Comment bien réussir le processus d’onboarding d’un collaborateur ? 

L’onboarding d’un collaborateur est une étape cruciale dans le cycle de vie d’un employé au sein de l’entreprise. Pourtant, trop souvent, il est négligé ou mal structuré, ce qui peut avoir des conséquences sur l’intégration, la productivité et la rétention des nouveaux talents. Un processus d’onboarding bien conçu permet non seulement d’accueillir un nouvel arrivant dans les meilleures conditions, mais aussi de l’accompagner pour qu’il s’adapte rapidement à la culture d’entreprise, comprenne ses missions et crée des relations constructives avec ses collègues.

Pourtant, intégrer efficacement un nouveau collaborateur ne se limite pas au jour de son arrivée. L’onboarding doit commencer bien avant, dès la signature du contrat, et se poursuivre au-delà des premières semaines. Une approche progressive et structurée est essentielle pour garantir le succès de cette étape.

Qu’est-ce qu’un processus de onboarding ? 

Le processus d’onboarding, ou intégration des nouveaux collaborateurs, est une démarche structurée qui vise à accueillir et à intégrer un salarié dans son nouvel environnement professionnel. Il commence souvent dès la signature du contrat de travail (phase appelée « préboarding ») et peut se poursuivre plusieurs mois après la prise de poste, en fonction des besoins. Ce processus a pour objectif de familiariser le collaborateur avec la culture de l’entreprise, ses valeurs, ses outils de travail et ses équipes, afin qu’il puisse s’adapter rapidement et efficacement.

L’onboarding se distingue des simples formalités administratives. Il inclut des éléments comme la formation aux outils internes, la découverte des missions et des processus, ainsi que l’encadrement par un mentor ou un manager pour assurer une montée en compétences progressive. En misant sur un onboarding structuré, une entreprise favorise l’engagement de ses collaborateurs dès leur arrivée, ce qui a un impact direct sur la productivité et la rétention du personnel

Quelles sont les avantages d’avoir un bon processus de onboarding dans son entreprise ? 

Un onboarding bien conçu présente de nombreux avantages pour l’entreprise et le salarié.

Tout d’abord, il favorise la rétention des talents : un nouveau collaborateur qui se sent soutenu et valorisé dès son arrivée a plus de chances de rester dans l’entreprise sur le long terme. Selon certaines études, un onboarding réussi augmente les chances qu’un salarié reste en poste de 82 %​.

De plus, un bon onboarding réduit le temps nécessaire pour que le collaborateur atteigne sa pleine productivité. En ayant accès à une formation claire et des outils adaptés dès le départ, l’employé peut rapidement prendre ses marques et commencer à contribuer activement aux objectifs de l’entreprise. Cela permet également de diminuer les erreurs ou les malentendus liés à un manque d’informations.

Enfin, un processus d’intégration structuré renforce la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance. Les nouveaux collaborateurs sont plus à l’aise lorsqu’ils comprennent leur rôle au sein de l’organisation et connaissent leurs collègues. Cela crée un climat de confiance et de collaboration bénéfique à toute l’entreprise. 

Pour mettre en place le processus d’onboarding d’un collaborateur, beaucoup de RH font confiance à des outils de recrutement qui inclue très souvent un logiciel de onboarding.

Les étapes à suivre pour réussir l’onboarding d’un collaborateur ? 

Un onboarding efficace repose sur une série d’étapes bien définies, permettant de garantir une intégration fluide et positive. Chaque phase doit être soigneusement planifiée et personnalisée en fonction du poste et de la culture de l’entreprise. Voici les étapes essentielles pour réussir un onboarding :

1. Préboarding : Créer un lien avant l’arrivée du collaborateur

L’onboarding commence bien avant le premier jour. Dès la signature du contrat, il est important de maintenir le lien avec le futur collaborateur. Chez Softy, nous mettons en avant le fait que le onboarding commence dès les étapes de recrutements du candidat. Le fait de mettre au centre du processus de recrutement le candidat, permet de lui donner la meilleur vision de votre entreprise. Certaines bonnes pratiques doivent être mise en place pour votre nouvelle recrue. Envoyez-lui un email de bienvenue incluant des informations pratiques comme l’heure de son arrivée, la tenue recommandée, les documents à fournir et un aperçu de ce qui l’attend pour sa première journée. Offrir un welcome pack à l’avance, contenant des goodies de l’entreprise ou des informations clés, peut renforcer l’engagement et créer un sentiment d’appartenance avant même qu’il ne commence​. 

2. Jour J : Un accueil personnalisé et soigné

Le premier jour dans l’entreprise est crucial. Il doit être organisé de manière à réduire l’anxiété du nouveau collaborateur et à le rendre immédiatement à l’aise. Prévoyez un accueil en personne par le manager, une visite des locaux pour lui présenter les différentes équipes et les lieux importants (salle de pause, cafétéria, etc.), et une présentation aux collègues. Un déjeuner d’équipe informel est un excellent moyen de briser la glace dans une ambiance détendue​. Le petit conseil de la team softy : Le petit dejeuner onboarding ! Préparez un petit moment avec tous le service afin de briser la glace autour d’un croissant et d’un café ! 

Assurez-vous que son espace de travail est prêt avec tout le matériel nécessaire (ordinateur, téléphone, accès aux logiciels). Cette organisation logistique en amont évite toute frustration et permet au collaborateur de se concentrer sur l’essentiel dès son premier jour​. 

3. Formation initiale et immersion dans les missions

Une fois que le collaborateur a pris ses repères, il est temps de le plonger dans son rôle. Planifiez des sessions de formation pour l’initier aux outils, processus et logiciels qu’il devra utiliser au quotidien. Cette formation doit être progressive et ajustée à son rythme, en commençant par des tâches simples pour lui permettre d’acquérir des compétences à son propre rythme​. Vous pouvez également lui faire faire le tour des postes afin de mieux découvrir ses collaborateurs. 

En parallèle, définissez clairement les objectifs à court terme afin que le collaborateur sache ce qui est attendu de lui durant les premières semaines. Cela l’aidera à se focaliser sur des priorités bien définies et évitera toute confusion​.

4. Suivi régulier et feedback

L’intégration d’un collaborateur ne s’arrête pas après la première semaine. Le suivi doit être régulier, avec des points hebdomadaires ou bi-hebdomadaires pour faire le bilan de sa progression, répondre à ses questions et ajuster ses objectifs si nécessaire. Ces moments permettent de s’assurer que le nouveau venu se sent bien dans son poste et qu’il n’a pas de difficultés non résolues​

De plus, organisez des sessions de feedback où le manager et le collaborateur peuvent échanger sur les performances initiales et les aspects à améliorer. Cela permet une montée en compétences continue et renforce la relation de confiance​. 

Vous pouvez planifier notamment des entretiens post-recrutement quelques semaines après le onboarding d’un collaborateur. Vous pourrez notamment avoir ses retours sur ce qu’il a apprécié dans son intégration et ce qu’il a peut-être moins aimé. 

5. Encadrement par un mentor ou un parrain

Attribuer un mentor ou un parrain au nouveau collaborateur est une excellente pratique pour faciliter son intégration. Ce référent, qui peut faire partie de l’équipe ou non, a pour rôle de répondre aux questions informelles et de guider le salarié dans ses premiers pas. Le mentorage favorise la création de liens avec le reste de l’équipe, aide à transmettre la culture d’entreprise et accélère l’apprentissage​

6. L’évaluation à la fin de la période d’essai

Lorsque la période d’essai touche à sa fin, il est temps d’organiser une évaluation complète. Cette réunion permet de faire un bilan sur les objectifs atteints, les compétences acquises et les éventuels ajustements à apporter. Cette étape est aussi l’occasion de discuter des perspectives à moyen terme et de l’évolution du poste​.

Comment réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur le jour J ?

Le premier jour est une étape décisive dans le processus d’onboarding. Pour bien l’aborder, il est essentiel de structurer la journée autour de quelques piliers importants :

Accueil chaleureux pour la nouvelle recrue : Assurez-vous que le nouvel employé se sente attendu. Un accueil en personne par le manager et l’équipe RH, accompagné d’une présentation des membres de l’équipe, est une première étape essentielle. Vous pouvez aussi organiser un déjeuner avec les collègues pour favoriser des échanges informels​. 
Présentation des locaux et du poste : Une visite des bureaux, suivie d’une explication des outils de travail, permet au salarié de prendre ses repères rapidement. Il est essentiel que tout soit prêt : ordinateur configuré, accès aux logiciels, badges, etc.​
Rencontre avec le manager : Le manager doit détailler les attentes liées au poste et les objectifs à court terme. Cela permet au collaborateur de mieux comprendre ses priorités et de se projeter dans ses nouvelles fonctions​. 

L’expérience collaborateur doit être au centre du processus de onboarding pour bien intégrer le salarié et commencer le processus de rétention des talents dans votre entreprise. 

Les erreurs à éviter !

L’onboarding est important pour garantir une bonne intégration des collaborateurs dans l’entreprise, mais plusieurs erreurs peuvent compromettre son efficacité. Voici les principales à éviter :

Manque de préparation : L’une des erreurs les plus courantes est de ne pas préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur. S’il manque du matériel, ou si l’équipe ne sait pas qu’il arrive, cela peut donner l’impression d’un accueil bâclé et affecter sa motivation.

Ignorer le préboarding : Ne pas maintenir le lien avec le nouveau collaborateur entre la signature du contrat et son premier jour est un faux pas. Cette période est cruciale pour nourrir son engagement et lui donner une vision claire de ce qui l’attend.

Surinformation ou sous-information : Trop d’informations dès le premier jour peut submerger le collaborateur, tandis qu’un manque d’explications peut le laisser dans le flou. Il est essentiel d’équilibrer la quantité d’informations pour éviter toute frustration.

Absence de suivi : Penser que l’onboarding se termine après quelques jours est une erreur. Sans suivi régulier et feedbacks, le collaborateur peut se sentir isolé ou manquer d’orientation, augmentant le risque de désengagement ou même de départ prématuré.

Ignorer la culture d’entreprise : Ne pas expliquer les valeurs et la culture de l’entreprise est une erreur qui peut entraîner un manque de cohésion avec le reste de l’équipe. L’intégration doit aussi être culturelle, pour que le collaborateur adhère pleinement à l’organisation. La culture d’entreprise fait partie intégrante des rouages de la marque employeur.

Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement pour gérer l’onboarding d’un collaborateur ?

L’avantage de digitaliser son processus de onboarding avec un ATS va résider dans la possibilité d’avoir toute votre campagne d’entretien sur un seul et même outil. Depuis votre logiciel de recrutement, vous pourrez gérer l’ensemble du processus de recrutement allant de la diffusion d’une offre sur un jobboard, en passant par le traitement des candidatures, pour finir sur l’intégration du collaborateur.

Le logiciel Softy vous propose un module de onboarding complet permettant de créez vos propres processus d’intégration et digitaliser tous les documents importants de votre collaborateur.

Softy vous permet également de planifier des entretiens pour l’intégration de votre collaborateur comme l’entretien de fin de période d’essai ou encore le rendez-vous d’étonnement.

FAQ : Comment réussir l’onboarding d’un collaborateur ?

La checklist pour bien intégrer votre collaborateur 

Voici une checklist pour garantir une intégration réussie de votre collaborateur après son recrutement :

• Avant l’arrivée :
  • Envoyer un email de bienvenue avec des informations pratiques (date, heure, lieu, etc.).
  • Préparer le matériel nécessaire (ordinateur, téléphone, logiciels).
  • Informer l’équipe de son arrivée et prévoir une présentation.
• Le jour J :
  • Accueillir personnellement le collaborateur à son arrivée.
  • Lui faire visiter les locaux et le présenter à ses collègues.
  • Organiser un déjeuner de bienvenue avec l’équipe.
• Durant les premières semaines :
  • Planifier des sessions de formation sur les outils et procédures.
  • Organiser des points réguliers avec le manager pour évaluer la progression.
  • Proposer un mentor pour faciliter l’intégration.
• Au terme de la période d’essai :
  • Réaliser une évaluation des premiers mois.
  • Recueillir les feedbacks du collaborateur sur son intégration.
  • Ajuster si nécessaire le plan d’intégration pour les futurs arrivants.

Quels sont les 4 C du onboarding ?

Les 4 C du processus d’onboarding sont les piliers qui structurent une intégration réussie :

Conformité : Cela inclut toutes les démarches administratives, juridiques et légales liées à l’intégration du collaborateur, comme la signature du contrat, l’inscription à la mutuelle, et l’accès aux ressources internes (matériel, logiciels, etc.).

Clarification : Il s’agit d’expliquer clairement les attentes concernant le poste. Cela inclut les responsabilités, les objectifs à court et long terme, ainsi que les procédures internes à suivre pour accomplir efficacement ses missions.

Culture : Le nouveau collaborateur doit comprendre les valeurs et la culture d’entreprise. La culture inclut non seulement la manière dont l’entreprise fonctionne, mais aussi ses rituels, son histoire, ses valeurs et son éthique de travail. Cela permet au salarié de s’aligner plus rapidement avec l’équipe.

Connexion : Favoriser la création de liens avec les collègues, managers et autres services de l’entreprise. Cela peut inclure des moments de rencontre informels comme des déjeuners d’équipe ou des séances de networking, pour aider le collaborateur à se sentir intégré dans son nouvel environnement.

Ces 4 C permettent de couvrir les aspects essentiels de l’intégration, tant au niveau des procédures que de l’aspect humain, garantissant une intégration complète et réussie.