Le choix d’un ATS recrutement afin de faciliter la vie des Rh est devenu assez répandu au sein des entreprises. Il existe beaucoup de logiciels de recrutement qui ont tous leurs particularités et qui s’adaptent à certains types d’entreprises. Pour les RH, il peut être difficile de choisir le produit le plus adapté à leurs besoins.
Qu’est-ce qu’un logiciel ATS recrutement
Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel qui va accompagner une entreprise dans son processus de recrutement du début jusqu’à la fin. Le but d’un logiciel de recrutement est de faire gagner du temps aux recruteurs en enlevant l’ensemble des taches les plus chronophage comme la diffusion des offres à la main ou encore la gestion des candidatures.
Les logiciels de recrutements sont de plus en plus prisés par les entreprises et notamment par les plus grands groupes. Avec la crise du covid et la digitalisation globale des processus au sein des sociétés, l’utilisation d’un logiciel pour gérer le recrutement est devenue assez logique.
Au départ les outils de recrutements servaient principalement à multidiffuser les offres sur les jobboards et gérer les candidatures. Maintenant, différentes nouvelles fonctionnalités se sont greffées sur demande des grandes entreprises, afin de faciliter leur processus de recrutement. Ces nouvelles fonctionnalités vont permettre aux RH de diversifier leurs sources de recrutement, mais aussi de mettre en avant les atouts de l’entreprise.
Les logiciels de recrutements sont dédiés à la gestion du processus de recrutement, mais il existe aussi les SIRH qui vont gérer d’autres fonctionnalités comme la paie ou encore la gestion des plannings. Au contraire des ATS, les SIRH ne proposent pas forcément toutes les fonctionnalités que recherchent les entreprises comme la gestion de leur marque employeur.
Les avantages d’utiliser un ATS Recrutement ?
Centralisation des candidatures : L’un des principaux avantages d’un ATS recrutement est la capacité de centraliser toutes les candidatures dans une plateforme unique. Cela signifie que chaque candidature est facilement accessible et peut être organisée en fonction de critères spécifiques, tels que le niveau d’expérience ou le domaine de compétence. Cette centralisation permet aux recruteurs de réduire considérablement le temps passé à rechercher des documents dispersés et d’avoir une vue d’ensemble complète et ordonnée sur les candidats.
Automatisation des tâches répétitives : Un ATS peut automatiser plusieurs aspects fastidieux du processus de recrutement. Par exemple, il peut trier automatiquement les CV en fonction des mots-clés définis, envoyer des emails de suivi personnalisés à chaque candidat, et même planifier des entretiens en fonction des disponibilités. Cette automatisation repose les recruteurs de tâches administratives redondantes, leur permettant ainsi de se consacrer davantage à la sélection qualitative des candidats et aux entretiens.
Réduction du temps de traitement : En éliminant les tâches manuelles et en centralisant les données, un ATS permet une réduction significative du temps nécessaire pour traiter chaque candidature. Les recruteurs peuvent ainsi aller plus vite dans la présélection et avancent plus rapidement dans le processus d’embauche. Cela se traduit par un processus de recrutement plus fluide et par une réduction du délai entre le dépôt de candidature et la décision finale, ce qui est bénéfique tant pour les recruteurs que pour les candidats.
Fourniture d’analyses et de rapports : Un autre avantage majeur d’un ATS est sa capacité à fournir des analyses détaillées et des rapports sur le processus de recrutement. Ces informations incluent des données sur l’efficacité des différents canaux de recrutement, permettant ainsi aux entreprises d’ajuster et d’optimiser continuellement leur stratégie en fonction des résultats. Des indicateurs tels que les temps de réponse, les taux de conversion ou l’origine des meilleures candidatures sont facilement disponibles, aidant les responsables RH à prendre des décisions éclairées.
Amélioration de l’expérience candidat : Un processus de recrutement géré par un ATS améliore considérablement l’expérience des candidats. Grâce à une communication fluide et rapide, les candidats restent informés à chaque étape de leur progression. L’interface moderne et intuitive facilite l’interaction et maintient l’intérêt des candidats pour l’entreprise, ce qui peut jouer un rôle déterminant dans la perception de la marque employeur.
Renforcement de la marque employeur : Enfin, en rationalisant le processus de recrutement et en améliorant l’expérience candidat, un ATS contribue directement au renforcement de la marque employeur. Chaque interaction entre l’entreprise et le candidat est optimisée pour présenter une image professionnelle et cohérente. Lorsque les candidats vivent une expérience positive, même s’ils ne sont pas retenus, ils sont plus enclins à parler positivement de l’entreprise dans leur réseau, améliorant ainsi la réputation et l’attractivité de l’entreprise sur le marché de l’emploi.
Comment choisir le meilleur ATS recrutement pour mon entreprise
Utilisation
Le premier critère qu’il faut établir pour bien choisir son ATS, c’est l’utilisation que l’on veut en faire au sein de son entreprise. Par son utilisation, ici on sous-entend le nombre de recrutements moyens que vous réalisez au cours d’une année. Par exemple, pour une entreprise qui réalise 1 à 2 recrutements par an, il serait plus utile de se tourner vers une solution qui propose des offres de ce calibre.
L’utilisation peut aussi dépendre du type d’entreprises. Par exemple, certains ATS vont être spécialisés en cabinet de recrutements, car il s’adapte mieux aux problématiques de ce type de secteurs. Il existe aussi des logiciels de recrutement qui s’adaptent bien au secteur public, ce qui n’est pas le cas de tous. L’ATS Softy va notamment proposer des fonctionnalités qui vont correspondre aux attentes du secteur public.
Fonctionnalités
Tous les ATS ne vont pas proposer toutes les fonctionnalités. Beaucoup ne vont pas proposer la mobilité interne, qui est assez novatrice pour les entreprises. La plupart des outils classiques vont principalement se concentrer sur les fonctionnalités basiques des ATS comme la multidiffusion ou encore le sourcing. Cependant, ils ne vont pas forcément intégrer des modules qui vont vous permettre de différencier vos sources de candidatures et qui rapportent beaucoup plus de candidats.
Taille d’entreprises
La taille de l’entreprise est un critère majeur qui va souvent de pair avec l’utilisation que l’on va faire du logiciel. Une grande société ou un grand groupe va favoriser un ATS avec le plus de fonctionnalités possible, car elle réalise un nombre de recrutements très conséquent par an. À l’inverse, une PME va souvent avoir un à trois recrutements par an, et n’aura pas forcément l’utilité d’utiliser un ATS plus performant et donc souvent plus cher.
Le nombre d’utilisateurs est aussi un élément important à prendre en compte avec la taille de l’entreprise. En effet, certains outils de recrutements proposent un nombre d’utilisateurs précis pour leur solution. Si vous souhaitez donner des accès à un grand nombre de vos collaborateurs, c’est un élément important pour le choix de son logiciel de recrutement.
Prix
Si vous envisagez de choisir un logiciel de recrutement, il faudra bien évidemment prendre en compte les prix proposés sur le marché. Le prix d’un ATS peut varier d’un outil à l’autre en fonction de ses fonctionnalités ou du nombre d’utilisateurs que vous voulez sur votre outil.
Les outils les moins chers vont proposer moins de fonctionnalités, ils seront moins chers et la plupart du temps, destinés à des plus petites entreprises. Les outils les plus complets seront plus chers, mais proposeront toutes les fonctionnalités que vous souhaitez. Ils seront plus appropriés à des entreprises ou des groupes plus conséquents.
Il faut définir un budget précis en fonction de vos besoins en recrutement et il ne faut pas oublier de prendre en compte tous les services annexes comme l’assistance et le support. Beaucoup d’entreprises négligent l’aspect formation et accompagnement, qui est devenu une clé pour conquérir les entreprises.
Les fonctionnalités indispensables d’un bon ATS recrutement
Multidiffusion
La multidiffusion est la fonctionnalité la plus importante pour les entreprises, c’est la raison pour laquelle ils prennent ce genre d’outil. Elle a pour but de permettre au service RH de diffuser en quelques clics l’ensemble des offres d’emploi de l’entreprise, sur les différents jobboards comme Indeed ou encore l’APEC.
C’est une tâche très chronophage pour les RH, elle prend du temps surtout pour les entreprises qui postent des offres régulièrement.
Être visible sur le marché de l’emploi, c’est un élément important pour les entreprises qui souhaitent attirer les talents.
Nos tips experts RH
Gestion des candidatures/sourcing
La gestion des candidatures est une étape importante dans le recrutement d’un candidat. Elle consiste à gérer toutes les candidatures que l’on reçoit pour une offre d’emploi. Le but est de sélectionner les candidats qui nous intéressent afin de les recontacter pour réaliser un entretien.
Les ATS proposent ce que l’on appelle une Cvthèque, appelée aussi le Sourcing. C’est une base de données ou l’on retrouve nos candidats pour une offre, mais aussi les candidats pour toutes les offres que l’on a reçues. La CVthèque permet aussi d’ajouter des candidatures manuellement et de rechercher un candidat en particulier.
Selon les ATS, des fonctionnalités peuvent se greffer à cela, comme la particularité d’envoyer des emails manuellement aux candidats.
Diversifier ses sources de recrutements
Les ATS sont aussi un excellent moyen de mettre en place des sources de recrutements différentes de celle utilisée préalablement par le service RH.
La cooptation appelée aussi le recrutement collaboratif est l’une d’entre elles. Les collaborateurs peuvent aider l’entreprise à recruter en proposant une personne de leur réseau. En échange, la société peut donner une prime de cooptation au salarié. Les logiciels de recrutements peuvent proposer une plateforme dédiée à cela afin de faciliter ce processus au sein des entreprises.
Il y a aussi la mobilité interne, qui consiste à faire évoluer un collaborateur au sein de l’entreprise. Par exemple, si vous cherchez un responsable commercial, vous pouvez regarder au sein de votre service commerce si l’un de vos collaborateurs peut correspondre à ce rôle. C’est très utile pour gagner du temps dans les process, mais aussi de faire des économies.
Marque employeur
Certains ATS vous proposent de mettre en valeur votre marque employeur notamment via le site carrière. Ils vous créent un site carrière qui va mettre en avant votre entreprise, vos valeurs et des témoignages de vos collaborateurs.
C’est un excellent moyen de gagner de la visibilité pour votre société et recruter de nouveaux collaborateurs.
Ergonomie/design
Pour finir, l’ergonomie et le design d’un logiciel et de ses interfaces sont aussi une « fonctionnalité » très importante. Les RH passent beaucoup de temps sur l’outil, il faut donc qu’il soit agréable et simple d’utilisation au quotidien.
Utiliser un outil trop compliqué et dont l’ergonomie laisse à désirer, va provoquer de la frustration pour les utilisateurs.
Comment fonctionne un ATS ?
Un ATS, ou Applicant Tracking System, est un outil puissant qui rationalise le processus de recrutement en utilisant une combinaison de technologies avancées pour gérer efficacement les candidatures. L’une de ses principales fonctionnalités est la centralisation des données, où toutes les informations relatives aux candidats, qu’il s’agisse de CV, de lettres de motivation ou de correspondance précédente, sont stockées dans une base de données unique et facilement accessible. Cette centralisation permet aux recruteurs de retrouver rapidement les profils les plus pertinents et de ne pas laisser échapper des talents potentiels au milieu d’un grand volume de candidatures.
En outre, un système ATS automatise le tri et le classement des candidatures grâce à des algorithmes intelligents qui évaluent les CV en fonction de mots-clés prédéfinis et d’autres critères spécifiques tels que l’expérience ou les qualifications requises. Ce processus non seulement accélère la présélection, mais garantit également une plus grande objectivité dans l’examen initial des candidats. Une fois les candidats présélectionnés identifiés, l’ATS facilite la planification des entretiens et la communication grâce à des outils intégrés qui permettent d’envoyer des invitations, des confirmations et des suivis de manière automatisée.
Enfin, un ATS offre des fonctionnalités d’analyse et de reporting, fournissant aux recruteurs des insights précieux sur l’efficacité du processus de recrutement. Des statistiques telles que le temps de traitement des candidatures, les taux de conversion ou encore l’origine des candidats peuvent être analysées pour affiner continuellement la stratégie de recrutement de l’entreprise. Un ATS fonctionne comme un système centralisé et automatisé qui améliore l’efficacité, la rapidité et la fiabilité du processus de recrutement, tout en offrant une meilleure expérience aux candidats et aux recruteurs.
Il existe différents fonctionnement sur les ATS mais par exemple Softy, va fonctionner en SAAS. Il va seulement falloir une connexion internet pour pouvoir diffuser et traiter ses candidatures. Cet outil va favoriser le travail en équipe, entre les différents services notamment pour obtenir les demandes de recrutements des managers.
Choisir Softy comme ATS recrutement
Pour choisir son ATS, il faut bien prendre en compte l’ensemble de ses critères et de bien connaitre les besoins de son entreprise. Avoir un logiciel de recrutement va vous permettre de mieux gérer votre processus de recrutement et de mieux analyser vos candidatures.
Pour en savoir plus sur l’ATS Softy, prenez contact avec l’un de nos experts RH pour tester et découvrir le logiciel de recrutement.
