Comment améliorer l’expérience candidat en utilisant un ATS ?

Les entreprises font face à une guerre des talents ou chaque détail est important dans le processus de recrutement, donc l’importance d’améliorer l’expérience candidat lors du recrutement ne peut être sous-estimée. Un processus de candidature fluide et engageant peut non seulement renforcer l’image de l’employeur, mais également réduire le taux de défections des candidats potentiels avant même qu’ils ne commencent leur parcours dans l’entreprise. Pour les responsables RH, recruteurs, et directeurs de la marque employeur, maîtriser l’art de transformer chaque interaction en une expérience positive devient essentiel. Comment alors un outil ATS (Applicant Tracking System) peut-il jouer un rôle clé dans cette amélioration ? Dans cet article, nous explorerons des stratégies concrètes et des exemples pratiques pour optimiser chaque étape du parcours candidat. Découvrez les avantages d’un ATS pour redéfinir l’expérience candidat et propulser votre entreprise en tête des employeurs favoris. 

Qu’est-ce que l’expérience candidat ? 

L’expérience candidat se réfère à l’ensemble des perceptions, émotions et interactions qu’un individu traverse dès qu’il prend connaissance d’une offre d’emploi jusqu’à l’acceptation (ou le refus) d’une proposition d’embauche. C’est une première impression qui n’est pas seulement commerciale, mais aussi humaine et organisationnelle. En effet, chaque point de contact entre un candidat et l’entreprise – que ce soit via le contenu d’une offre d’emploi, un échange téléphonique, ou un entretien en face-à-face – contribue à façonner cette expérience unique. Un processus de recrutement positif et bien géré peut transformer un candidat hésitant en un ambassadeur enthousiaste, même s’il n’est pas retenu. La perception de l’entreprise, sa culture, sa marque employeur, et sa capacité à communiquer de manière transparente et respectueuse jouent un rôle crucial dans l’expérience globale. En résumé, l’expérience candidat est une opportunité pour les entreprises de se démarquer en créant un parcours fluide et mémorable, propice à attirer et retenir les meilleurs talents.

A partir de quelles étapes parles-ton d’expérience candidat ?

L’expérience candidat commence bien avant le dépôt d’une candidature et se poursuit même après l’onboarding. 

1. Découverte de l’offre d’emploi

La première interaction d’un candidat avec une entreprise commence souvent par la découverte d’une offre d’emploi. Cette étape est cruciale car elle pose les bases de l’intérêt du candidat. La clarté, l’attrait des descriptions, et la cohérence avec la culture de l’entreprise captivent l’attention. Une offre bien rédigée, précise sur les responsabilités et attrayante en termes de perspectives, donne une première impression positive qui incite le candidat à aller plus loin.

2. Recherche sur l’entreprise

Avant de postuler, les candidats ont souvent tendance à rechercher des informations sur l’entreprise. Cela inclut la lecture d’avis en ligne, l’exploration du site web de l’entreprise, et la vérification de sa présence sur les réseaux sociaux. Une transparence sur la culture d’entreprise, les valeurs, et les témoignages d’employés actuels ou anciens peut renforcer l’envie du candidat de faire partie de l’équipe, ou au contraire, éveiller des doutes selon les perceptions dégagées.

3. Candidature

Le processus de candidature est une étape clé où la simplicité et l’accessibilité sont essentielles. Un système de candidature en ligne trop complexe peut décourager les candidats potentiels. Garantir une expérience utilisateur fluide, avec des formulaires clairs et peu chronophages, démontre le respect de l’entreprise pour le temps des candidats. Assurez-vous de fournir des instructions claires et des aides tout au long du processus.

4. Communication et suivi

Une fois la candidature soumise, la communication devient un facteur prédominant dans l’expérience candidat. Un suivi régulier et personnalisé, que ce soit pour confirmer la réception de la candidature ou pour informer sur les prochaines étapes, renforce le sérieux de l’entreprise et montre que chaque candidat est pris en considération. Des délais de réponse rapide et la disponibilité des recruteurs pour répondre aux questions sont également très appréciés.

5. Entretien

La phase d’entretien est l’occasion pour l’entreprise de démontrer son professionnalisme et son intérêt sincère pour le candidat. Qu’il s’agisse d’entretiens téléphoniques, vidéo, ou en présentiel, cette étape est décisive. Les recruteurs doivent se montrer accueillants, ponctuels, et préparés, avec un cadre qui favorise l’échange d’informations et encourage le candidat à se montrer sous son meilleur jour. Le but est aussi de vendre l’entreprise et ce qu’elle a à offrir.

6. Processus de décision et retours d’information

Une fois les entretiens terminés, la rapidité et la clarté du processus de décision affectent l’expérience candidat. Le respect des délais annoncés pour prendre une décision et la fourniture de retours constructifs, même si la candidature n’est pas retenue, sont des signes de respect et de professionnalisme. Un feedback détaillé aide les candidats à s’améliorer, et le fait qu’une entreprise prenne le temps de le donner prouve sa valeur et son respect envers chaque postulant.

7. Intégration (Onboarding)

Pour les candidats retenus, l’expérience candidat se poursuit avec leur intégration dans l’entreprise. Un processus d’onboarding bien structuré contribue à faciliter la transition vers l’entreprise et à instaurer un sentiment de bienvenue. Des parcours d’intégration clairs, l’implication des équipes, ainsi que le suivi des managers, aident les nouveaux employés à s’immerger rapidement et efficacement dans leur nouveau rôle, renforçant ainsi une expérience candidat positive et durable.

En optimisant chaque étape de cette chaîne, les entreprises peuvent non seulement attirer mais aussi conserver les talents essentiels à leur succès.

Quels sont les enjeux d’une bonne expérience candidat ?

Dans le monde compétitif du recrutement, une bonne expérience candidat n’est pas seulement un atout, mais une nécessité stratégique. Voici les principaux enjeux qu’elle implique :

Attirer et retenir les talents

Une expérience candidat positive commence bien avant l’entretien. Elle est un aimant puissant pour attirer les meilleurs talents et les convaincre de rester engagés tout au long du processus de recrutement. Les candidats qui vivent une expérience fluide et bienveillante sont plus enclins à accepter une offre d’emploi et à rester dans l’entreprise, réduisant ainsi les coûts associés à la rotation du personnel et au recrutement répétitif.

Amélioration de la marque employeur

L’expérience candidat joue un rôle central dans la perception de la marque employeur. L’accueil réservé aux candidats et la manière dont ils sont traités reflètent directement les valeurs et la culture de l’entreprise. Une expérience positive renforce l’image de l’employeur sur le marché, attirant ainsi des talents de manière continue. Les candidats satisfaits sont susceptibles de partager leur expérience avec leurs réseaux, amplifiant la réputation de l’entreprise comme lieu de travail attractif.

Augmentation du volume de candidatures

Une réputation positive se répand rapidement et peut se traduire par un afflux accru de candidatures. Lorsque les candidats savent que l’entreprise traite ses postulants avec respect et agilité, ils sont plus nombreux à s’engager dans le processus de candidature. Cela offre aux recruteurs une plus grande diversité de profils et augmente les chances de trouver le candidat idéal pour chaque poste vacant.

Réduction du taux de désistement

Les retards, le manque de communication, et des processus complexes sont souvent à l’origine des désistements de candidats. En optimisant l’expérience candidat, ces obstacles peuvent être levés, rendant le parcours du candidat moins frustrant et réduisant le risque de perte de talents en cours de route. Une expérience soignée et réactive fidélise les candidats, même lorsque le processus est long.

Transformation des candidats en ambassadeurs de la marque

Même lorsqu’ils ne sont pas retenus, les candidats qui ont vécu une expérience positive peuvent devenir de véritables ambassadeurs de la marque. Ils peuvent partager leur expérience positive avec leur entourage, laisser de bons avis en ligne, et potentiellement postuler à nouveau à l’avenir. Cela amplifie l’attrait de l’entreprise et peut attirer de futurs talents de qualité.

Ainsi, optimiser l’expérience candidat est bien plus qu’une simple formalité : c’est un investissement qui accorde un avantage concurrentiel à l’entreprise dans le domaine du recrutement et contribue à une stratégie RH réussie et durable.

Les leviers pour améliorer l’expérience candidat 

Ils existent différents leviers pour booster l’expérience de vos candidats lors du recrutement. L’ensemble de ces conseils sont à utiliser dans votre processus de recrutement car ils permettent aussi d’améliorer l’ensemble de votre processus. 

Simplifier votre processus de candidature

Un processus de candidature complexe peut rapidement décourager les candidats. Pour éviter cela, simplifiez chaque étape en rationalisant les formulaires, en réduisant le nombre de champs requis et en permettant l’intégration de profils LinkedIn ou l’importation de CV. Un système intuitif, facile à naviguer, permettra aux candidats de postuler sans frustration, encourageant davantage de personnes à soumettre leur candidature et augmentant ainsi la diversité des talents disponibles.

Mieux gérer votre communication auprès de vos candidats

Une communication efficace et proactive est essentielle pour garder les candidats engagés. Mettre en place des messages automatisés pour accuser réception des candidatures, informer des étapes suivantes, ou désigner des points de contact spécifiques rend le processus plus transparent. Cela réduit l’anxiété des candidats et démontre l’engagement de l’entreprise à rendre le parcours plus prévisible et respectueux du temps de chacun.

Renforcer votre marque employeur

Une marque employeur forte attire naturellement les talents. Travaillez sur votre présence en ligne et votre récit d’entreprise en mettant l’accent sur vos valeurs, votre culture, et les témoignages de vos collaborateurs. Utilisez les réseaux sociaux et d’autres plateformes pertinentes pour partager des contenus authentiques, tels que des portraits d’employés, des réussites de projets et des avantages du lieu de travail. Cela renforce l’attrait de l’organisation et donne aux candidats une image claire de ce à quoi ils peuvent s’attendre.

Personnaliser vos entretiens

Pour laisser une marque positive, adaptez vos entretiens à chaque candidat. Prenez le temps de revoir leurs CV et profils avant les rencontres pour aborder des sujets pertinents et spécifiques à leur parcours. En posant des questions personnalisées et en offrant un ressenti authentique de votre entreprise, vous pourrez mieux évaluer leur adéquation tout en rendant l’expérience plus engageante.

Faire le suivi et le retour de chaque candidature

Chaque candidat investit du temps et des efforts dans le processus de candidature, ce qui mérite une reconnaissance. Assurez un suivi rigoureux et offrez des retours d’information constructifs, même en cas de refus. Cela montre du respect et un souci de l’amélioration continue, tout en laissant aux candidats une impression positive et l’envie de postuler à nouveau à l’avenir.

Donner la parole aux candidats et aux collaborateurs

Encouragez les candidats et les employés à exprimer leurs opinions sur le processus de recrutement et le lieu de travail via des enquêtes régulières ou des plateformes de feedback. Écouter activement ces points de vue et apporter des ajustements en fonction des suggestions permet non seulement d’améliorer l’expérience globalement, mais aussi de motiver les employés et de renforcer la cohésion interne.

Un accès complet à toute l’information

Pour garantir la transparence, fournissez aux candidats un accès facile à toutes les informations pertinentes, telles que les politiques de l’entreprise, les descriptions de poste détaillées, les étapes du processus de recrutement, et les attentes concernant le rôle. Cela leur permet de mieux comprendre l’environnement professionnel et de faire des choix éclairés quant à leur candidature et leur engagement envers l’entreprise.

Intégrez vos candidats (Onboarding)

L’expérience candidat s’étend au-delà de l’acceptation d’une offre, lorsqu’un nouveau collègue rejoint l’équipe. Créez un programme d’intégration structuré qui inclut des sessions d’accueil, des formations, et l’accompagnement par un mentor. Faciliter la transition et l’intégration dans le nouvel environnement renforce le sentiment d’appartenance et de valorisation chez les nouveaux employés, impactant durablement leur engagement et leur performance au sein de l’entreprise.

Comment l’ATS peut-il améliorer l’expérience candidat ? 

Un système de suivi des candidatures (ATS) est bien plus qu’un simple outil de gestion pour les recruteurs ; il est une clé de voûte pour améliorer drastiquement l’expérience candidat.

Mais quelle est le fonctionnement d’un ATS ? En automatisant de nombreuses tâches chronophages, un ATS permet aux recruteurs de se concentrer davantage sur l’humain plutôt que sur l’administratif. Par exemple, un ATS peut simplifier le processus de candidature en intégrant des formulaires conviviaux qui capturent toutes les informations nécessaires sans encombrement excessif. Cela rend l’approche plus fluide et empêche les candidats de se décourager face à des procédures trop complexes.

De plus, l’ATS est essentiel pour réguler et humaniser la communication avec les candidats. Grâce à des fonctionnalités comme les notifications automatiques et les rappels personnalisés, il assure une communication régulière et en temps voulu avec chaque postulant, évitant ainsi le sentiment de négligence ou d’incertitude qui ternit souvent l’expérience globale. Un ATS bien configuré peut également fournir aux candidats un portail dédié où ils peuvent vérifier le statut de leur candidature à tout moment. Cette transparence, associée à des mises à jour régulières sur les étapes suivantes du processus et des retours personnalisés, contribue à bâtir une relation de confiance et à rendre le parcours du candidat aussi engageant que possible. En fin de compte, en gérant efficacement le flux de travail, l’ATS libère du temps pour offrir une expérience plus enrichissante et personnelle, faisant de chaque interaction une opportunité de renforcer la marque employeur. 

L’ATS possède d’autres avantages pour les recruteurs notamment pour réduire les délais de recrutement. 

FAQ : l’expérience candidat 

Les erreurs pouvant détoriorer votre expérience candidat 

Malgré les meilleures intentions, certaines erreurs dans le processus de recrutement peuvent nuire considérablement à l’expérience candidat. Identifier et corriger ces erreurs est essentiel pour garantir que chaque candidat se sente respecté et valorisé. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes et impactantes :

1. Processus de candidature compliqué

Un processus trop long ou complexe peut décourager même les candidats les plus motivés. Des formulaires interminables, des étapes redondantes, ou des demandes d’informations inutiles peuvent rapidement épuiser la patience des postulants. Assurez-vous que le parcours de candidature soit intuitif et économe en temps pour offrir une première expérience positive.

2. Communication insuffisante ou tardive

Ne pas communiquer suffisamment ou laisser les candidats sans nouvelles peut créer de la frustration et un sentiment d’incertitude. Le manque de clarté sur le statut de leur candidature et un délai prolongé de retour suite à un entretien sont des facteurs de stress. Adoptez des pratiques de communication régulières et transparents pour maintenir l’engagement du candidat.

3. Absence de retour constructif

Les candidats consacrent du temps et des efforts dans le processus de recrutement ; ne pas leur fournir des retours constructifs, en particulier après un entretien, est une opportunité manquée. Des retours impersonnels ou l’absence totale de feedback peuvent laisser une impression négative. Offrir un retour d’expérience utile montre un respect pour le candidat et l’encourage dans son développement professionnel.

4. Entrevues impersonnelles et mal préparées

Les entretiens qui semblent expéditifs, impersonnels, ou mal préparés peuvent donner aux candidats l’impression qu’ils ne sont qu’un numéro parmi d’autres. Ne pas personnaliser l’échange et démontrer un manque d’interaction authentique peut nuire à l’image de l’entreprise. Assurez-vous que chaque entretien soit bien préparé, engageant, et respectueux du temps et des attentes des candidats.

5. Manque de transparence sur le poste ou la culture d’entreprise

Les attentes non alignées dues à un manque de transparence sur le rôle proposé ou la culture d’entreprise peuvent conduire à des frustrations post-recrutement. Fournir des descriptions de poste claires et un aperçu honnête de la culture et des valeurs de l’entreprise sont cruciaux dès les étapes initiales du processus.

6. Processus d’intégration négligé

Un onboarding mal exécuté peut annuler tout le travail positif fait au cours du processus de recrutement. Si le premier jour et les premières semaines sont désorganisés, cela peut entraîner une désillusion rapide. Investir dans un programme d’intégration structuré et accueillant rassure les nouveaux venus et forge un engagement durable.

En évitant ces erreurs et en prêtant attention à chacun des points de contact avec le candidat, les entreprises peuvent considérablement améliorer leur expérience candidat, favorisant ainsi des perceptions positives et consolidant leur réputation en tant qu’employeur de choix.