Gestion des candidatures, à quoi ça sert ?

Vous publiez une offre d’emploi, 2 jours après vous avez 50, 100, 500 candidatures à trier. Vous pouvez très bien passer des heures à organiser tout cela, ou optimiser votre gestion des candidatures pour vous simplifier la tâche et gagner du temps. Essayons de voir ce que peut-vous apporter cette gestion dans votre processus de recrutement.
La bonne nouvelle ? Un logiciel de recrutement bien choisi peut transformer ce chaos en un flux maîtrisé, rapide et cohérent. Dans cet article, je vous présente en profondeur la gestion des candidatures, ce qu’est un ATS, comment choisir le bon outil, et pourquoi Softy peut être une solution gagnante. Vous retrouverez des éclairages métier, des exemples concrets, et une vision pragmatique pour passer à l’action.

Qu’est-ce que la gestion des candidatures ? 

La gestion des candidatures regroupe l’ensemble des étapes par lesquelles un candidat passe depuis sa première prise de contact avec l’offre jusqu’à sa sélection ou son rejet.
Cette gestion couvre :

• La réception des CV, lettres de motivation, pièces jointes, profils.
• Le tri et le classement des candidatures selon des critères définis (compétences, expérience, mot-clé, matching).
• Le suivi de l’avancement dans le processus de recrutement (nouveau, présélection, entretien, décision).
• La communication avec le candidat (accusés de réception, relances, remerciements).
• Le stockage et la réutilisation des données, pour construire une CVthèque ou un vivier de talents.

Cette gestion est au cœur du métier RH : mal structurée, elle provoque du stress, des retards, des oublis. Bien orchestrée, elle donne une vue claire des candidats, améliore la marque employeur, et sécurise la conformité (RGPD notamment).

4 bénéfices fondamentaux d’une bonne gestion des candidatures

Pour réviser et enrichir votre version initiale, voici un développement plus approfondi :

Centralisation des candidatures
Dans de nombreuses structures, on disperse les CV entre boîtes mails, plateformes d’emploi, tableurs ou dossiers. Cela fonctionne tant que le volume est faible. Dès que l’entreprise recrute régulièrement, ce système atteint ses limites. Un logiciel dédié permet de regrouper tout au long du parcours candidat les documents, notes, échanges et statuts. Vous gagnez en lisibilité, en traçabilité, en fiabilité.

Sélection plus objective
Dans un quotidien RH chargé, le jugement peut être biaisé par la mise en page, par le prestige d’une école ou d’une entreprise mentionnée. Un outil de recrutement vous donne la possibilité d’uniformiser les candidatures : grilles de notation, critères pondérés, compatibilité (match) avec l’offre. Le tri automatique ou semi-automatique vous aide à éliminer les biais formels pour vous concentrer sur les compétences pertinentes.

Amélioration de l’expérience candidat
Trop d’organisations négligent de répondre aux candidats non retenus. Le silence est mal perçu : il renforce une image d’entreprise peu humaine. Avec les bons outils, un accusé de réception automatique, une relance ou un message personnalisé deviennent simples à mettre en place. Un bon suivi, même minimal, valorise votre image employeur.

Gain de temps et structuration
Automatiser la création de fiches candidat, les relances, les mises à jour de statuts… ce sont des tâches récurrentes qui absorbent des heures chaque semaine. En concentrant ces tâches dans un outil de gestion, vous réduisez les activités à faible valeur ajoutée. Vous libérez du temps pour l’analyse, les entretiens, l’interaction humaine.

Au total, on passe d’un recrutement « artisanal » à un recrutement industrialisé, qualitatif et mesurable.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des candidatures

Un logiciel de gestion des candidatures, souvent nommé ATS (Applicant Tracking System), est une solution digitale destinée aux professionnels du recrutement. Il automatise, sécurise et structure le processus de recrutement de bout en bout. 

Fonctions centrales d’un logiciel ATS

Un bon ATS doit couvrir un socle de fonctionnalités métier. Voici ce qu’on retrouve généralement chez les meilleurs outils du marché :

• Multidiffusion d’annonces : publier simultanément sur plusieurs jobboards, sur votre site carrière, via les réseaux sociaux. 
• Page carrière / site emploi intégré : une vitrine personnalisée pour votre entreprise. 
• Import & parsing de CV : lecture automatique des CV, extraction des données clés (nom, compétences, expériences). 
• Tri, filtrage, scoring et matching : classer les candidatures selon des critères, attribuer des scores de compatibilité avec l’offre. 
• Workflows et automatisations : relances, statuts, envois d’e-mails automatiques, transitions entre étapes. 
• Calendrier / planification d’entretiens : interface pour fixer des rendez-vous, envoyer des invitations aux candidats et aux collaborateurs. 
• Collaboratif & rôle utilisateurs : partage des profils, contributions d’avis, droits d’accès selon les intervenants. 
• Rapports & analytics : tableaux de bord sur les volumes, temps de traitement, performance des annonces, goulots. 
• Conformité RGPD & sécurité des données : gestion des consentements, suppression, historique des accès. 
• Intégrations externes : SIRH, outils RH, plateformes d’évaluation, email marketing.

Valeur ajoutée par rapport à une gestion « manuelle » :

Un ATS ne se contente pas de remplacer Excel ou le mail : il change la façon de travailler. Grâce à la centralisation, la transparence du processus, l’automatisation, et l’analyse des données, vous passez d’un mode « réactionnel » à un mode « piloté ». Vous mesurez vos performances, identifiez les points de blocage, améliorez vos annonces, et ajustez votre processus en continu.

4 points qu’une bonne gestion des candidatures peut vous faire gagner :

Le premier bénéfice est de vous aider à centraliser l’ensemble des CV reçus.

Il n’est pas rare de créer plusieurs adresses mails pour gérer ses recrutements, ou de multidiffuser ses offres sur plusieurs sites d’emploi. Si une boîte mail ou un tableur peut vous sauver pour une vingtaine de candidature, dès que ce seuil est dépassé, une solution plus professionnelle devient indispensable.

La gestion des candidatures va ensuite vous permettre de sélectionner plus objectivement les meilleurs talents. Si je vous pose 50 cv les uns à côté des autres, il est fort possible que des biais d’esthétique ou des références personnelles (une école ou une entreprise que vous avez fréquentée par exemple) se glissent dans votre jugement, alors que si l’on uniformise chaque candidature, vous vous concentrerez plus sur les vraies forces des candidats.
Un logiciel de recrutement comme Softy vous permet de valoriser des critères de sélection pour obtenir un pourcentage de compatibilité entre votre offre et le candidat, vous obtenez ainsi une aide objective.

Le troisième point fondamental dans la gestion des candidatures est de répondre aux candidats. Trop d’entreprises ne se donnent pas la peine d’envoyer un mail aux personnes ayant postulé. Pourtant cette action qui pourrait vous prendre moins d’une minute avec les bons outils est un moyen très simple de donner une image positive et dynamique de votre entreprise.

Enfin le dernier point essentiel d’une bonne gestion est de vous faire gagner du temps. Si jongler entre des tableurs, dossiers, boîtes mails ou sites d’emploi est un travail fastidieux, s’organiser pour concentrer ses efforts au même endroit pourrait vous faire économiser des heures de travail.

Comment choisir son logiciel de gestion des candidatures ? 

Choisir le bon logiciel de recrutement ou ATS est un levier stratégique pour professionnaliser votre gestion des candidatures et fluidifier le travail de vos équipes RH.
L’enjeu n’est pas seulement de trouver un outil qui centralise les CV : il doit aussi répondre à vos besoins opérationnels, accompagner vos collaborateurs et évoluer avec votre entreprise.

Voici les étapes essentielles pour sélectionner la solution la plus adaptée.

Comprendre les besoins des RH

Avant toute chose, il est crucial d’analyser vos besoins métier.
Chaque service RH a ses propres priorités : certaines équipes souhaitent avant tout gagner du temps sur les tâches administratives, d’autres veulent renforcer l’expérience candidat, ou encore améliorer le reporting et le suivi des données.

Posez-vous ces questions :

• Combien de recrutements réalisez-vous chaque année ?
• Quels sont les délais moyens pour pourvoir un poste ?
• Quelles étapes composent votre processus de recrutement (tri, entretien, validation, onboarding) ?
• Quels indicateurs souhaitez-vous suivre : taux de conversion, source des candidatures, temps de traitement ?

Cette analyse préliminaire permet de définir clairement les objectifs à atteindre et d’éviter de choisir un logiciel surdimensionné ou, à l’inverse, trop limité.

Les utilisateurs

Un logiciel de gestion des candidatures est avant tout un outil collaboratif.
Les utilisateurs ne sont pas uniquement les recruteurs : managers opérationnels, membres de la direction, voire certains collaborateurs impliqués dans le recrutement peuvent aussi être amenés à l’utiliser.

Il est donc important d’identifier :

• Qui va consulter et traiter les candidatures ?
• Qui validera les différentes étapes ?
• Qui aura besoin d’accéder aux rapports et aux données ?

La solution choisie doit offrir des profils utilisateurs personnalisables (recruteur, manager, RH, administrateur), chacun disposant d’un accès et de droits adaptés.
Un outil ergonomique et facile à prendre en main favorisera l’adhésion de tous et réduira le temps de formation.

Les fonctionnalités clés

Tous les ATS ne proposent pas les mêmes fonctionnalités.
Certaines sont indispensables pour structurer vos processus de recrutement et optimiser votre temps :

• Multidiffusion des annonces : publier une offre d’emploi sur plusieurs jobboards, réseaux sociaux et sur votre site carrière en un clic.
• Tri et scoring automatique : identifier rapidement les profils pertinents grâce à des filtres et un matching avec le poste.
• Suivi des candidatures en temps réel : visualiser le statut de chaque candidat tout au long du parcours.
• Communication automatisée : envoi d’e-mails personnalisés pour confirmer la réception, proposer un entretien ou refuser un dossier.
• Outils collaboratifs : notes partagées, commentaires d’entretien, votes internes.
• Reporting et statistiques : analyser la performance des annonces et identifier les sources les plus efficaces.
• Conformité RGPD : gestion des consentements et suppression automatisée des données sensibles.

Ces fonctionnalités sont le cœur d’un bon logiciel de recrutement. Il est essentiel de vérifier qu’elles sont incluses dès l’offre de base.

Les besoins spécifiques

Au-delà des fonctionnalités standards, certaines entreprises ont des attentes particulières.
Il peut s’agir de :

• Tests de recrutement ou techniques intégrés
• Entretiens vidéo différés ou en direct
• Onboarding des nouveaux collaborateurs
• Mobilité interne et cooptation
• Intégration avec un SIRH ou des outils d’évaluation externes
• Branding avancé du site carrière et des formulaires de candidature

Un ATS flexible vous permettra d’ajouter ces modules sans devoir changer d’outil lorsque vos besoins évolueront.

Combien d’utilisateurs ?

Le nombre d’utilisateurs est un critère souvent négligé mais déterminant dans le choix d’une solution ATS.
La tarification dépend généralement du volume d’utilisateurs : certaines plateformes incluent un nombre limité de comptes, d’autres facturent chaque nouvel accès.

Déterminez :

• Combien de recruteurs utiliseront l’outil quotidiennement ?
• Combien de managers ou d’intervenants doivent pouvoir accéder aux candidatures et donner leur avis ?
• Avez-vous besoin de comptes temporaires pour des collaborateurs ponctuels ?

Anticiper ce point permet d’éviter des coûts cachés et d’assurer que toute l’équipe puisse travailler efficacement.

Testez l’outil et le découvrir

Avant de signer un contrat, demandez toujours une démonstration personnalisée et, si possible, un essai gratuit.
L’objectif est d’évaluer :

• L’ergonomie et la simplicité d’utilisation
• La facilité de paramétrer des offres et de suivre les candidatures
• La compatibilité avec vos processus existants
• La réactivité du support client

N’hésitez pas à faire participer vos recruteurs et managers lors des tests : leur retour d’expérience est précieux pour valider le choix final.

L’importance du suivi client

Un bon logiciel de recrutement ne se limite pas à ses fonctionnalités : la qualité du suivi client est cruciale pour garantir la réussite du projet.
Un fournisseur fiable doit proposer :

• Un accompagnement à l’implémentation pour paramétrer l’outil selon vos workflows
• Une formation claire pour vos équipes
• Un support technique réactif en cas de problème
• Des mises à jour régulières pour s’adapter aux évolutions légales et technologiques

Un suivi client solide vous fera gagner du temps, améliorera l’adoption interne et garantira la performance à long terme de votre ATS.

Pourquoi choisir Softy comme logiciel de gestion des candidatures ?

Après avoir vu ce que représente la gestion des candidatures et ce qu’est un ATS, examinons pourquoi Softy peut être une solution stratégique pour votre entreprise.

1. Une plateforme tout-en-un, pensée pour le recrutement + onboarding

Softy n’est pas qu’un simple ATS. Il combine :

• La diffusion & gestion des offres d’emploi
• La collecte, le tri et le suivi des candidatures
• Le matching et les critères de sélection
• La collaboration des équipes RH
• L’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding)
• Les analyses et rapports sur vos campagnes

Tout cela dans un même système cohérent. Cela évite les silos entre recrutement et intégration, et simplifie le suivi de carrière et la fidélisation.

2. Des fonctionnalités clés incluses

Softy inclut déjà dans ses offres de base des fonctionnalités souvent facturées en option chez d’autres outils :

• Automatisation des relances et des statuts
• Entretiens vidéo (live ou différé)
• Tests personnalisés
• Gestion de la cooptation
• Mobilité interne
• Branding de l’annonce et du site carrière
• Page carrière intégrée
• Modules de reporting simples et efficaces

Cela permet à votre équipe de gagner du temps, tout en disposant d’un outil puissant et évolutif.

3. Flexibilité et évolutivité

Softy a été conçu pour s’adapter aux entreprises en croissance. Que vous recrutiez quelques postes par an ou des centaines, la plateforme suit votre cadence. Vous pouvez activer ou désactiver des modules, adapter les workflows, personnaliser les étapes, et faire évoluer votre usage avec vos besoins métiers.

4. Une approche humaine & accompagnée

Contrairement à certains outils “catalogue”, Softy mise sur l’accompagnement professionnel. Vous bénéficiez :

• D’un support expert RH
• D’un paramétrage sur-mesure selon vos processus
• D’un accompagnement à l’adoption par vos équipes

Cela réduit les risques de rejet de l’outil dans l’usage quotidien.

5. Conformité, sécurité, données maîtrisées

Softy respecte les normes RGPD. Les données des candidats sont traitées avec transparence (consentements, droit à oubli, suppression). Le système prévoit des contrôles d’accès, une traçabilité des modifications, et des sauvegardes régulières. Vous gardez la maîtrise de vos données, un point souvent négligé chez certains outils.

6. Résultats concrets

De nombreuses entreprises clientes témoignent de gains visibles en :

• Temps de recrutement réduit
• Meilleur taux de rétention en période d’onboarding
• Moins de candidatures perdues ou oubliées
• Image employeur renforcée grâce à des réponses rapides
• Amélioration de la collaboration entre recrutements et managers

En résumé, Softy vous offre une solution concrète, prête à l’usage, avec un équilibre entre puissance, simplicité et accompagnement.

Faq  : Logiciel de gestion des candidatures 

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de recrutement ? 

Les fonctionnalités essentielles incluent : multidiffusion d’offre, page carrière intégré, import & parsing de CV, tri / scoring / matching, workflows automatisés, planification d’entretiens, collaboration interne, rapports & analytics, et conformité RGPD. Ces fonctions constituent le socle minimal attendu d’un bon ATS.

Un logiciel de gestion des candidatures est-il vraiment nécessaire pour une PME ?

Oui, surtout dès que votre volume de candidatures dépasse quelques dizaines par poste. Sans outil, le temps perdu, les oublis et la perte de visibilité deviennent des freins à la croissance et à l’attractivité.

L’outil va-t-il remplacer le recrutement humain ?

Non. Un ATS ne remplace pas le recruteur, il l’assiste. L’outil automatise les tâches laborieuses, mais l’évaluation, l’entretien, la relation humaine restent au cœur de votre métier.

Quel est l’impact du logiciel sur l’expérience candidat ?

Positif lorsqu’il est bien utilisé : formulaires optimisés, relances automatiques, parcours fluide, communication personnalisée. Mais mal configuré, il peut provoquer une déshumanisation, une impression de tri « opaque » (ghosting). D’où l’importance d’un accompagnement humain dans le paramétrage.

Combien coûte un logiciel de gestion des candidatures ?

Les modèles varient : abonnement SaaS mensuel ou annuel, tarification selon nombre de recrutements, modules activés, volume de candidats, nombre d’utilisateurs. Comparez toujours le coût total TCO et les gains potentiels en productivité.