Quel est le fonctionnement d’un ATS ? 

Qu’est-ce qu’un ATS ? 

Un ATS (Applicant Tracking System ou logiciel de recrutement en français) est un logiciel conçu pour aider les recruteurs et les entreprises à gérer l’ensemble du processus de recrutement de manière plus efficace. Le fonctionnement d’un ATS permet de collecter, organiser, et analyser les candidatures reçues, en automatisant certaines tâches chronophages comme la multidiffusion d’offres d’emploi sur plusieurs jobboards, l’envoie de mails groupés, la planification d’entretien ou la recherche de profils dans sa CVthèque.

Un bon ATS ne se limite pas uniquement au gain de temps, il apporte également des solutions pour mieux analyser et suivre les candidats. On pense par exemple à des fonctionnalités comme l’intégration de tests de recrutement, la réalisation d’entretien vidéo différé ou encore réaliser des entretiens en visioconférence directement sur la plateforme.

L’ATS est un outil qui simplifie la communication et la collaboration entre les équipes RH, les managers, et d’autres parties prenantes du processus de recrutement. Un ATS contribue à optimiser le temps de traitement des candidatures tout en améliorant la qualité du recrutement.

Quels sont les avantages d’un ATS ?

L’utilisation d’un ATS offre plusieurs avantages essentiels pour les entreprises, voici les principaux remontés par nos clients au fil des années : 

Automatisation des tâches répétitives : Un ATS automatise des tâches comme l’envoi d’emails ou la programmation d’entretiens. Cela permet de réduire considérablement les tâches manuelles, rendant le processus plus fluide et limitant les erreurs.

Gain de temps : Avec ses fonctionnalités de tri automatique, un ATS permet de traiter un grand volume de candidatures en peu de temps. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme l’évaluation qualitative des candidats.

Centralisation des informations : Toutes les données relatives aux candidats sont stockées dans une base de données unique et accessible à tout moment, on l’appelle généralement la CVthèque. Cela facilite la gestion et la recherche des informations, en plus de garantir une meilleure organisation.

Amélioration de l’expérience candidat : Grâce à un processus candidat simplifié, une marque employeur poussée, et une communication avec les candidats plus fluide et rapide. L’expérience globale des postulants est grandement améliorée, bénéficiant de réponses plus réactives et d’un suivi clair du processus.

Suivi et reporting : Un ATS propose des outils d’analyse et de reporting détaillés, permettant de suivre les performances des campagnes de recrutement. Ces données aident à ajuster les stratégies pour rendre le processus de recrutement plus efficace et performant.

Quel est le fonctionnement d’un ATS ? 

L’intégration avec d’autres outils 

Un ATS s’intègre facilement avec d’autres logiciels utilisés dans les ressources humaines, tels que les systèmes de gestion de la paie, les ERP (Enterprise Resource Planning) ou les SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines). Il peut également se connecter aux plateformes d’emploi comme LinkedIn, ou Indeed. Cette interopérabilité permet de centraliser et de synchroniser les informations provenant de diverses sources, assurant une gestion cohérente et harmonisée des candidatures et des processus RH dans leur ensemble.

Cela garantit une fluidité dans le partage des informations et un gain de temps considérable dans la gestion des processus, tout en offrant une vue complète et unifiée de chaque candidat.

La collecte de données des candidats

Un ATS permet de collecter automatiquement les candidatures provenant de différentes sources telles que les sites d’emploi, les réseaux sociaux, ou les candidatures spontanées. Il extrait les informations essentielles des CV et des formulaires de candidature, comme les compétences, l’expérience et les coordonnées, puis les organise de manière structurée dans une base de données centralisée. Cela garantit que chaque candidature est bien répertoriée et facile à retrouver par les recruteurs.

Le logiciel de recrutement est conçu pour recueillir les candidatures provenant de multiples canaux tels que les sites d’emploi (Indeed, LinkedIn, France Travail, etc.), les réseaux sociaux (comme LinkedIn), les portails de carrière sur les sites web d’entreprise, et les candidatures spontanées. Cela garantit que toutes les candidatures sont centralisées dans une seule plateforme, éliminant ainsi le besoin pour les recruteurs de parcourir différentes sources manuellement.

Les profils sont organisées dans une base de données centralisée (CVthèque) où chaque candidature est associée à une offre d’emploi ou un dossier de recrutement. Les recruteurs peuvent ainsi facilement rechercher, filtrer et classer les candidats en fonction de critères spécifiques tels que les compétences, le lieu de résidence, l’expérience ou les niveaux d’études. Cette structuration permet une gestion fluide et une recherche simplifiée des candidats, même dans des bases de données comprenant des centaines, voire des milliers de profils.

Cette centralisation réduit le risque de perdre des informations ou des candidatures, et permet de garder une trace claire de toutes les interactions avec chaque postulant. Les candidatures sont non seulement collectées efficacement, mais également archivées et rendues accessible pour une utilisation immédiate ou future. Cela permet aux recruteurs de constituer un vivier de talents auquel ils peuvent faire appel pour des besoins de recrutement ultérieurs.

Le stockage et la gestion des données

Une fois les données des candidats collectées, un ATS assure leur stockage de manière centralisée et sécurisée. Toutes les informations recueillies, y compris les CV, lettres de motivation, notes des recruteurs, et historiques d’interactions avec les candidats, sont sauvegardées dans une base de données numérique. Cette centralisation garantit que les données sont facilement accessibles tout en étant protégées contre les accès non autorisés, grâce à des protocoles de sécurité comme le cryptage et la gestion des droits d’accès. Cela permet non seulement de répondre aux exigences de confidentialité et de protection des données (par exemple, le RGPD), mais aussi de garantir la pérennité des informations.

L’ATS permet ensuite de gérer ces données de manière structurée en classant les informations par catégorie : compétences, expérience professionnelle, formation, localisation géographique, disponibilité, et autres critères définis par l’entreprise. Ce classement précis facilite le travail des recruteurs qui peuvent rapidement filtrer les profils selon leurs besoins actuels. Par exemple, ils peuvent rechercher des candidats ayant une compétence technique spécifique ou filtrer par région pour les postes en local.

Les ATS offrent des fonctionnalités de recherche avancées qui permettent de retrouver facilement un candidat ou un groupe de candidats correspondant à des critères prédéfinis. Les recruteurs peuvent utiliser des mots-clés, appliquer des filtres ou combiner des critères de recherche pour identifier les profils les plus pertinents en un temps réduit. Cela est particulièrement utile dans les contextes où l’entreprise gère de grands volumes de candidatures, rendant manuel un tel tri impossible ou chronophage.

Cette gestion centralisée et organisée permet également de consulter les profils anciens ou inactifs. Plutôt que de recommencer un processus de recrutement à partir de zéro, les recruteurs peuvent revisiter des candidatures reçues lors de précédents cycles de recrutement et recontacter des candidats qualifiés pour de nouveaux postes. L’ATS permet ainsi de constituer un vivier de talents qui peut être exploité de manière proactive, réduisant les délais et les coûts liés à la recherche de nouveaux talents.

Cette gestion des données contribue à améliorer la réactivité et l’efficacité des équipes de recrutement, en leur offrant une vision globale de l’ensemble des talents disponibles et une interface fluide pour interagir avec les candidats. En résumé, un ATS ne se contente pas de stocker les informations, mais les organise et les exploite pour rendre le processus de gestion des candidatures plus rapide et plus intelligent, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

Tri et analyse des candidatures 

L’une des fonctionnalités clés d’un ATS est sa capacité à trier et analyser rapidement les candidatures en fonction de critères prédéfinis. Le tri des candidatures se fait selon plusieurs critères personnalisables par les recruteurs. Par exemple, un recruteur peut indiquer que la maîtrise de certaines compétences techniques, une expérience minimale de quelques années, ou la possession d’un diplôme spécifique sont des priorités pour le poste. L’ATS analyse ensuite chaque profil et fait ressortir les profils correspondants à ces critères. Cela permet de mettre en avant les candidats les plus pertinents.

Le recruteur peut ensuite suivre sa sélection grâce à un système de statuts et de motifs permettant de savoir à quelle étape du processus de recrutement se trouve le candidat. Dans certains ATS, ces étapes permettent de déclencher automatiquement des interactions comme l’envoie de mail ou la convocation en entretien.

Le tri et l’analyse des candidatures via un ATS permettent de rationaliser le processus de recrutement, d’améliorer la pertinence des sélections, et de donner aux recruteurs un outil puissant pour identifier rapidement les meilleurs talents pour chaque poste.

Communication et suivi des candidats

Les avantages d’un ATS va se situer grandement dans la communication et le suivi des candidats tout au long du processus de recrutement. Grâce à des fonctionnalités d’automatisation, il permet d’envoyer des messages personnalisés à chaque étape du processus. Par exemple, dès qu’une candidature est reçue, le candidat peut recevoir un accusé de réception automatique. De même, lorsqu’un candidat est présélectionné pour un entretien, un email peut être automatiquement généré pour confirmer les détails de l’entrevue.

Le système assure également une communication cohérente et régulière avec les candidats, ce qui améliore leur expérience globale. Les recruteurs peuvent configurer des rappels automatiques, des emails de relance ou des notifications de statut, que ce soit pour informer les candidats qu’ils passent à l’étape suivante ou pour les tenir au courant des délais de traitement. Cela évite que des candidats soient laissés dans l’incertitude, renforçant ainsi l’image de marque de l’entreprise en tant qu’employeur attentif.

En ce qui concerne le suivi, un ATS garde une trace détaillée de chaque interaction avec les candidats, y compris les emails envoyés, les réponses reçues, les évaluations après entretien, et les décisions prises à chaque étape. Ce suivi permet aux recruteurs de consulter rapidement l’historique d’un candidat et de reprendre le processus là où il a été laissé. Si plusieurs recruteurs travaillent sur le même poste, ils peuvent ainsi collaborer plus efficacement en ayant accès à un historique complet des actions déjà réalisées avec chaque candidat.

Reporting et analyse des performances

L’un des avantages majeurs d’un ATS est sa capacité à fournir des rapports détaillés et une analyse complète des performances du processus de recrutement. Le système collecte et centralise de nombreuses données tout au long du cycle de recrutement, permettant aux recruteurs de générer des rapports sur divers indicateurs clés de performance (KPI).

Ces rapports peuvent inclure des données telles que :

• Le nombre total de candidatures reçues pour chaque poste,
• Le temps moyen de traitement des candidatures (du dépôt à la décision finale),
• Le taux de conversion entre les différentes étapes du processus (par exemple, du dépôt de candidature à l’entretien),
• Le coût par recrutement, une mesure précieuse pour évaluer l’efficacité financière des campagnes,
• Les sources de candidatures les plus efficaces, qui permettent de savoir si les candidats les plus qualifiés proviennent d’un site d’emploi particulier, de réseaux sociaux ou d’autres canaux.

Ces données permettent non seulement de mesurer la productivité des équipes de recrutement, mais aussi d’identifier les points à améliorer dans le processus. Par exemple, si un rapport montre qu’un grand nombre de candidats abandonnent après la première phase d’entretien, cela peut indiquer un problème dans le processus de sélection ou la communication avec les candidats.

L’ATS offre également des analyses en temps réel, permettant aux recruteurs de suivre les campagnes de recrutement en cours et d’ajuster rapidement leurs stratégies. De plus, ces outils de reporting peuvent être configurés pour générer des rapports automatiques à intervalles réguliers (hebdomadaires, mensuels, etc.), ce qui facilite le suivi continu des performances sans intervention manuelle.

Les données issues de l’ATS sont souvent présentées sous forme de graphiques et de tableaux visuels, ce qui permet une lecture rapide et intuitive. Les recruteurs et les responsables RH peuvent ainsi prendre des décisions fondées sur des données concrètes, optimisant à la fois l’efficacité du processus de recrutement et la qualité des embauches.

Pourquoi utiliser Softy comme ATS ? 

L’ATS Softy se distingue comme un outil puissant et complet, offrant plusieurs avantages pour les recruteurs et les entreprises. Voici quelques raisons pour lesquelles Softy est un excellent choix pour gérer votre processus de recrutement :

Interface intuitive et facilité d’utilisation

Softy est conçu pour être simple à utiliser, que l’on soit administrateur, recruteur ou candidat. Son interface claire et intuitive permet aux recruteurs de naviguer facilement entre les différentes fonctionnalités, qu’il s’agisse de publier des offres d’emploi, de trier des candidatures ou de communiquer avec les candidats. Son interface est entièrement responsive (adapté aux mobiles et tablettes) permettant de recruter même en déplacement.

Centralisation des candidatures multi-sources

Softy permet de centraliser toutes les candidatures provenant de diverses sources : les sites d’emploi, les réseaux sociaux comme LinkedIn, les candidatures spontanées, ou encore lors d’évènements comme des salons du recrutement par exemple. En rassemblant toutes ces informations en un seul endroit, vous avez une vue complète et organisée de tous les candidats, facilitant ainsi leur gestion et leur suivi.

Automatisation des tâches répétitives

Avec Softy, les tâches répétitives et chronophages comme l’envoi d’e-mails, la multidiffusion d’annonce ou les rappels de suivi sont automotisés ou assistés par l’outil. Cela libère les recruteurs des tâches administratives, leur permettant de se concentrer sur l’évaluation qualitative des candidats et la prise de décision.

Intégration avec d’autres outils

Softy s’intègre facilement à d’autres logiciels utilisés par votre entreprise, comme les ERP, les outils de paie ou les logiciels de gestion des ressources humaines. Cette interconnexion garantit un flux de travail fluide, sans avoir à jongler entre différents systèmes.

Outils de reporting avancés

Softy propose l’interface de reporting et statistique la plus aboutie du monde des ATS. Permettant de suivre et d’analyser les performances de vos campagnes de recrutement. Vous pouvez générer des rapports sur les candidatures, les recrutés, les offres d’emploi , etc… Ces données vous aident à prendre des décisions plus stratégiques et à optimiser vos processus.

Amélioration de l’expérience candidat

Grâce à une interface fluide et une communication automatisée, Softy améliore l’expérience des candidats. Les candidats reçoivent des mises à jour régulières sur leur candidature et profitent d’un processus plus transparent. Ils disposent également d’un site carrière pensé pour leur offrir une expérience de marque employeur poussée grâce à la présentation de l’entreprise, des équipes et de l’actualité de l’entreprise.

Support client réactif

Softy propose un support client réactif, prêt à aider les recruteurs en cas de besoin. Notre équipe expertise en charge du support est disponible pour répondre à toutes les questions, résoudre les éventuels problèmes techniques, et apporter des conseils aux clients pour mieux recruter.

Sécurité des données

Softy met un point d’honneur à garantir la sécurité et la confidentialité des données des candidats. Il respecte les normes de conformité, telles que le RGPD, pour assurer que toutes les informations personnelles soient protégées. De plus, l’ensemble des données sont stockés sur des serveurs français situés dans différents datacenter.