Comment planifier un entretien en utilisant un ATS ? 

Planifier un entretien d’embauche peut vite ressembler à un véritable parcours du combattant : jongler avec les agendas, coordonner les disponibilités, et maintenir une communication fluide avec les candidats, tout cela sans perdre de vue vos objectifs de recrutement. Mais si on vous disait qu’il existe une solution simple et efficace pour reprendre le contrôle ? L’ATS (Applicant Tracking System) est là pour ça ! Planifier vos entretiens avec un ATS peut-être une véritable aubaine pour vos recruteurs.

Bien plus qu’un simple outil de tri des candidatures, un ATS vous permet d’automatiser et de simplifier la gestion des entretiens, de l’envoi des invitations à la synchronisation des calendriers. Avec ses fonctionnalités avancées, il devient un allié indispensable pour gagner du temps, réduire les erreurs et garantir une expérience candidat de qualité. Le fonctionnement d’un ATS réside dans sa capacité à améliorer le processus de recrutement.

Dans cet article, nous allons explorer comment un ATS peut transformer la planification des entretiens en une tâche fluide et structurée. Que vous soyez confronté à des volumes importants de candidatures ou que vous cherchiez simplement à optimiser vos processus, découvrez comment cet outil peut vous aider à atteindre vos objectifs de recrutement avec sérénité.

Qu’est-ce qu’un logiciel ATS ?

Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel spécialement conçu pour gérer et optimiser le processus de recrutement. Sa mission ? Centraliser toutes les étapes du recrutement, de la réception des candidatures à l’embauche du candidat. Grâce à cet outil, les recruteurs peuvent trier et analyser facilement les CV, communiquer rapidement avec les candidats, et suivre l’avancement des différentes étapes du processus. Le

Les fonctionnalités d’un ATS incluent souvent la gestion des offres d’emploi, le suivi des candidatures, la planification des entretiens, et même l’analyse de données pour améliorer les décisions. En résumé, un ATS est un véritable assistant digital qui simplifie la vie des recruteurs tout en offrant une meilleure expérience candidat.

Beaucoup d’ATS possède un partie planner. Cette fonctionnalité va permettre d’envoyer et gérer les rendez-vous avec les candidats. Planifier vos entretiens avec un ATS, vous permet de gagner du temps sur votre processus de recrutement.

Les avantages d’utiliser un ATS 

 Voici les avantages d’un ATS au sein de votre entreprise : 

Gain de temps : Automatisation des tâches répétitives comme le tri des CV, l’envoi d’e-mails ou la planification des entretiens.

Centralisation des données : Toutes les informations sur les candidats sont regroupées dans une plateforme unique, facilitant l’accès et le partage entre recruteurs.

Amélioration de l’expérience candidat : Communication rapide, suivi transparent et organisation efficace inspirent confiance et professionnalisme.

Analyse et reporting : Un ATS permet de suivre des KPI comme le temps moyen pour recruter, le taux de conversion des candidatures, et plus encore.

Adaptabilité : Les ATS modernes s’adaptent aux besoins spécifiques des entreprises, qu’il s’agisse d’intégrer des outils de visioconférence ou de collaborer avec des équipes internationales.

Le rôle de l’entretien d’embauche dans le processus de recrutement 

L’entretien d’embauche occupe une place centrale dans le processus de recrutement. C’est à cette étape que recruteurs et candidats se rencontrent pour évaluer l’adéquation entre un profil et les exigences d’un poste. Bien au-delà de la simple vérification des compétences techniques, l’entretien permet d’analyser des éléments plus subjectifs comme la personnalité, la motivation et la compatibilité avec la culture d’entreprise. Cependant, pour que cet échange soit constructif et efficace, une organisation rigoureuse est essentielle. Voici les étapes clés pour réussir la planification d’un entretien d’embauche.

1. Définir vos besoins et objectifs

Avant de fixer un entretien, il est crucial de clarifier vos attentes. Identifiez précisément les compétences et les qualités que vous souhaitez évaluer chez le candidat. Cela inclut à la fois des compétences techniques, comme la maîtrise d’un logiciel ou d’une méthode spécifique, et des compétences comportementales, telles que la communication ou l’adaptabilité. Il est également important de déterminer qui participera à l’entretien. Cela peut inclure le recruteur, le manager direct du poste ou encore un membre de l’équipe avec laquelle le candidat collaborera.

2. Fixer les disponibilités des participants

La planification d’un entretien repose sur une bonne synchronisation des agendas. Il est important de trouver un créneau qui convienne à toutes les parties impliquées : recruteur, manager et candidat. Pour cela, des outils comme Google Agenda, Calendly ou un ATS peuvent s’avérer particulièrement utiles, car ils facilitent la recherche de disponibilités communes et réduisent les échanges inutiles. L’objectif est de proposer rapidement un créneau, tout en tenant compte des contraintes de chacun pour éviter les conflits d’agenda.

3. Envoyer une invitation claire et complète

Une fois le créneau validé, il est essentiel d’envoyer une invitation précise et détaillée. L’invitation doit inclure les éléments suivants : la date et l’heure de l’entretien, le lieu (pour un entretien en présentiel) ou le lien d’accès pour une visioconférence (Zoom, Teams, etc.), ainsi que les éventuels documents à préparer en amont. Une communication claire et professionnelle démontre le sérieux de l’entreprise et prépare le candidat dans les meilleures conditions pour réussir son entretien.

4. Préparer les outils et les supports nécessaires

La préparation technique est une étape souvent sous-estimée, mais elle peut faire toute la différence. Pour un entretien en ligne, assurez-vous que les outils de visioconférence fonctionnent correctement et que les liens d’accès sont actifs. Si des tests techniques ou des exercices pratiques sont prévus, préparez-les à l’avance et vérifiez leur accessibilité. Une préparation minutieuse garantit un déroulement fluide de l’entretien et évite les pertes de temps causées par des problèmes techniques.

5. Suivre et confirmer l’entretien

La confirmation finale est essentielle pour éviter les oublis ou les malentendus. Envoyez des rappels automatiques aux candidats et aux recruteurs quelques jours, voire quelques heures, avant l’entretien. Ces rappels peuvent inclure un récapitulatif des informations importantes, comme le créneau horaire et les documents requis. Pour les recruteurs, cette étape permet de vérifier que tout est prêt et que l’entretien se déroulera sans accroc.

Comment planifier un entretien d’embauche 

• L’email

On est sur un moyen de communication basique. Tout le monde possède un mail, ce qui facilite la communication direct avec le candidat. Le problème principal d’une communication réalisé uniquement par mail va être la perte de temps. Les réponses par mail peuvent prendre plusieurs jours et l’email peut se perdre dans les dizaines de mail que l’ont reçoit au quotidien. L’un des point noirs de ne communiquer que via mail, va être dans la recherche d’une date de rendez-vous. Sans agenda, la prise de décision va être très longue. 

• Le téléphone 

Le téléphone est un moyen de communication direct, rapide et efficace pour planifier un entretien. En passant un appel, le recruteur peut confirmer les disponibilités du candidat presque instantanément et clarifier certains détails nécessaires, comme la durée ou le format de l’entretien. C’est également une bonne occasion d’établir un premier contact humain, renforçant ainsi la relation avec le candidat. Toutefois, cette méthode présente quelques limites. Il faut appeler au bon moment, ce qui peut entraîner des appels manqués ou une certaine frustration pour les candidats occupés. De plus, il n’y a pas de trace écrite des informations échangées, ce qui peut entraîner des malentendus ou des oublis. Enfin, pour les recruteurs qui gèrent un grand volume de candidatures, la gestion des appels devient rapidement chronophage et inefficace.

• Google Agenda 

Google Agenda est un outil gratuit, accessible et facile d’utilisation pour planifier des entretiens. Il permet de synchroniser les agendas des recruteurs et des candidats, d’envoyer des invitations contenant toutes les informations nécessaires (heure, lieu, lien visio) et d’ajouter des rappels automatiques pour éviter les oublis. Son principal avantage réside dans sa simplicité d’usage et sa compatibilité avec d’autres outils comme Gmail ou Google Meet. Cependant, Google Agenda reste une solution manuelle qui demande une certaine organisation en amont. Le recruteur doit encore vérifier les disponibilités, envoyer les invitations et gérer les éventuelles modifications. Pour les recruteurs débordés, cette méthode peut manquer d’automatisation et de fluidité.

• Calendly 

Calendly est une solution particulièrement efficace pour automatiser la planification des entretiens. L’outil permet au recruteur de partager un lien de prise de rendez-vous avec le candidat, qui peut ainsi choisir directement dans les créneaux disponibles. Cela évite les échanges interminables pour fixer une date et garantit une synchronisation parfaite avec les agendas. Calendly envoie également des confirmations et des rappels automatiques, ce qui réduit considérablement les risques d’oubli. Néanmoins, bien que Calendly simplifie énormément la tâche, il nécessite une configuration initiale pour paramétrer les disponibilités et peut s’avérer payant pour les fonctionnalités avancées. De plus, il reste principalement centré sur la prise de rendez-vous et ne propose pas d’autres fonctions liées au processus global de recrutement.

• Twilio ou Whatsapp 

Les solutions comme Twilio ou WhatsApp sont idéales pour une communication rapide et instantanée avec les candidats. L’envoi de messages via ces plateformes permet de planifier des entretiens en temps réel tout en offrant un canal de communication moderne et apprécié des candidats. Avec WhatsApp, par exemple, le recruteur peut échanger directement avec le candidat pour convenir d’une date ou envoyer des rappels. Twilio, quant à lui, propose des solutions automatisées comme l’envoi de SMS pour confirmer ou modifier les rendez-vous, ce qui est parfait pour gérer un volume important de candidats. Toutefois, ces outils comportent quelques inconvénients : ils manquent souvent d’une centralisation claire des informations et peuvent poser des problèmes de confidentialité si mal utilisés.

• L’utilisation d’un ATS comme Softy

L’ATS (Applicant Tracking System) comme Softy est sans conteste la solution la plus complète et efficace pour planifier des entretiens. Grâce à cet outil, tout le processus est automatisé : synchronisation des agendas des recruteurs et des candidats, envoi d’invitations personnalisées et rappels automatiques. Softy permet également d’intégrer directement des liens de visioconférence et de centraliser toutes les informations liées aux candidats, offrant ainsi une vue d’ensemble claire pour le recruteur. En plus de gagner du temps, Softy améliore considérablement l’expérience candidat en proposant une organisation fluide et professionnelle. L’automatisation de cette étape évite les erreurs, comme les doublons ou les oublis, et facilite la gestion d’un grand volume d’entretiens. Enfin, Softy s’adapte aux besoins spécifiques des entreprises et permet de personnaliser chaque étape du recrutement. 

Le seul point négatif pourrait résider dans le prix d’un ATS. Le prix est souvent plus élevé mais la force d’un ATS est qu’il possède des dizaines de fonctionnalités. 

Pourquoi utiliser un ATS pour planifier vos entretiens ? L’utilisation de Softy 

L’utilisation d’un ATS est un vrai plus pour les services recrutements. Mais il existe une multitude d’outils alors comment faire pour choisir son ATS ? 

Softy se distingue par son interface intuitive et ses fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises modernes.

La planification des entretiens peut rapidement devenir un défi pour les recruteurs, notamment lorsqu’ils gèrent un volume important de candidats ou un processus de recrutement complexe. C’est ici qu’intervient un ATS (Applicant Tracking System) comme Softy, qui automatise et centralise cette tâche pour offrir une solution simple, rapide et efficace.

1. Automatisation des invitations et synchronisation des agendas
Softy permet d’éliminer les échanges interminables pour trouver un créneau qui convient à tout le monde. Grâce à sa fonctionnalité de synchronisation des agendas, il identifie automatiquement les disponibilités des recruteurs et des candidats. Une fois le créneau validé, Softy envoie des invitations personnalisées aux candidats par e-mail ou SMS, contenant toutes les informations nécessaires : date, heure, lieu ou lien pour un entretien en visioconférence. Cette automatisation fluidifie le processus, réduit les délais de réponse et évite les conflits d’agenda.

2. Réduction des erreurs et gain de temps
Planifier manuellement des entretiens laisse souvent place aux erreurs : oublis, doublons, ou créneaux mal attribués. Avec Softy, ces problèmes disparaissent. Tout est géré depuis une interface unique, ce qui élimine le besoin de jongler entre plusieurs outils comme les e-mails, les agendas ou les plateformes de visioconférence. Le logiciel se charge de tout, réduisant considérablement les erreurs humaines et faisant gagner un temps précieux aux équipes RH. Planifier vos entretien avec un ATS, vous fera gagner un temps fou.

3. Amélioration de l’expérience candidat
L’expérience candidat est un levier clé pour attirer les meilleurs talents. Softy améliore cette expérience en rendant la planification des entretiens fluide et professionnelle. Les candidats reçoivent automatiquement des rappels avant leur entretien, ce qui réduit les risques de non-présentation. De plus, une communication claire et rapide démontre le sérieux de l’entreprise et renforce son attractivité. En proposant des outils modernes et accessibles, Softy contribue à offrir une image innovante et organisée de votre processus de recrutement.

4. Optimisation des ressources et focus sur l’essentiel
Grâce à l’automatisation des tâches chronophages, Softy permet aux recruteurs de se concentrer sur leur mission principale : évaluer les candidats et prendre les bonnes décisions. En allégeant la gestion administrative, il libère du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’analyse des profils ou l’amélioration de l’expérience candidat. Softy est particulièrement efficace pour gérer un recrutement à grande échelle, tout en maintenant une organisation sans faille.

5. Des fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises modernes
Ce qui distingue Softy, c’est son interface intuitive et ses nombreuses fonctionnalités pensées pour les recruteurs d’aujourd’hui. Softy s’intègre parfaitement avec des outils comme Google Calendar, Outlook ou des plateformes de visioconférence telles que Zoom ou Teams. Il offre également des tableaux de bord pour suivre en temps réel le statut des entretiens et analyser les données liées au processus de recrutement. Cette centralisation des informations simplifie le travail des équipes RH et améliore la collaboration entre recruteurs. 

Comment planifier un entretien avec un ATS ? 

Les types d’entretiens à planifier 

Lors de vos recrutements, vous pourriez avoir à planifier plusieurs types d’entretiens :

• Entretiens téléphoniques : Souvent utilisés pour une première prise de contact et un pré-tri des candidats.
• Entretiens en face-à-face : Idéaux pour évaluer la personnalité et les compétences techniques.
• Entretiens en visioconférence : Pratiques pour les candidats à distance ou pour les postes nécessitant des collaborations internationales.
• Entretiens collectifs : Utilisés pour observer la dynamique de groupe et identifier les leaders potentiels.
• Tests techniques ou pratiques : Programmés pour évaluer des compétences spécifiques à travers des mises en situation ou des exercices.

Avec un ATS, vous pouvez planifier ces différents types d’entretiens sans difficulté, en adaptant les outils et les ressources nécessaires à chaque format.