plus stratégiques, on retrouve :

• CVthèque : avec l’ensemble des candidatures
• Pipeline de vos candidatures avec des statuts
• Diffusion de vos annonces sur des jobboards 
• Automatisation des emails, relances etc…
• Traitement des candidatures via des statuts
• Planification des entretiens 
• Interface collaborative : commentaires, visualisation des actions réalisées
• Module statistiques 
• Respect des normes RGPD 
• IA : éthique et respectueuse des normes 

L’accompagnement 

Vous démarrez un projet pour acquérir un outil de recrutement ? Il est primordiale de savoir la politique de votre prestataires en matière d’accompagnement. Beaucoup d’outil et notamment chez les ATS ne proposent pas un accompagnement assez poussé pour aider les équipes RH à déployer son outil. 

Le recrutement est un volet stratégique pour les entreprises donc il ne faut pas négliger l’accompagnement lors du lancement d’un projet ATS. 

Voici une checklist des éléments que vous devez retrouver chez votre prestataire : 

• Un support en ligne (en France)
• Un responsable de compte avec qui vous pouvez échanger 
• Des points réguliers 
• Des formations managers
• Des formations responsables de comptes 
• Des tutoriels 
• Des formations généralistes 

Si votre ATS coche ces cases, vous pouvez déjà être sûr que vous ne serez pas laisser seul avec votre outil ! 

Les avantages d’utiliser un outil de recrutement 

Pendant longtemps, beaucoup d’entreprises ont géré le recrutement avec des outils généralistes : tableurs Excel, emails, agendas partagés, dossiers Drive… Sur de petits volumes, cela peut fonctionner. Mais dès que les recrutements s’intensifient, que les managers se multiplient ou que les métiers deviennent plus pénuriques (ex : IT, industrie, santé), ce mode de fonctionnement atteint vite ses limites.

1) Centraliser toutes les candidatures et éviter la perte d’informations

Le premier avantage, c’est la centralisation. Sans outil dédié, les candidatures se dispersent : boîtes mail individuelles, formulaires, messages LinkedIn, jobboards, candidatures spontanées… Résultat : vous perdez du temps à rechercher l’information, vous oubliez de répondre, et parfois vous passez à côté de profils intéressants.

Un outil de recrutement permet de regrouper l’ensemble des candidatures dans un seul espace, avec :

• un dossier candidat unique (CV, notes, échanges)
• l’historique complet des actions
• une visibilité immédiate sur l’avancement de votre process de candidature

2) Structurer le processus de recrutement et standardiser les pratiques

Un recrutement efficace repose sur une méthode. Le problème, c’est que sans outil, le process dépend souvent de la personne qui recrute : chacun a ses habitudes, ses emails, son suivi. À grande échelle, cela crée de l’incohérence et donc… de la perte de performance.

Un ATS vous permet de mettre en place un processus de recrutement uniforme pour toutes les équipes RH et les managers. Plus besoins de rechercher après les actions de chacun. 

3) Automatiser les tâches chronophages 

Le temps est le nerf de la guerre en recrutement. Or une grande partie des tâches RH sont répétitives :

• accusés de réception
• relances
• planification d’entretien
• demandes d’avis manager
• envoi de documents
• réponses négatives

Un bon outil automatise ces actions tout en gardant une relation humaine. Concrètement, vous pouvez :

• déclencher des emails automatiques selon le statut
• créer des templates d’emails personnalisés
• relancer automatiquement si un candidat ne répond pas
• réduire les échanges inutiles

4) Améliorer l’expérience candidat

Un outil de recrutement vous permet d’améliorer l’expérience de vos candidats lorsqu’il recherche un poste dans votre entreprise. Cela peut aller de la recherche de vos offres sur les jobboards ou sur votre site carrière, jusqu’à son intégration au sein de votre entreprise. L’expérience candidat est très importante notamment dans une démarche liée à la marque employeur. 

5) Sécuriser la conformité (RGPD) et la gestion des données candidats

Le recrutement implique des données personnelles sensibles. Garder des CV dans des dossiers partagés ou des boîtes mails expose l’entreprise à des risques (et à de mauvaises pratiques). Un logiciel de recrutement va vous permettre de respecter les normes RGPD et protéger l’ensemble des données de vos candidats. Softy par exemple, va conserver toutes les données en France et va respecter ces normes RGPD. 

6) Mettre en place un recrutement collaboratif 

Le recrutement ne doit pas être porté uniquement par RH. Les managers ont un rôle essentiel : définir le besoin, évaluer, décider. Mais sans outil, la collaboration est souvent chaotique :

• “Tu peux me renvoyer le CV ?”
• “On en est où sur ce poste ?”
• “Je n’ai pas eu ton email.”
• “Je croyais que tu avais relancé.”

Avec un outil, la collaboration devient structurée :

• chaque manager voit le pipeline
• il peut noter / commenter les candidats
• il valide une short-list
• il suit l’avancement sans solliciter RH

Cela réduit les frictions et accélère les décisions. Et surtout, cela évite un biais courant : les décisions prises dans l’urgence ou avec une information partielle.

Faq : Les outils de recrutements 

Le logiciel de recrutement Softy vs les autres ATS 

Lorsque l’on compare Softy à d’autres ATS du marché, la distinction ne se fait pas uniquement sur des listes de fonctionnalités, mais bien sur la manière dont l’outil répond à vos besoins réels. Un ATS standard vous aide à centraliser les candidatures, structurer votre pipeline et collaborer avec les managers. C’est nécessaire, mais c’est devenu un minimum.

Softy va plus loin que beaucoup d’ATS sur plusieurs points clés : 

• Organisation du processus de recrutement : Softy ne se contente pas d’un pipeline figé. Il vous permet de configurer des workflows adaptés à vos métiers, ce qui est particulièrement pertinent en recrutement IT ou pour des processus multi-étapes (tests, comités, évaluations techniques). Il vous permet de mettre en place des processus adaptés aux entreprises multi-sites ou à la fonction publique. 
• Collaboration entre les RH et les  managers : au lieu de multiplier les échanges par email, Softy intègre directement des espaces de commentaires, des scorecards partagées et des validations en un clic. Chaque décision est tracée, ce qui évite les pertes d’information. Softy est un véritable logiciel de recrutement collaborative. 
• Automatisation intelligente : au-delà des simples emails automatiques (accusé de réception, relances), Softy peut automatiser des tâches selon vos règles (par ex. relances personnalisées après un entretien ou classification automatique selon le profil). Softy intègre également une IA éthique, qui vous donne la possibilité de vous accompagner dans vos recrutements. 
• Approche recrutement + onboarding : Softy est conçu non seulement pour attirer et sélectionner les bons candidats, mais aussi pour sécuriser l’intégration. La continuité entre recrutement et onboarding (checklists, documents, parcours 30/60/90 jours) est un levier de fidélisation trop souvent oublié dans les ATS traditionnels.
• Expérience candidat et employeur : l’ergonomie, les pages carrières, les feedbacks structurés et la réduction des délais améliorent l’expérience candidat. Ce qui renforce aussi votre marque employeur. Softy vient de faire une refonte du site carrière pour mieux optimiser votre marque employeur. 

Faut-il utiliser un outil gratuit pour gérer vos recrutements ?

La réponse courte est : ça dépend de votre contexte, mais pour la majorité des organisations qui recrutent régulièrement, un outil gratuit s’avère souvent insuffisant.

Un outil gratuit peut être une solution de transition intéressante si vous n’avez que quelques recrutements par an, peu de complexité dans les process et des équipes très petites. Cela peut vous aider à structurer vos premières annonces, à centraliser quelques CV, ou à tester des workflows simples. Dès que vous avez plus de 2 ou 3 recrutements par mois vous devez prendre un outil plus puissant et donc payant. 

Quel budget prévoir pour un outil de recrutement ?

Le budget à prévoir pour un outil de recrutement dépend avant tout de votre volume de recrutements, du nombre d’utilisateurs (RH + managers) et du niveau de fonctionnalités attendu (diffusion d’annonces, automatisations, reporting, tests, intégrations). La plupart des solutions fonctionnent par abonnement mensuel ou annuel, avec des tarifs qui augmentent selon la complexité du processus et les options choisies. Plutôt que de raisonner uniquement “prix”, il est essentiel d’évaluer le ROI : un bon outil permet de gagner du temps, d’améliorer la collaboration, de réduire les erreurs de recrutement et d’augmenter la qualité des candidats sélectionnés. En pratique, dès que vous recrutez régulièrement, investir dans une solution complète et bien accompagnée est souvent plus rentable qu’un outil basique ou gratuit, car il structure durablement votre organisation RH.

Si on devait définir un budget d’entrée pour un logiciel de recrutement, on serait entre 2500 € et 5000 € par an pour des petites entreprises.