Cette mise à jour de Juillet concerne l’intégration d’un outil d’entretien vidéo différé dans votre logiciel de recrutement Softy. Vous pourrez désormais faire passer des vidéos d’entretiens différés à vos candidats. Aucune application n’est nécessaire, il vous suffit de disposer d’une connexion internet.
Découvrons ensemble comment faire passer un entretien vidéo différé à vos candidats, depuis Softy.
CONFIGURER L’ENTRETIEN VIDÉO DIFFÉRÉ
La première étape consiste à configurer votre outil d’entretien vidéo différé depuis l’espace « CONFIG » de votre outil Softy.
Depuis cet espace vous pourrez :
- Créer un nouveau modèle d’entretien vidéo différé
- Gérer vos modèles d’entretiens vidéos différés (voir, modifier ou supprimer)
1 – Créer un nouveau modèle d’entretien vidéo
Avant de pouvoir demander à vos candidats de passer un entretien vidéo différé, il faut commencer par créer et configurer un modèle d’entretien vidéo différé.
Pour se faire, il suffit de se rendre dans l’espace « CONFIG » de votre outil Softy, puis dans « Entretien vidéo différé » et de cliquer sur le bouton « créer ».
Une fenêtre s’ouvre à droite de l’écran. Elle vous permet de configurer les paramètres du nouveau modèle : Son nom, les filiales rattachées à ce modèle et ajouter des questions pour le candidat.
Pour ajouter une nouvelle question, le recruteur doit :
1) choisir le type de réponse que devra apporter le candidat : vidéo, texte, question à choix multiples, question à choix unique, date.
2) Rédiger l’intitulé de la question
3) Définir les délais de réponse dans le cas d’une réponse vidéo (entre 30 secondes et 2 minutes)
Une fois toutes vos questions préparées, cliquez sur le bouton « enregistrer » et le nouveau modèle sera ajouté à la liste des entretiens vidéos différés.
2 – Modifier un modèle d’entretien vidéo différé existant
Vos modèles d’entretiens vidéos sont entièrement modifiables. La procédure est similaire à celle de la création d’un nouveau modèle.
Pour se faire, il suffit de se rendre dans l’espace « CONFIG » de votre outil Softy, puis dans « Entretien vidéo différé ».
Pour modifier un modèle d’entretien vidéo différé, il suffit de cliquer non pas sur le « CRÉER » mais « VOIR« . Ensuite le fonctionnement est identique à celui de la création d’un nouveau modèle.
Pour supprimer un modèle d’entretien vidéo différé, c’est sur le bouton « SUPPRIMER » qu’il faut cliquer.
3 – Gérer le modèle de l’e-mail d’invitation envoyé au candidat pour passer un entretien vidéo différé
Enfin, vous pouvez personnaliser l’e-mail d’invitation à passer un entretien vidéo différé, envoyé aux candidats.
Rendez-vous dans l’espace « CONFIG » de votre outil Softy, puis dans « Gestion de emails« . Vous retrouverez un lien « Email entretien vidéo différé » qui vous permettra de le personnaliser.
INVITER UN CANDIDAT À PASSER UN ENTRETIEN VIDÉO DIFFÉRÉ
1 – Inviter un candidat à passer un entretien vidéo différé
Maintenant que vous avez créé vos modèles d’entretiens vidéos différés, vous pouvez les envoyer à vos candidats.
Pour invite un candidat à passer un entretien vidéo différé, allez sur son profil depuis une offre dans l’espace « Projets »
Cliquez sur le bouton d’action bleu « entretien vidéo« .
Une fenêtre s’ouvre, c’est depuis cet espace que vous pouvez paramétrer le contenu du mail que vous avez préconfiguré dans votre espace CONFIG.
Vous pourrez :
1) Sélectionner l’entretien vidéo différé que devra passer le candidat
2) Ajouter des variables pour personnaliser l’e-mail (nom, prénom, nom du poste…)
3) Modifier le texte (intitulé et contenu) de l’e-mail
Dès que vous avez fini de configurer l’e-mail, il vous suffit de cliquer sur le bouton « envoyer » et le mail contenant le lien pour passer l’entretien vidéo différé sera automatiquement envoyé au candidat.
2 – Inviter plusieurs candidats à passer un entretien vidéo différé
Si vous souhaitez envoyer le même modèle d’entretien vidéo différé à plusieurs candidats, il vous suffit de réaliser une action groupée avec les candidats concernés.
Rendez-vous dans votre offre d’emploi :
1) sélectionner les profils auxquels vous souhaitez faire passer un entretien vidéo différé.
2) sélectionner dans « Actions groupées » « Envoyer un entretien vidéo différé«
Après avoir sélectionné l’action, la fenêtre de configuration de l’e-mail d’invitation à passer l’entretien vidéo différé s’ouvrira et vous pourrez l’envoyer à tous les candidats sélectionnés.
3 – Intégrer un entretien vidéo différé à mon processus de recrutement
Lorsque vous créez une offre d’emploi, à l’étape du choix des éléments que devront fournir les candidats, une liste déroulante vous permet de choisir l’entretien vidéo différé que devront réaliser les candidats.
Par ce processus, vous obligez tous les candidats à passer ou à refuser la réalisation de l’entretien.
LE DÉROULEMENT DE L’ENTRETIEN POUR LE CANDIDAT
Accueil de l’entretien vidéo différé
Le candidat arrive sur la page d’accueil de l’entretien vidéo différé. C’est sur cette page que le candidat fera le choix de démarrer l’entretien ou de ne pas le passer.
Si le candidat fait le choix de ne pas l’entretien, le recruteur recevra une notification l’informant que le candidat n’a pas souhaité passer l’entretien vidéo différé.
Le recruteur pourra lui renvoyer plus tard une demande de passation même après un refus
Test du matériel vidéo et audio avant le lancement de l’entretien vidéo différé
Si le candidat fait le choix de passer l’entretien vidéo différé, il est dirigé vers une page de test du matériel, afin de vérifier si ce dernier est fonctionnel.
S’il fonctionne bien, le candidat peut démarrer un enregistrement de test pour s’exercer avant le début de l’entretien.
Si son matériel rencontre un dysfonctionnement, le recruteur en est informé. Cependant, le candidat peut faire le choix de repasser l’entretien vidéo différé depuis un autre support, fonctionnel cette fois.
Répondre à une question en vidéo
S’il s’agit d’une question nécessitant une réponse vidéo, le candidat dispose d’un bouton pour lancer et arrêter l’enregistrement. Il peut suivre le temps restant en direct et dispose de 3 essais pour répondre à la question.
Répondre à une question écrite
Si la question nécessite une réponse textuelle, le candidat n’a pas de limite de temps ou de caractères.
Une fois sa réponse rédigée, il lui suffit de cliquer sur le bouton « question suivante ».
Répondre à une question à choix multiples
Si la question nécessite de choisir parmi plusieurs réponses, il suffit au candidat d’en sélectionner une ou plusieurs selon le type (unique ou multiples).
Une fois sa réponse sélectionnée, il lui suffit de cliquer sur le bouton « question suivante ».
Répondre à une question demandant une date
Si la question nécessite de répondre par une date, il suffit au candidat de sélectionner la bonne date puis de cliquer sur le bouton « question suivante ».
Validation et envoi de l’entretien vidéo différé
Dès que le candidat a répondu à toutes les questions, un message de remerciements s’affiche et l’entretien est automatiquement enregistré dans Softy.
CONSULTER ET EXPORTER L’ENTRETIEN VIDÉO D’UN CANDIDAT
1 – Visionner un entretien vidéo différé
Vous avez envoyé un entretien vidéo différé à l’un de vos candidats, et vous souhaitez voir le résultat. Pour se faire, tout se passe depuis votre outil Softy.
Pour retrouver l’entretien vidéo d’un candidat, il suffit de se rendre sur son profil, sur l’offre à laquelle il a postulé.
Le recruteur peut également retrouver les réponses aux questions écrites.
Le recruteur peut évaluer l’entretien vidéo différé et/ou laisser un commentaire. L’ajout de l’évaluation permet de débloquer le téléchargement des réponses en PDF.
2 – Télécharger un entretien vidéo différé
Si un recruteur souhaite télécharger un entretien vidéo différé, il suffit de se rendre sur le profil du candidat. Dans les paramètres de la vidéo, cliquez sur la petite flèche blanche pointant vers le bas.
Une fois l’évaluation de l’entretien réalisée, le recruteur pourra également télécharger les réponses écrites au format PDF via le bouton « Télécharger les réponses écrites« .
