ATS : définition, avantages et bonnes pratiques

Dans un marché du travail compétitif, optimiser le recrutement est crucial. L’Applicant Tracking System (ATS) de Softy transforme cette fonction en un avantage stratégique, simplifiant et améliorant les processus de recrutement. Cet article explore en détail ce qu’est un ATS, ses fonctionnalités clés et les avantages spécifiques de choisir l’ATS de Softy pour votre entreprise.

Applicant Tracking System, qu’est-ce que c’est ?

Un Applicant Tracking System (ATS) est un logiciel essentiel dans la gestion moderne des ressources humaines, spécialement conçu pour automatiser le processus de recrutement des entreprises. Sa fonction principale est de faciliter la collecte, le tri et l’analyse des candidatures.

Lorsqu’un candidat postule, l’ATS extrait les informations pertinentes de son CV, comme les compétences, l’expérience professionnelle et la formation, et les organise dans une base de données centralisée. Cela permet aux recruteurs de rechercher facilement des profils correspondant à des critères spécifiques et de gérer les étapes de recrutement de manière plus efficace et organisée. En résumé, un ATS aide les entreprises à optimiser leur campagne de recrutement, garantissant une approche plus structurée et moins chronophage pour trouver le candidat idéal. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un ATS ?

Centralisation des étapes de recrutement 

L’un des atouts majeurs d’un ATS est sa capacité à centraliser toutes les informations et interactions liées au recrutement en un unique emplacement. Cela comprend non seulement la gestion et la diffusion des offres d’emploi, mais aussi la réception et le tri des candidatures.

De plus, l’ATS recrutement organise les entretiens et centralise les feedbacks et les décisions prises à chaque étape du processus. Cette centralisation est cruciale pour améliorer la collaboration entre tous les acteurs impliqués dans le recrutement, tels que les responsables RH, les managers et les équipes d’évaluation. En consolidant les données et les communications, l’ATS assure une gestion plus claire et plus efficace du processus de recrutement, facilitant une prise de décision rapide et informée. 

Optimisation de la sélection des candidatures

L’efficacité d’un Applicant Tracking System (ATS) réside également dans son utilisation d’algorithmes avancés pour analyser les CV et les lettres de motivation. Ces algorithmes permettent de scanner et de filtrer les candidatures selon des critères spécifiques définis par l’entreprise, tels que les compétences, l’expérience professionnelle et le niveau d’éducation. Cette automatisation du premier niveau de sélection est cruciale : elle réduit considérablement la quantité de CV que les recruteurs doivent évaluer manuellement. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur l’analyse et l’interaction avec les candidats les plus pertinents, accélérant le processus de recrutement tout en augmentant ses chances de succès en identifiant les profils qui correspondent le mieux aux besoins de l’entreprise.

Import de CV (CVthèque et Sourcing)

La fonctionnalité d’import de CV dans un Applicant Tracking System (ATS) joue un rôle clé dans la modernisation des processus de recrutement. Elle permet d’automatiser l’extraction des informations essentielles contenues dans les CV, quel que soit leur format. Une fois extraites, ces données sont systématiquement organisées dans la base de données de l’ATS. Ce processus ne se contente pas de stocker les informations ; il les rend également facilement accessibles et exploitables pour le recruteur. En transformant un éventail diversifié de documents en un format uniforme et consultable, cette fonctionnalité simplifie grandement la gestion des candidatures. Elle facilite aussi le sourcing en permettant aux recruteurs de rechercher rapidement les candidats selon des critères spécifiques, optimisant ainsi la réactivité et l’efficacité du recrutement.

Diffusion automatique d’offres d’emploi (Multidiffusion)

La fonction de multidiffusion d’un Applicant Tracking System (ATS) simplifie et amplifie la visibilité des offres d’emploi. En quelques clics, les recruteurs peuvent publier des annonces sur diverses plateformes spécialisées dans le recrutement ainsi que sur des réseaux sociaux. Cette capacité à diffuser largement et simultanément les offres d’emploi maximise leur portée, touchant un public plus vaste et diversifié. En résultat, cela augmente significativement les chances d’attirer les candidats les plus qualifiés et les plus adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cette automatisation non seulement gagne du temps mais assure également une présence constante et efficace sur les principaux canaux de recrutement, élément clé pour capter l’attention des meilleurs talents disponibles sur le marché.

Travailler votre marque employeur

Un Applicant Tracking System (ATS) efficace joue un rôle crucial dans le renforcement de votre marque employeur. Il crée une expérience candidat transparente et engageante, cruciale pour façonner la perception de votre entreprise comme un lieu de travail attrayant. L’utilisation d’un ATS permet de personnaliser les communications avec les candidats, d’assurer une réponse rapide à leurs applications, et de maintenir une organisation professionnelle à chaque étape du processus de recrutement. Ces éléments contribuent tous à une image positive de l’entreprise, montrant un engagement envers l’efficience et le respect des candidats. En somme, un ATS bien intégré améliore l’expérience des candidats, ce qui favorise une meilleure attractivité auprès des talents potentiels et renforce la réputation de l’entreprise sur le marché du travail.

Peut-on gérer des entretiens directement sur un ATS ?

Gérer des entretiens directement à travers un Applicant Tracking System (ATS) est non seulement possible mais aussi de plus en plus courant dans les pratiques modernes de recrutement. Un ATS efficace permet de planifier et de coordonner tous les aspects des entretiens, allant de la sélection des candidats à la fixation des rendez-vous. Cette fonctionnalité intègre souvent des calendriers synchronisés qui facilitent la collaboration entre les recruteurs et les autres parties prenantes, permettant ainsi de choisir des créneaux qui conviennent à toutes les parties.

En outre, certains ATS avancés offrent des fonctionnalités de vidéoconférence intégrées, permettant de mener des entretiens vidéo directement depuis la plateforme. Cela est particulièrement utile pour les premières étapes de sélection ou pour les candidats qui ne peuvent se déplacer facilement. De plus, l’ATS peut enregistrer ces interactions pour référence future, garantissant que tous les détails pertinents sont accessibles pour une évaluation ultérieure.

Comment fonctionne un ATS ?

Un Applicant Tracking System (ATS) fonctionne comme un hub central pour toutes les activités de recrutement au sein d’une entreprise. À son cœur, l’ATS est une base de données sophistiquée qui stocke et organise les informations des candidats et les postes à pourvoir. Voici les étapes clés de son fonctionnement :

✅ Publication des offres d’emploi : L‘ATS permet aux recruteurs de créer et de publier des offres d’emploi sur diverses plateformes, y compris les sites d’emploi, les réseaux sociaux, et le site web de l’entreprise. Cette diffusion peut être automatisée pour atteindre simultanément plusieurs canaux.

✅ Réception et tri des candidatures : Lorsqu’un candidat postule, l’ATS recueille automatiquement ses informations à partir du formulaire de candidature ou du CV téléchargé et les stocke dans la base de données. Les algorithmes de l’ATS analysent ensuite ces informations pour classer les candidats en fonction des compétences, de l’expérience et d’autres critères pertinents définis par le recruteur.

✅ Suivi des candidats : L’ATS permet de suivre le statut de chaque candidat tout au long du processus de recrutement. Les recruteurs peuvent visualiser où chaque candidat se situe dans le processus, de la présélection à l’interview et l’offre finale.

✅ Communication avec les candidats : L’ATS offre des outils pour automatiser la communication avec les candidats, envoyant des accusés de réception, des invitations à des entretiens, et des mises à jour du statut de leur candidature. Cela assure que les candidats restent informés et engagés tout au long du processus.

✅ Rapports et analyses : Les ATS modernes fournissent des rapports détaillés qui aident à analyser l’efficacité des différentes stratégies de recrutement. Les recruteurs peuvent utiliser ces données pour ajuster leurs processus et améliorer l’efficacité des recrutements futurs.

En somme, un ATS rationalise et automatise le processus de recrutement, rendant chaque étape plus efficace et mesurable. Cela aide les entreprises à réduire les délais de recrutement, à améliorer la qualité des embauches et à gérer plus efficacement les ressources dédiées au recrutement.

Comment bien choisir votre ATS ?

Choisir le bon Applicant Tracking System (ATS) est essentiel pour maximiser l’efficacité de vos processus de recrutement. Pour ce faire, il est important de prendre en compte divers facteurs qui correspondent aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici deux considérations clés à évaluer :

Définissez vos besoins et objectifs

La première étape dans le choix d’un ATS est de définir clairement vos besoins et objectifs de recrutement. Réfléchissez aux défis spécifiques que vous rencontrez avec vos processus actuels. Posez-vous des questions telles que : Combien de recrutements réalisez-vous par an ? Quels types de postes devez-vous pourvoir ? Quel est le volume de candidatures que vous gérez ? Avez-vous besoin d’intégrations spécifiques avec d’autres logiciels RH ? En répondant à ces questions, vous pourrez identifier les fonctionnalités essentielles que votre ATS doit posséder, comme la capacité de gestion de grands volumes de données, la facilité d’utilisation, les fonctionnalités de reporting avancées, ou encore les options de personnalisation.

ATS en SAAS ou en local ?

Une autre décision importante est de choisir entre un ATS hébergé en SAAS (Software as a Service) ou un système installé localement. Un ATS en SAAS est hébergé sur le cloud et accessible via internet, offrant des avantages tels que la facilité d’accès à distance, une maintenance simplifiée et des mises à jour automatiques. En revanche, un ATS local est installé sur les serveurs internes de l’entreprise, offrant un contrôle plus complet sur la sécurité des données et la personnalisation du système. Les coûts initiaux peuvent être plus élevés pour un ATS local en raison de l’infrastructure nécessaire, tandis que le modèle SAAS fonctionne généralement sur un système d’abonnement, ce qui peut être plus gérable pour les petites entreprises.

Pourquoi utiliser un ATS pour votre entreprise ?

L’adoption d’un Applicant Tracking System (ATS) peut transformer de manière significative la manière dont une entreprise gère son recrutement. Voici plusieurs raisons clés pour lesquelles intégrer un ATS pourrait être avantageux pour votre organisation :

• Efficacité accrue : Un ATS automatise de nombreuses tâches manuelles impliquées dans le processus de recrutement, telles que le filtrage des CV, la planification des entretiens et la communication avec les candidats. Cette automatisation permet aux recruteurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme l’interaction avec les candidats les plus prometteurs et la prise de décisions de recrutement plus éclairées.

• Amélioration de la qualité des embauches : Grâce à ses capacités avancées de filtrage et d’analyse, un ATS aide à identifier les candidats qui correspondent le mieux aux exigences du poste. En réduisant le risque de passer à côté de candidats idéaux ou de sélectionner des candidats moins adaptés, un ATS peut directement contribuer à améliorer la qualité des embauches.

• Réduction des délais de recrutement : En simplifiant et en accélérant chaque étape du processus de recrutement, un ATS peut considérablement réduire le temps nécessaire pour pourvoir un poste. Cela est particulièrement bénéfique dans des marchés très compétitifs où la rapidité peut être un facteur déterminant pour sécuriser les meilleurs talents.

• Conformité réglementaire : Un ATS aide à assurer que le processus de recrutement est conforme aux lois et réglementations locales en matière de recrutement, telles que l’égalité des chances d’emploi. Il peut automatiquement conserver les enregistrements nécessaires et générer des rapports pour les audits.

• Amélioration de l’expérience des candidats : Un ATS offre une expérience candidat cohérente et professionnelle, en garantissant que toutes les communications sont opportunes et pertinentes. Cela peut améliorer la perception de votre marque employeur et augmenter les chances que les candidats recommandent votre entreprise à d’autres talents.

• Analyse et reporting : Les fonctionnalités de reporting d’un ATS fournissent des insights précieux sur l’efficacité de vos stratégies de recrutement. Vous pouvez suivre des métriques clés comme le temps pour embaucher, le coût par embauche et le taux de réponse des candidats, ce qui vous permet d’ajuster vos processus et stratégies de manière continue.

En somme, un ATS ne se contente pas de simplifier la gestion des candidatures ; il améliore substantiellement la manière dont une entreprise peut recruter, engager et intégrer de nouveaux talents, tout en offrant des avantages stratégiques à long terme.

Pourquoi utiliser l’ATS de Softy ?

L’ATS Softy est un outil complet qui regroupe toutes les fonctionnalités qu’attendent les entreprises pour recruter des candidats. Softy combine les nombreux avantages d’utiliser un ATS comme la gestion des candidatures, la multidiffusion ou encore la création d’une base de données pour tous les candidats. 

Le logiciel de recrutement Softy va se démarquer des autres outils en proposant d’autres fonctionnalités comme la mise en place d’un site carrière optimisé marque employeur ou encore une partie Onboarding. Softy va également permettre aux RH de diversifier les sources de recrutement en utilisant des méthodes comme la cooptation ou encore la mobilité interne. 

Ce qui fait la marque de fabrique de Softy, c’est également la qualité du service client et l’expertise que reçoivent chaque utilisateur de la solution. N’attendez plus, utilisez Softy !