Imaginez un monde où chaque nouvel employé s’intègre à son équipe avec une efficacité et une aisance remarquable dès le premier jour. Ce monde ne peut exister que par une seule porte d’entrée : le onboarding !
Selon Heyteam, seulement 12% des salariés sont satisfaits de leur processus de onboarding prévu par leur nouvel employeur. Devenu un élément central dans la vie d’un collaborateur, il va donner les premières tendances sur l’importance que l’entreprise va accorder aux nouveaux arrivants.
De plus en plus d’entreprise digitalise ce processus notamment en utilisant un logiciel de onboarding.
Pas besoin d’être une compagnie aérienne pour faire du onboarding ✈️
Le onboarding, est un mot anglophone qui peut se traduire en français par « intégration ». Ce terme englobe l’ensemble des process et activités conçus pour intégrer efficacement les nouveaux collaborateurs. Ce n’est pas simplement une question d’orientation ou de formation initiale ; c’est une approche qui vise à faciliter la transition des nouveaux arrivants, leur permettant de se sentir valorisés, informés et préparés à contribuer au succès de l’organisation.
On peut considérer que le onboarding est la première étape du parcours d’un employé dans l’entreprise. Il commence dès la signature du contrat et peut se prolonger sur plusieurs mois, voire une année entière, en fonction de la complexité du poste et de la culture de l’entreprise. Durant cette période, l’employé découvre ses responsabilités, les valeurs et le fonctionnement de l’entreprise. C’est une période charnière déterminante pour l’engagement à long terme du collaborateur.
Au-delà des aspects administratifs et logistiques, on peut identifier une dimension stratégique. Le onboarding joue un rôle majeur dans la rétention des talents, l’amélioration de la satisfaction des employés, et ultimement, dans la performance de l’entreprise. Lorsqu’il est réussi, il permet aux nouveaux employés de comprendre rapidement les attentes de leur rôle, de s’intégrer efficacement au sein de leurs équipes, et de se sentir pleinement engagés et motivés.
En outre, un processus de onboarding bien conçu est souvent perçu comme le reflet de l’entreprise en matière de gestion des ressources humaines et de capacité à valoriser les employés.
Les bénéfices d’un bon processus de Onboarding
- Améliorer la rétention des employés
Une intégration réussie contribue à réduire le turnover en instaurant un sentiment d’appartenance et de satisfaction dès les premiers jours. Les employés qui vivent un onboarding positif sont plus susceptibles de rester sur le long terme. La première impression est souvent la bonne, le onboarding doit clairement définir les attentes et les objectifs, permettant ainsi aux employés de comprendre leur rôle et la manière dont ils contribuent à la vision globale de l’entreprise.
- Accélération de la Productivité
Un aspect crucial du onboarding est la clarification des attentes et des objectifs. Lorsqu’un employé sait exactement ce qui est attendu de lui et comment sa performance sera évaluée, il peut se concentrer sur les tâches qui ont le plus d’impact. On évite la confusion et l’inefficacité.
Il favorise également l’intégration du collaborateur dans l’équipe. Il n’est pas toujours facile de faire le premier pas auprès de ses collègues, et organiser un tour des postes ou une journée immersion permet de comprendre très rapidement le rôle de chacun. On favorise une meilleure communication et collaboration au sein de l’équipe.
- Renforcement de la Culture d’Entreprise
Est-ce que tous les collaborateurs connaissent l’histoire et les valeurs de l’entreprise ? Malheureusement celle-ci n’est encore pas suffisamment communiquée, et peut être floue pour les nouveaux arrivants. Le onboarding va mettre en valeur votre société au travers d’un livret d’accueil, d’une visite style « musée » des locaux avec des anecdotes, présenter les codes de l’entreprise, etc. On aide le collaborateur fraîchement arrivé à comprendre le sens de son travail.
- Développer l’attraction de talent
Apprenez à fidéliser et attirer les talents ! Encore une fois, la première impression est très importante, et vos collaborateurs n’hésiteront pas à le faire savoir autour d’eux. Les témoignages, les avis, le bouche-à-oreille… Transformez chaque salarié en ambassadeur de l’entreprise. Aujourd’hui, nous cherchons à vivre des expériences positives au quotidien, et ce dès le premier jour dans l’entreprise.
Construire un onboarding efficace
Préparer ses éléments à mettre en avant
Nous avons tous des idées, des documents, des expériences que nous avons vécues dans notre entreprise, mais qui ne sont pas exploitées à leur juste valeur. La première étape va être de regrouper tous ces éléments pour ensuite les organiser dans un ordre d’exécution précis.
Qu’est-ce qui peut me permettre de bien accompagner les nouveaux arrivants ? Si vous vous posez cette question, c’est que vous êtes sur la bonne voie, et pour vous aider, voici plusieurs suggestions d’actions :
- Anticiper l’arrivée : ça, c’est le luxe du RH ! Le collaborateur n’est pas encore arrivé que vous avez déjà récupéré toutes les pièces administratives, délivré le plan des locaux et le point de rendez-vous. Et dire qu’il suffit d’envoyer un mail une à deux semaines avant, ou mieux, un SMS pour une expérience plus humaine.
- Préparer le poste de travail : avoir une liste de tout ce qu’il faut préparer va vous sauver la vie ! Que l’on me jette la première pierre si dans votre entreprise, une intégration ne s’est jamais passée dans la précipitation en oubliant de donner un PC, des stylos ou une tenue au nouvel arrivant !
- Le petit dej de bienvenue personnalisé : C’est un jour TRÈS important pour le nouvel arrivant, avec une dose de stress importante ! Si le manager organise dès l’arrivée un petit déjeuner de quelques minutes pour faire les premières présentations et détendre l’atmosphère, c’est gagné !
- Organiser un tour des postes et des locaux : vous avez des bureaux de 800m², on peut très vite s’y perdre lorsqu’on doit aller voir le service comptabilité de l’autre côté. Prévoir un temps pour faire la visite et présenter toutes les personnes avec qui le nouvel arrivant va devoir travailler est un vrai plus pour se sentir comme à la maison très rapidement.
- Devenir guide touristique : si votre entreprise est ancienne, il y a certainement une histoire à raconter, couplé à la visite des locaux, vous devenez un véritable guide. La visite en devient d’autant plus passionnante. Et si votre entreprise est plus récente, il y a toujours des anecdotes à trouver.
- Le parrain, c’est vous ! Ici, pas de mafia, mais juste un tuteur, une personne référente qui va accompagner le nouvel arrivant, communiquer les codes et les choses à savoir sur les premières semaines. Petit bonus, le parrain peut par exemple offrir un livre ou un goodies personnalisé.
- La règle du 333 : Est-ce que vous connaissez cette méthode ? Fixez des rendez-vous de suivi au bout de 3 jours, 3 semaines et 3 mois. Ils permettent de suivre étape par étape l’intégration du collaborateur jusqu’à la fin de la période d’essai.
Formaliser le processus
Maintenant que vous avez tous les éléments, il est temps de les mettre dans le bon ordre. Concentrons-nous sur la partie processus du onboarding.
Vous devez définir les étapes indispensables à réaliser, en intégrant une notion de temporalité. Ensuite, vous devez les coucher sur le papier ou numériquement pour les communiquer très clairement à tous les acteurs du onboarding. L’idée est d’avoir une trame identique pour tous les nouveaux collaborateurs, l’expérience de votre entreprise est ainsi renforcée.
Trame papier, formation, classeur, etc. Vous vous en doutez, nous notre solution favorite avec l’ATS Softy va être la version numérique ! L’avantage est qu’elle fournit des alertes lorsqu’une action doit être réalisée, apporte de la flexibilité pour s’adapter aux différents métiers et peut être très facilement modifiable sans perturber l’ensemble des managers.
Il est important d’avoir plusieurs actions possibles. Ainsi le collaborateur ET le manager vont pouvoir préparer et suivre l’intégration, récupérer les documents importants, s’informer du bien-être ou programmer des rendez-vous de suivi.
Ici par exemple je peux glisser dans mon processus un baromètre de bien-être pour analyser comment se sent le nouvel arrivant.
Côté manager, et d’autant plus si c’est lui qui gère le recrutement, un bon outil va permettre de directement lancer un process de onboarding suite au recrutement du collaborateur. Et vous vous en doutez, dans Softy la continuité se fait automatiquement !
Je peux facilement sélectionner mon collaborateur, sélectionner mon processus de onboarding et suivre l’avancement dans l’outil.
Et voilà ! Vous êtes prêt à créer la meilleure expérience d’intégration grâce au onboarding ! Et si vous avez des questions sur Softy, c’est par ici !
