Aujourd’hui, choisir un logiciel de recrutement constitue un véritable parcours du combattant. Il existe de plus en plus d’acteurs sur le marché, chacun proposant ses propres spécificités.
Un ATS performant dépend principalement des fonctionnalités clés dont vous avez besoin. D’une entreprise à l’autre, les processus diffèrent : certains favoriseront la multidiffusion d’annonces quand d’autres préfèreront se concentrer sur une analyse poussée des candidatures. Pour s’y retrouver, il est important de lister les forces et faiblesses de votre processus de recrutement actuel. Par la suite, il faudra faire ressortir les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement / ATS ?
Un logiciel de recrutement est un outil permettant de gérer le processus de recrutement de A à Z, de la création d’une offre d’emploi jusqu’à l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise. Les logiciels permettant de gérer plus de fonctions RH comme la paye, les congés, etc… sont appelés SIRH.
En faisant vos recherches sur internet, vous avez sans doute croisé plusieurs appellations comme ATS (acronyme de Applicant Tracking System), outil de recrutement, logiciel de gestion des candidatures ou encore solution de recrutement. Tous ces noms font référence à une seule et même catégorie de logiciel.
A quoi va-t-il servir ?
Les fonctionnalités sont nombreuses et ne cessent d’augmenter au fil des années. Que ce soit pour innover (l’IA, de meilleurs ordinateurs, la fibre optique, etc…) ou pour respecter des contraintes (RGPD), les logiciels de recrutement sont obligés de suivre ces évolutions pour répondre efficacement aux besoins des recruteurs, de plus en plus exigeants et pressés.
💪 Centralisation des candidatures
Lorsqu’il s’agit de gérer les candidatures reçues, cela peut devenir un véritable défi sans l’aide d’un outil de recrutement approprié. Les offres d’emploi sont souvent diffusées sur plusieurs plateformes telles qu’Indeed, Pôle Emploi, Apec ou encore LinkedIn. Chacun de ces jobboards va vous proposer son système de gestion des candidatures.
C’est là qu’entre en jeu le logiciel de recrutement : Il va centraliser au sein de son interface, toutes les candidatures, et ce, quelque soit la provenance.
Grâce à cette centralisation des candidatures, le logiciel de recrutement offre plusieurs avantages aux recruteurs. Tout d’abord, il permet de gagner du temps en évitant la nécessité de se connecter à différentes plateformes pour consulter les candidatures. Ensuite, il facilite la gestion des candidatures en offrant une vue d’ensemble de tous les profils. Cela donne la possibilité de trier, filtrer et rechercher en fonction de différents critères. Enfin, il permet de collaborer plus facilement avec les différents membres de l’équipe de recrutement en leur donnant accès aux candidatures et en leur permettant de laisser des commentaires.
🌟 Valoriser sa marque employeur
Certains ATS intègrent des fonctionnalités de marketing RH pour aider les recruteurs à promouvoir leur marque employeur auprès des candidats potentiels. Ces fonctionnalités permettent de créer des pages carrières personnalisées pour l’entreprise, avec des informations sur la culture d’entreprise, les avantages sociaux, les témoignages de collaborateurs, etc.
Ensuite, les logiciels de recrutement peuvent aider à améliorer l’expérience candidat en offrant une interface utilisateur conviviale et en facilitant la communication avec les candidats tout au long du processus de recrutement. Les candidats ont ainsi une expérience positive de l’entreprise, ce qui contribue à renforcer la marque employeur de l’entreprise.
Ils peuvent également permettre aux recruteurs de suivre et d’analyser les données relatives à leur process, telles que le taux de conversion des candidats, le temps moyen de recrutement, etc. Ces données permettent de mesurer l’efficacité de la stratégie mise en place, et d’identifier les domaines d’amélioration. Ce qui peut contribuer à renforcer la marque employeur en montrant l’engagement de l’entreprise à améliorer son processus de recrutement.
Les logiciels de recrutement peuvent aider à valoriser la marque employeur en offrant des fonctionnalités de marketing de recrutement, en améliorant l’expérience candidat et en permettant de suivre et d’analyser les données relatives au processus de recrutement.
👀 Une vision globale des recrutements
Lorsque l’on est responsable de recrutement ou DRH, il est essentiel de disposer d’une vision globale des actions qui sont réalisées pour pouvoir les gérer efficacement. Les logiciels ATS offrent plusieurs fonctionnalités qui facilitent cette tâche.
Les ATS permettent de suivre l’avancement des projets de recrutement en temps réel. Les recruteurs peuvent voir où se situent les candidats dans le processus de recrutement et suivre les prochaines étapes à effectuer. Cela permet de mieux planifier les entretiens et de réduire le temps de recrutement global.
De plus, ils offrent des fonctionnalités de reporting et de statistiques. Ces outils permettent de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le nombre de candidatures reçues, le taux de conversion des candidats, le temps de recrutement moyen, le coût par embauche, etc. Ces données permettent aux recruteurs de prendre des décisions éclairées pour optimiser leur processus de recrutement.
Les logiciels de recrutement peuvent également fournir des informations détaillées sur chaque candidat, comme leur source de candidature, leur profil et leur expérience professionnelle. Cela peut aider les recruteurs à identifier les sources les plus efficaces pour attirer des candidats qualifiés.
Enfin, les logiciels ATS peuvent aider à gérer le budget alloué au recrutement. Les recruteurs peuvent suivre les dépenses liées à chaque poste à pourvoir et optimiser leur budget en fonction des résultats obtenus.
En somme, les logiciels ATS offrent des fonctionnalités de suivi, de reporting et de statistiques qui permettent aux recruteurs et aux DRH de mieux gérer leur processus de recrutement en temps réel, de suivre les KPI importants, d’optimiser leur budget et de prendre des décisions éclairées pour améliorer leur stratégie de recrutement.
⏱️ Gain de temps
Le recrutement est une tâche qui peut s’avérer très chronophage. Il implique de nombreuses tâches administratives qui peuvent être fastidieuses et consommer beaucoup de temps. Le processus de recrutement commence par la création d’une offre d’emploi détaillée, qui doit être diffusée sur les canaux les plus appropriés. Les recruteurs doivent ensuite gérer les candidatures reçues et trier les CVs en fonction des critères pertinents. Cette étape peut être très longue et fastidieuse, surtout si l’offre a généré un grand nombre de candidatures.
Heureusement, les logiciels de recrutement peuvent automatiser la plupart de ces tâches fastidieuses, permettant aux recruteurs de se concentrer sur les tâches les plus importantes : l’analyse des profils et la réalisation des entretiens. Les logiciels ATS automatisent la diffusion de l’offre sur les canaux les plus pertinents et permettent de trier les candidatures en fonction des critères les plus importants. Ils envoient également des emails de suivi aux candidats et permettent de programmer facilement des entretiens.
En somme, les logiciels ATS permettent de gagner un temps précieux dans le processus de recrutement en automatisant les tâches fastidieuses et répétitives. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur les tâches les plus importantes et améliorer leur efficacité globale.
💰 Réduire les coûts
Investir dans un logiciel de recrutement peut avoir des avantages économiques indéniables. Tout d’abord, en automatisant de nombreuses tâches chronophages, le temps des recruteurs est libéré pour des activités à plus forte valeur ajoutée telles que la sélection des profils et la réalisation des entretiens. Cela se traduit par une meilleure productivité.
De plus, les ATS permettent aux recruteurs de mieux cibler leurs offres d’emploi, et d’optimiser leur diffusion sur les meilleurs jobboards. Certains ATS proposent même des accords tarifaires avec ces plateformes. Cela permet ainsi de réaliser des économies importantes sur les coûts de diffusion.
Enfin, les outils intégrés dans les ATS, comme les tests de compétences ou les questionnaires de personnalité, permettent de mieux évaluer les candidats et de réduire le risque d’échec à l’embauche. Cela peut représenter une économie considérable. Le coût d’un recrutement raté peut être jusqu’à deux fois plus élevé que celui d’un recrutement réussi.
Investir dans un logiciel de recrutement peut aider les entreprises à économiser de l’argent tout en améliorant la qualité de leurs recrutements.
🔒 Se mettre en conformité RGPD
Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est une réglementation très stricte en matière de protection des données personnelles des citoyens européens. En tant que recruteur, vous êtes responsable de la gestion des données personnelles des candidats. Notamment, les CV et les informations personnelles qu’ils fournissent. Il est donc primordial de respecter le RGPD pour éviter toute sanction ou amende.
Les logiciels de recrutement sont conçus pour respecter les exigences du RGPD en matière de protection des données personnelles. Un bon ATS permet aux candidats de maitriser leurs données en ayant la possibilité de modifier/supprimer leurs informations. Ils peuvent aussi effectuer une relance automatique au bout de la période légale de conservation (2 ans dans le cas d’une candidature et 4 ans pour un candidat recruté).
L’ATS joue également un rôle important dans la protection des données personnelles des candidats. Ils garantissent que toutes les données sont stockées et gérées de manière sécurisée et confidentielle, conformément aux exigences du RGPD.
Comment choisir son logiciel de recrutement ?
Maintenant que l’on a défini ce qu’était un logiciel de recrutement et ses bénéfices, il est temps de choisir le bon outil. C’est-à-dire, celui répondant à vos besoins et problématiques de recrutement. Pour se faire, il suffit de suivre quelques étapes.
Analyser et comprendre son besoin
Chaque entreprise a des besoins différents dépendant du nombre de recrutements ou d’utilisateurs, du processus de recrutement ou des critères de sélection. Pour bien identifier vos besoins et cibler vos attentes, vous pouvez utiliser la méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?).
| Questions à se poser | Exemples | |
|---|---|---|
| Qui ? | – Qui utilisera le logiciel ? – Qui sont mes candidats ? | Managers, RH, Consultants Métiers recherchés, aisance avec l’informatique, génération X Y ou Z |
| Quoi ? | – Quelles fonctionnalités ? | Multidiffusion, gestion des candidatures, tests de recrutement… |
| Où ? | – Comment me connecter ? – Accessibilité ? | Outil accessible en ligne, logiciel téléchargé sur le pc… |
| Quand ? | – A quelle fréquence l’outil est utilisé ? – A quelle étape du recrutement le logiciel intervient ? | Toutes les heures, une fois par jour, une fois par semaine Du début à la fin du recrutement, lors de publication de l’offre, à la réception des candidatures… |
| Comment ? | – Comment sont sélectionnés les candidats ? – Qu’est-ce que j’analyse ? | Personnalité, softskills, hardskills, expériences, diplômes… Recrutements, collaborateurs, candidatures… |
| Combien ? | – Combien de recrutements ? – Combien d’utilisateurs ? – Combien de candidats par offre ? | 10 par mois, 200 par an 5, 10, 200, … Une dizaine, une cinquantaine, plus d’une centaine… |
| Pourquoi ? | – Pourquoi un outil de recrutement peut-être bénéfique ? | Gagner du temps, simplifier le processus de recrutement, vision globale du processus… |
Cette méthode à l’avantage de balayer rapidement l’ensemble des problématiques que vous rencontrez. Vous pourrez ainsi cibler votre besoin en quelques minutes.
3 questions indispensables vous permettent de clairement identifier vos besoins en terme de logiciels de recrutement et de fonctionnalités : qui utilisera le logiciel ? Quelles fonctionnalités sont nécessaires ? Combien d’utilisateurs utiliseront l’outil ?
Qui utilisera le logiciel ?
A qui est destiné le logiciel ? Un manager aura une utilisation bien différente d’un directeur, d’un DRH ou d’un recruteur en agence intérim. Vous devez identifier les besoins de chacun des acteurs amenés à utiliser l’outil. Par exemple, un manager souhaitera gérer les recrutements correspondant à son périmètre d’action (sa boutique, son équipe…). À l’inverse, un DRH quant à lui souhaitera avoir une vision globale du processus de recrutement et des actions que réalisent chaque collaborateur.
Savoir qui utilise le logiciel permet également de déterminer quelles fonctionnalités doit présenter le logiciel de recrutement qui vous correspond. Par exemple dans la fonction publique, le N+1 souhaite parfois réaliser une validation avant de publier une offre d’emploi. Le bon logiciel de recrutement devra alors proposer un système de workflow de validation.
Quelles fonctionnalités ?
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Aujourd’hui, il en existe des dizaines et la liste de ne cesse de s’allonger. Savoir ce que vous recherchez permettra de gagner du temps lors de vos recherches en ciblant les logiciels proposant les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Voici quelques exemples des fonctionnalités recherchées par nos clients :
- Gestion des candidatures
- Multidiffusion d’offres d’emploi
- Tests de recrutement
- Emails groupés
- Entretien vidéo différé ou visioconférence
- Mobilité interne et cooptation
- Onboarding
- etc…
Combien d’utilisateurs ?
Combien de personnes seront amenées à utiliser le logiciel ? C’est une question importante car la gestion est différente entre une équipe de 5 utilisateurs réunis dans un bureau et 250 utilisateurs répartis entre 10 filiales à travers un pays.
Il est important que l’outil de recrutement permette à chaque collaborateur de recruter dans de bonnes conditions. Sans avoir un espace de travail pollué par des dossiers qui ne le concernent pas.
Gardez également à l’esprit que toutes les solutions ne proposent pas des utilisateurs en illimité comme le fait l’ATS Softy ! Le coût de l’abonnement peut ainsi passer du simple au triple selon le nombre d’utilisateurs.
Réalisez une démonstration du logiciel de recrutement
Maintenant que vous connaissez votre besoin, il est temps de découvrir les logiciels en pleine action ! Deux options s’offrent à vous avec, à chaque fois, des avantages et des inconvénients :
- Réaliser un essai du logiciel
- Réaliser une démonstration de l’outil
Réaliser un essai du logiciel
L’essai consiste à utiliser, pendant une période déterminée, le logiciel dans une version plus ou moins complète. Par exemple, pendant 30 jours vous pouvez réaliser 2 recrutements. Mais au-delà de cette période, vous n’avez plus accès à votre interface administrateur.
Le principale avantage est de pouvoir paramétrer le logiciel de recrutement pour votre entreprise. Vous allez pouvoir créer vos dossiers, vos offres et gérer vos candidats.
Le plus gros inconvénient est la limitation des fonctionnalités : vous n’aurez accès qu’aux outils basiques. C’est un problème si par exemple l’essai proposé n’est pas dimensionné par rapport à votre entreprise ou de vos besoins. Vous pouvez également rencontrer des difficultés pour comprendre comment fonctionne le logiciel. Vous n’avez pas eu de formation au préalable, ce qui pourrait vous décourager alors que l’outil répond à la base à votre besoin.
Réaliser une démonstration de l’outil
La démonstration consiste à échanger avec un expert de la solution, en visioconférence ou en face à face. Il vous présente toutes les fonctionnalités, analyse votre besoin, vous propose des solutions tout en répondant à vos questions.
Avec une démonstration, vous pouvez échanger facilement sur vos besoins. Vous pouvez avoir une présentation de l’outil adaptée pour bien comprendre comment le logiciel de recrutement va vous aider au quotidien. Vous disposez d’une vision complète des possibilités de l’outil. Une bonne démonstration permet de répondre à toutes vos interrogations sur le fonctionnement et aux problématiques que vous rencontrez actuellement dans vos recrutements.
C’est pour tous ces avantages que chez Softy nous avons choisi d’opter pour la démonstration plutôt que l’essai pour présenter notre logiciel de recrutement. Nous pouvons présenter l’ensemble des fonctionnalités proposées dans Softy et révéler tout son potentiel.
L’inconvénient de la démonstration est très subjectif car certaines personnes préfère découvrir l’outil par elles-mêmes. Quand d’autres souhaiteront être accompagnées et échanger lors d’un rendez-vous.
Pourquoi privilégier un logiciel de recrutement flexible ?
Vous avez trouvé votre logiciel de recrutement ? Parfait ! Mais sera-t-il toujours adapté à votre entreprise dans 1, 3 ou 5 ans ? Prévoir une solution flexible dans le temps et en fonction de vos besoins vous permettra de gagner en efficacité et d’éviter un nouveau tour de table des solutions existantes sur le marché.
Les méthodes de recrutement évoluent avec le temps. Par exemple, il y a encore quelques années, nous n’entendions pas parler de la cooptation ou du on-boarding. Désormais, ils font partie du quotidien de nombreux recruteurs. Si votre solution ne permet pas d’intégrer les nouveaux besoins en termes de recrutement, vous risquez de prendre du retard sur d’autres entreprises et perdre de précieux candidats préférant postuler ailleurs.
Pour répondre à ce besoin de flexibilité, le logiciel de recrutement Softy propose des fonctionnalités de base, considérées comme premium chez d’autres outils. Voici quelques exemples : les tests de recrutement ou les entretiens vidéos sont intégrés quelque-soit l’abonnement que vous avez choisi. Puis, vous pouvez opter pour des options plus poussées comme la gestion des cooptations, une interface de mobilité interne ou une mise en avant de votre marque employeur.
Prêt à choisir votre logiciel de recrutement ?
Vous l’aurez compris, choisir son logiciel de recrutement demande du temps et de bien connaître les besoins de son entreprise. Avoir un ATS adapté apportera une vraie plus-value dans le traitement et l’analyse des candidatures, la gestion de votre équipe de recruteurs et votre marque employeur.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel Softy, contactez l’un de nos experts depuis le bouton ci-dessous pour qu’il vous accompagne dans la résolution de vos problématiques de recrutement.
